Se você trabalha para uma agência de criação, não apenas sabe da importância das propostas,você vive as propostas.
The uma empresa média gasta 24 horas em uma única proposta, já as empresas com melhor desempenho gastam duas horas a mais do que isso. Quando você converte essas horas em custos de mão de obra... bem, digamos que não é barato produzir propostas.
Quando você dedica tanto tempo e dinheiro às suas propostas e declarações de trabalho, você tem três objetivos:
- Mostrar suas habilidades criativas
- Proteger suas ideias brilhantes
- Conquistar negócios com mais facilidade
O problema é que algumas tecnologias dificultam a visualização de uma proposta mais do que o necessário, gerando negócios sem saída. Os profissionais de criação também precisam tomar muito cuidado para que os conceitos de design não caiam nas mãos de empresas concorrentes. Aqui, falaremos sobre como usar a tecnologia da maneira correta para enviar propostas, facilitar a vida dos clientes em potencial, manter as ideias seguras e fornecer os dados necessários para conquistar mais negócios.
1. Mostre seu trabalho criativo com o compartilhamento de áudio, imagem e vídeo no DocSend
Um ditado comum entre os contadores de histórias é: mostre, não conte. A mesma ideia vale para os profissionais de criação. Às vezes, é melhor para um cliente em potencial demonstrar do que você é capaz, em vez de simplesmente listar seus serviços. As pessoas geralmente querem ver exemplos dos seus projetos antes de aceitarem trabalhar com você. Mas, na maioria das vezes, é complicado enviar esboços ou gravações grandes por e-mail, que vêm com limitações de arquivo. Para os profissionais de criação, o obstáculo é ainda maior, pois os arquivos podem ser facilmente compartilhados com qualquer pessoa quando estão disponíveis. Conforme mencionado anteriormente, a proteção da propriedade intelectual é fundamental para qualquer agência que se preocupe com a integridade dos produtos finais.
Sabemos que a proteção da propriedade intelectual é uma prioridade. Controle e proteja seu processo criativo do início ao fim com os formatos de mídia avançada do DocSend, desde a captação de clientes, gerenciamento de propostas e execução de negócios. O DocSend permite que você agilize os negócios, disponibilizando insights e segurança para diferentes tipos de arquivos criativos:
Formatos de imagem de criação: proteja os designs do Adobe Photoshop e do Illustrator usando os controles avançados do DocSend e, ao mesmo tempo, busque novas oportunidades de negócios em potencial.
Arquivos de vídeo: determine qual versão do seu repertório tem melhor desempenho com os novos clientes e centralize todos os vídeos em um único local.
Arquivos de áudio: troque as propostas longas por e-mail por gravações curtas de áudio, além de recursos de envio direto, controles de acesso e análise avançada de engajamento.
2. Proteja sua propriedade intelectual
A apresentação virtual abre muito mais oportunidades para a sua agência, mas também introduziu alguns novos desafios com o compartilhamento seguro de arquivos e o gerenciamento de conteúdo de propostas.
Por exemplo, Brian Mast, sócio-gerente da empresa de relações públicas 104 West, frequentemente precisa proteger histórias embargadas para que não caiam em mãos indevidas. "Com o DocSend, podemos proteger a segurança de nossos pitches embargados solicitando um e-mail para visualizar", diz. Mesmo que esse link seja encaminhado para outra pessoa, somos notificados e ela também não poderá visualizar sem fornecer um e-mail. Isso não apenas nos dá a tranquilidade de saber que uma história não vazará, mas também nos dá uma visão da interação da mídia e do consumo oportuno do nosso pitch."
Brian usa o Portal do cliente seguro do DocSend (o padrão de excelência para compartilhamento seguro de arquivos), que permite enviar vários arquivos em um único link e personalizar proteções avançadas para cada arquivo:
- Marcas d'água dinâmicas— para exibir automaticamente as informações do visualizador, como e-mail, endereço IP, data e hora, para que não seja necessário gerar marcas d'água diferentes para cada proposta
- Acordos com um clique—para proteger a propriedade intelectual e outras informações comerciais confidenciais, assinadas em uma experiência integrada
- Verificação de e-mail — que limita o acesso do destinatário a tomadores de decisão autorizados e monitora quem pode ver sua proposta ou contrato
A proteção de ideias pode ser decisiva para evitar que um novo cliente escolha outra empresa. Digamos que o seu conceito de design seja encaminhado para uma agência concorrente, que pode não apenas recriar os mesmos recursos visuais em menos tempo, mas também oferecer os serviços por um preço mais atrativo. Conquistar novos negócios não se resume mais a divulgar seu nome. É preciso preservar suas ideias com proteções como marcas d'água, senhas e contratos integrados.
