Como proteger um PDF com senha antes de compartilhar

Desde sua criação na década de 1990, o PDF se tornou um formato de arquivo eletrônico extremamente popular para todos, desde profissionais até estudantes, aposentados e crianças. Enviar um anexo de e-mail em PDF é um hábito comum, mas você já parou para pensar em como proteger um PDF com senha?

Se você já pensou nisso, você está com sorte! Neste guia, vou explicar como proteger um arquivo em PDF com senha e rastreá-lo após o envio.

Opção 1: proteção de arquivos PDF com senha

A maioria dos profissionais que enviam documentos confidenciais, como CEOs e CFOs, acredita que incluir uma senha no PDF é o suficiente. Mas, em alguns casos, não é bem assim.

Como adicionar proteção por senha com o Adobe Acrobat DC

1. Abra o PDF no Acrobat.

2. Acesse Arquivo e clique em “Proteger com senha”.

3. É possível definir a senha apenas para editar ou visualizar o PDF.

4. Digite sua senha duas vezes.

5. Clique em “Aplicar”.

Como adicionar uma senha usando o Preview no Mac

1. Abra o PDF no Preview.

2. Acesse Arquivo e clique em “Exportar”.

3. Digite o nome do arquivo e selecione “Criptografar”.

4. Digite sua senha duas vezes e clique em “Salvar”.

O objetivo de incluir uma senha no PDF é limitar o acesso ao arquivo para as pessoas que sabem a senha. Isso não inclui o rastreamento dos visualizadores. Como remetente desse PDF, você não sabe quais destinatários abriram e interagiram com o arquivo.

Por falar nisso, você também não tem certeza de quem está encaminhando o PDF e a senha para outras pessoas. Basta dizer que, se você quiser enviar um PDF com segurança por e-mail, incluir uma senha provavelmente não é a solução. Você perdeu o controle de um documento PDF que claramente pretendia controlar (por isso optou pela senha). Além disso, nesse cenário, não há como saber para onde esse PDF e a senha foram encaminhados.

A vulnerabilidade associada a essa abordagem parece inevitável para o compartilhamento de documentos em PDF importantes e de alto risco, mas, felizmente, não é.

Opção 2: compartilhamento de documentos em PDF através do DocSend

O DocSend permite que as lideranças das empresas enviem documentos com segurança e acompanhem o engajamento detalhado do leitor, inclusive no caso de um arquivo em PDF. Embora o envio de um PDF protegido por senha via Gmail ou Outlook seja um procedimento bastante comum, é possível enviar PDFs realmente seguros através das ferramentas de plug-in do DocSend para Gmail ou Outlook e rastrear o andamento dos arquivos.

Se quiser saber como funciona o processo, comece a usar o DocSend gratuitamente.

Etapa 1: envie seus arquivos em PDF para o DocSend

[Envio]

Enviar arquivos para o DocSend é fácil. No momento, o DocSend se integra ao Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft OneDrive e outros, assim, é possível arrastar e soltar arquivos de qualquer lugar. Depois de enviar o PDF, ele pode ser anexado a quantos e-mails você quiser (com os plug-ins do Gmail e do Outlook). É possível até mesmo enviar o PDF diretamente pelo plug-in do DocSend da sua preferência.

1. Vá até a aba Conteúdo

2. No canto superior direito, selecione a opção “Adicionar conteúdo”.

3. Escolha um arquivo de qualquer um dos serviços listados acima ou diretamente do seu computador.

4. O envio do documento começará e você receberá um aviso assim que for concluído. É possível modificar o nome do envio neste ponto.

Etapa 2: crie um link protegido por senha para compartilhar o PDF

Quando você cria um link de compartilhamento para o PDF que acabou de enviar, é possível especificar se gostaria de solicitar um e-mail para permitir a visualização e o download. Se clicar na opção Mostrar opções avançadas, também será possível incluir um prazo de validade para o link e proteger o PDF com senha.

Depois disso, é possível copiar e compartilhar o link do PDF por e-mail.

(Observação: se você pretende monitorar o engajamento e o encaminhamento do link, crie um link para cada conta, lead ou indivíduo com quem você compartilhar o PDF. Falaremos mais sobre isso depois.)

