Acabe com a monotonia da sua apresentação para o conselho e deixe-a inesquecível

Uma apresentação para o conselho é a oportunidade que o diretor executivo, ou financeiro, tem de falar diretamente com o conselho administrativo. É a sua chance de fazer com que os membros entendam sua visão e de garantir que se comprometam com necessidades financeiras e projetos, além de explicar o desempenho da empresa.

Mas, para que você consiga fazer tudo isso, é preciso que eles fiquem realmente interessados na sua apresentação. Por isso, é fundamental criar e fazer uma apresentação para o conselho que seja convincente, que chame a atenção dos membros e que desperte o interesse deles pelos próximos projetos.

É preciso mais do que apenas carisma para fazer uma apresentação como essa. O segredo para criar uma apresentação impactante é construir uma narrativa coesa — dos tópicos selecionados e slides inseridos a suas habilidades de oratória. Confira como abordar esses três aspectos de uma apresentação de forma convincente.

Tópicos a abordar na apresentação para o conselho

O primeiro passo para fazer uma apresentação inesquecível para o conselho é falar de tópicos que realmente interessam aos membros presentes. Ao fazer uma apresentação de um trimestre, ou de um ano inteiro, há uma infinidade de tópicos que podem ser abordados. Mas não é preciso apresentar cada mínimo detalhe do desempenho da empresa, nem compartilhar cada métrica mensurada.

Na verdade, a apresentação deve se concentrar nestas cinco categorias:

• Dados de desempenho mais recentes além de conquistas recentes que queira destacar: neste contexto, é importante realçar métricas importantes para membros do conselho e que eles entendam. Essas métricas podem variar de uma empresa para a outra, mas KPIs, como receita mensal recorrente (MRR), rotatividade e novas inscrições ou crescimento de clientes são sempre uma aposta segura. Elas são a essência do desempenho da sua empresa.

• Explicações dos dados: depois de compartilhar os números, é importante estruturá-los e explicá-los dentro de um contexto de: período estabelecido (mudanças mês a mês, por exemplo), metas da empresa, concorrência e muito mais. Ao estruturar a discussão dos dados dessa forma, fica mais fácil para os membros do conselho compreenderem os números e o significado deles em termos do desempenho geral.

• Explicações de metas não cumpridas ou KPIs: se você estruturar os dados com base nas metas definidas pela empresa (como chegar a um milhão de clientes) e atingir ou superar todas elas, maravilha! Mas, se você deixar de cumprir uma meta predefinida, será importante explicar o motivo e traçar planos para melhorias.

• Próximos projetos e quais ações do conselho são necessárias para ter sucesso: as apresentações para o conselho não servem apenas para explicar números anteriores, elas também são uma oportunidade de preparação do cenário para projetos futuros, que exigem o comprometimento ou o suporte financeiro do conselho.

• Áreas em que são necessárias a expertise e as orientações do conselho: no fim das contas, o conselho serve para oferecer expertise e ajudar você a fazer da empresa um sucesso. Destaque, durante a apresentação, quais áreas ou projetos específicos precisam de mais contribuição por parte do conselho.

Como criar slides convincentes e úteis

Depois de criar sua apresentação em torno dos tópicos certos, a próxima etapa é fazer com que os slides garantam o engajamento e sejam úteis (no sentido de impulsionar a apresentação e manter o interesse dos membros do conselho). Há algumas maneiras de conseguir isso.

Os slides da apresentação para o conselho devem abusar de recursos visuais. O segredo é escolher os recursos visuais certos para que eles agreguem valor à apresentação em vez de desviar a atenção das informações apresentadas. Bons recursos visuais incluem:

• Representações visuais de dados: podem ajudar na contextualização dos dados em termos de períodos específicos, metas da empresa e desempenho da concorrência.

• Exemplos de materiais que servem para exemplificar uma estratégia específica: uma captura de tela do seu site recém-redesenhado, por exemplo, ou de um anúncio específico para redes sociais que mostra sua estratégia nesse segmento.

A inclusão desses recursos visuais também ajuda a reduzir o texto a um mínimo. Como diretriz, recomendamos seguir a regra 5/5/5:

• Cada linha de texto deve ter 5 palavras ou menos

• Cada slide deve ter 5 linhas de texto ou menos

• A apresentação não deve ter mais do que 5 slides com muito texto seguidos

Lembre-se: a apresentação de slides existe para servir como notas para a apresentação, não é necessário incorporar todos os detalhes.