3. Facilite o trabalho do usuário através de portais de cliente simplificados
Parece simples demais, mas você se surpreenderia com a quantidade de clientes que escolhem agências que são simplesmente... fáceis de trabalhar. Parte da facilidade de trabalhar é se comunicar de uma forma que respeite a caixa de entrada do cliente.
O compartilhamento de arquivos digitais existe há décadas, mas, de alguma forma, ainda temos dificuldades para encontrar rapidamente as versões mais recentes dos documentos necessários. Tara Mallen, estrategista criativa sênior da Quartz, diz“Antes do DocSend, usávamos uma variedade de ferramentas para compartilhar nossos briefings e propostas criativas. Mas essas propostas muitas vezes recebem alterações de última hora, o que nos obriga a enviar um novo e-mail e link para o cliente. O DocSend nos permite mais agilidade e organização na nossa comunicação com o cliente.”
O que Tara está descrevendo é um portal de clientes personalizado,que é um espaço digital personalizado criado apenas para os arquivos do seu cliente potencial ou cliente. Para acessar todos os arquivos envolvidos na interação, o cliente só precisa clicar em um link. Chega de procurar em anexos de e-mail. Já se foi o tempo em que era preciso perguntar se a versão mais recente de uma proposta era realmente a mais atualizada. E, melhor ainda, é possível manter total controle sobre todos os arquivos em cada portal do cliente. Não importa se você está colocando uma marca d'água em propostas individualizadas ou solicitando uma autenticação de e-mail em um modelo de design específico, seu trabalho continua sendo seu. Os portais do cliente acabam com a confusão, assim os clientes têm acesso a tudo o que precisam em um local exclusivo.
4. Gravar vídeos com narração para apresentar as propostas
Decks sent via email don’t always pop the way you need them to. That’s why some creative agencies are sending more personalized video recordings to stand out.
As apresentações assíncronas em vídeo estão se tornando imprescindíveis, já que 26% dos negócios são fechados mais rapidamente com propostas apresentadas por vídeo. Quando envia um pitch por vídeo assíncrono, você permite que alguém assista quando quiser, o que, mais uma vez, respeita o tempo e a caixa de entrada do cliente.
Uma apresentação em vídeo, normalmente grava sua tela e seu rosto, assim você acerta o tom com o público e transmite sua mensagem. A integração do DocSend com o Dropbox Capture permite criar gravações curtas de locução em vídeo diretamente dos portais personalizados de clientes, possibilitando que todo o conteúdo seja centralizado em um único espaço.
5. Reúna dados analíticos sobre suas propostas por vídeo e gravações de áudio
Quando começar a testar as propostas por vídeo, você provavelmente vai querer saber se esse tipo de abordagem vale a pena. Embora seja verdade que as apresentações em vídeo não exijam muito tempo extra na criação após a produção de algumas, você ainda precisa verificar se está usando seus recursos de forma eficiente para conquistar novos negócios.
As análises de vídeo do DocSend ajudam você a testar e refinar a estratégia de apresentação por vídeo. Melhor ainda, agora você também pode reunir análises detalhadas sobre arquivos de áudio. O DocSend também fornece uma pontuação de engajamento do visitante, que indica se a pessoa visualizou e ouviu o arquivo, além da velocidade de reprodução do arquivo. Aqui estão apenas alguns insights que você pode reunir quando enviar vídeos e arquivos de áudio para clientes em potencial:
- Porcentagem do tempo de reprodução— para saber até que ponto os visitantes estão assistindo ao seu pitch ou mp3. Teste as versões de 30, 60 e 90 segundos e veja a diferença.
- Pular— para avaliar se algumas seções precisam ser reformuladas.
- Voltar— para ver quais seções são mais interessantes ou precisam de alguma reestruturação.
- Plano de fundo— para ver se você realmente conseguiu prender a atenção de alguém ou se a pessoa está reproduzindo seu vídeo em segundo plano enquanto vê outra coisa.
6. Faça contratos personalizados com a assinatura eletrônica integrada do DocSend
Fechar novos negócios é a parte mais legal de uma prospecção, mas também inclui um trabalho administrativo: redigir e aprovar o contrato.
A finalização de um contrato envolve muitas idas e vindas, especialmente quando há muitos tomadores de decisão envolvidos. Evite atrasos na aprovação com a assinatura eletrônica do DocSend, que permite criar campos de assinatura personalizados do tipo clicar e arrastar ou habilitar a assinatura com um clique para até 10 signatários diferentes.
No geral, a assinatura com um clique é decisiva para reduzir a duração do ciclo de vendas. Esse recurso é útil não apenas porque o cliente assinará o contrato com mais rapidez, mas também porque basta clicar uma vez para criar uma assinatura juridicamente vinculativa.
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