Para uma experiência de envio ainda mais segura, os usuários do Advanced podem solicitar a verificação da pessoa que está visualizando o documento. Nesse caso, o leitor receberá uma solicitação para informar seu endereço de e-mail e precisará clicar em um link para acessar o PDF.

Também é possível enviar e anexar o PDF a um e-mail com os plug-ins do DocSend para Gmail e Outlook

Se você prefere enviar e compartilhar seu PDF como um anexo de e-mail sem sair do Gmail ou Outlook, pode fazer isso usando os plug-ins do DocSend para Gmail e Outlook. Segue o link para anexar um PDF enviado usando o plug-in do Gmail e o link para anexar um PDF enviado usando o plug-in do Outlook.

Etapa 3: desabilite e habilite o acesso via link, conforme necessário

Com apenas alguns cliques, é possível moderar o acesso ao PDF desabilitando e/ou habilitando os links DocSend que você criou. Veja a explicação detalhada desse processo, no nosso artigo da Central de ajuda sobre como alterar as configurações dos links.

Como editar e assinar um PDF no Gmail? Fácil, adicione uma assinatura eletrônica usando o DocSend

Depois de enviar seu documento do Word para PDF, Google Docs, Dropbox, documentos PDF salvos no Acrobat ou outras integrações de fluxo de trabalho no DocSend, você poderá adicionar assinaturas eletrônicas diretamente no DocSend antes de enviar para simplificar o processo.

No DocSend, é possível assinar documentos em PDF ou adicionar assinaturas eletrônicas a arquivos individuais (com exceção de arquivos do Excel ou enviados por URL) e arquivos em um espaço de trabalho do DocSend. Com os documentos assináveis, os usuários podem converter e compartilhar documentos de forma segura a partir do DocSend, possibilitando o rastreamento de visitas e a coleta de assinaturas na maioria dos dispositivos. O recurso de assinatura eletrônica permite que uma das partes assine e é juridicamente vinculativo para ambas as partes. Depois de enviar as solicitações de assinatura, os destinatários podem adicionar a assinatura digital clicando em um link na conta do Gmail, na assinatura do e-mail, no G Suite, em uma janela pop-up, na barra lateral ou em outros locais de compartilhamento do link do documento. Os signatários podem adicionar a assinatura digital diretamente no campo de assinatura inserido nos documentos PDF enviados como um link do DocSend. Esses documentos assinados em PDF são rastreados na sua conta DocSend com histórico e trilhas de auditoria, para que seja possível manter a segurança e o controle. Esse recurso também funciona na versão web móvel do DocSend no Chrome e no Safari no iOS e Android. Este artigo da Central de Ajuda detalha como é fácil criar e compartilhar documentos em PDF assináveis usando o recurso de assinatura eletrônica.

Como monitorar os documentos

Você enviou o PDF para o DocSend, criou um link com todos os recursos de segurança necessários e já enviou o arquivo. E agora? Se você se preocupa em proteger o conteúdo do PDF, provavelmente também se importa com a forma como ele é recebido e lido.

Se esse for o caso, tenho boas notícias: ao criar e enviar links individuais do DocSend para cada destinatário ou grupo de destinatários, você já está se preparando para rastrear seu documento PDF seguro. Vamos conferir brevemente um exemplo de como você pode monitorar o engajamento.

Primeiro, você receberá notificações instantâneas de leitura quando seu documento for visualizado. Um resumo dessas notificações também estará disponível na aba "Desempenho" quando você clicar em um arquivo ou documento PDF específico no DocSend.

Além disso, é possível visualizar onde os leitores passaram mais tempo, página por página ou slide por slide. Dependendo do conteúdo e da finalidade do PDF, esses dados são bastante esclarecedores. Assim como no caso das notificações de leitura, o resumo do engajamento também está disponível quando você clica em um determinado arquivo ou documento no DocSend.

Há várias métricas e medidas de engajamento adicionais que também podem ser monitoradas no DocSend. Recomendamos que você experimente a versão de avaliação do DocSend, envie o PDF e descubra os índices de desempenho relevantes para você.

Tem alguma dúvida sobre as ferramentas do DocSend ou configurações da conta? Confira a Central de ajuda do DocSend ou entre em contato com a nossa equipe de atendimento.