Com isso em mente, a próxima etapa é organizar os slides de forma lógica para que eles sigam a agenda que você definiu (e, com sorte, sejam compartilhados com o conselho com antecedência). O importante é deixar a apresentação conduzir os slides, e não o contrário.

Usar o mesmo modelo para todas as apresentações feitas para o conselho pode economizar uns minutinhos, mas é mais apropriado tratar cada apresentação como um projeto único. Assim, sua apresentação será mais eficaz. Isso significa ser implacável com os slides incluídos e excluir os slides que não agregam ou não dão respaldo à apresentação. Trate a apresentação para o conselho como uma peça em três atos, ou seja, ela deve ter começo, meio e fim. Confira a maneira mais lógica de organizar apresentações para o conselho:

1. Compartilhe desempenhos e esforços anteriores

2. Detalhe as estratégias e as metas para o futuro

3. Aprofunde-se no lado prático de como executar a estratégia e atingir as metas

Dicas de como fazer uma apresentação para o conselho

Agora que você já definiu o material da apresentação para o conselho, vamos falar do ato de apresentar propriamente dito. Habilidades fracas de oratória e apresentação podem acabar com um pitch deck sólido de uma hora para a outra, portanto, a forma como sua apresentação é conduzida é tão importante quanto o que você apresenta.

Seja breve

A principal maneira de manter a apresentação para o conselho sob controle é ser conciso. Como mencionamos acima, as apresentações para o conselho devem mostrar uma visão geral do desempenho e dos planos da empresa. Isso significa que sua apresentação deve começar com informações concisas e gerais. Depois, você pode se preparar para questões mais profundas que possam surgir.

Mas quão breve é breve? Segundo o repórter de tecnologia John Brandon, da Inc., nenhuma apresentação precisa levar mais do que sete minutos. Talvez pareça um pouco extremo, principalmente quando vamos falar de um trimestre ou ano inteiro, mas, em nossa experiência, 30 minutos é um bom tempo para uma apresentação.

Conheça seu público

Uma boa apresentação não é apenas um conjunto de melhores práticas genéricas que servem para todas as apresentações ou para todos os conselhos. Na verdade, uma boa apresentação para o conselho nasce do conhecimento e da compreensão do público-alvo e dos detalhes que lhe interessam. Isso significa conhecer a experiência de cada membro do conselho.

Eles vieram do mercado financeiro? Têm uma carreira como profissionais de marketing? Quais acrônimos e jargões do setor podem confundi-los? A experiência de cada um pode indicar as informações com as quais provavelmente se engajam e identificar quais áreas de sua apresentação exigem mais explicação do que outras. Saber disso também pode ajudar você a estruturar a apresentação na linguagem deles.

Esse aspecto da apresentação para o conselho é muitas vezes um processo contínuo. Embora seja possível descobrir muito sobre cada membro do conselho por meio de biografias ou páginas do LinkedIn, você continuará a conhecê-los melhor conforme interagir com cada um.

Pratique e seja humano

Quando há muita coisa em jogo em uma apresentação para o conselho, é fácil se estressar e acabar passando todo o tempo lendo exatamente o que está escrito nos slides. Isso não contribui de forma alguma para criar uma apresentação convincente ou interessante.

É melhor passar mais tempo praticando (para depender menos dos slides) e se concentrar em conduzir uma conversa mais humana em vez de simplesmente fazer uma apresentação unilateral. De acordo com a Harvard Business Review, é preciso buscar o equilíbrio certo de preparação para se sentir confiante sem manter uma rigidez extrema.

Além disso, é importante ver o conselho administrativo como um grupo de iguais, não como controladores do orçamento ou como seres superiores. Ao interagir com seu público e conduzir uma conversa, você conseguirá motivar mais colaboração e fazer uma apresentação fluida.

Faça uma apresentação brilhante para o conselho

As apresentações para o conselho são uma das maneiras mais importantes de se comunicar com essa instância da empresa. Sendo assim, uma apresentação bem elaborada e impactante é uma das melhores ferramentas disponíveis para conduzir um diálogo aberto e mutuamente benéfico. Com esse diálogo, fica muito mais fácil solicitar contribuições para os principais desafios, conseguir comprometimento com novos projetos e garantir apoios financeiros.

Envie sua apresentação aos membros do conselho com antecedência, junto com os demais materiais do pacote do conselho administrativo. O DocSend facilita o envio seguro de todos esses documentos com apenas um link.

Siga as dicas acima para fazer uma apresentação inesquecível para o conselho mostrando seu desempenho e fortaleça o relacionamento entre a diretoria e o conselho administrativo.