Atuação com base em estatísticas do documento para pitches amplos de mídia
Antes de usar o DocSend, a 104 West organizava e gerenciava relações com a mídia em diferentes listas, pastas do Google Drive e documentos. Manter uma lista atualizada de pitches, esboços de comunicados para imprensa e kits de mídia por cliente era uma tarefa lenta e monótona. “Como gerente de contas, estou sempre me esforçando para proporcionar transparência aos nossos clientes sobre o status e o processo de apresentações de pitches. O progresso do pitch que podemos compartilhar com os clientes é bem direto. Ou fazemos o pitch e não recebemos resposta ou fazemos o pitch e recebemos resposta. Com isso, criamos um bom número de hipóteses para determinar quando e como é melhor fazer o acompanhamento com os contatos de mídia de quem não recebemos resposta”, conta Kubitz, gerente de contas da 104 West.
Ao apresentar o pitch de uma história para uma lista selecionada de veículos de mídia que poderiam se adequar bem a ela, o interesse dos repórteres e a cobertura dependem de vários fatores, incluindo uma história cativante, uma relação de trabalho existente e, claro, o acaso. O momento oportuno, os projetos atuais e o ciclo de notícias podem afetar o interesse da mídia e a inclusão em uma história. A 104 West utiliza o DocSend para hospedar o conteúdo que está apresentando, como um comunicado de imprensa ou conteúdo, usando um link rastreável exclusivo por história para que tenham dados analíticos agregados sobre o interesse que determinado pitch está recebendo. Com isso, a 104 West consegue antecipar o interesse esperado ou, por outro lado, se uma nova abordagem deve ser feita ou um grupo diferente de veículos de mídia deve ser buscado.
“Agora, com o DocSend, consigo fornecer um relatório de status muito mais tangível e preciso dos pitches para nossos clientes. Por exemplo: o veículo de mídia analisou o pitch? Até que ponto se aprofundou? Chegou a compartilhar com os colegas? Com isso nos capacitamos para abordar estrategicamente determinados veículos de mídia com base em como sabemos que interagiram e propor proativamente os melhores próximos passos”, explica Laura.
Um link simples e seguro para manter e distribuir kits de mídia do cliente
104 West maintains their client’s media kits to ensure that the imagery and copy that’s published about each client is the most accurate and up-to-date. Previous to DocSend, Allison Heard, 104 West’s Creative Services Manager, would maintain a Google Drive folder per client and at times even per media outreach, in order to ensure that the relevant stakeholders saw all of - or only - what they should see. With Google’s limitations in user provisioning and secure sharing, this led to having to manage multiple media kits per client based on the pitch. At other times, media kits were shared as an email attachment but many times the files were too large causing delivery issues and lag time or confusion during a critical time.
“Às vezes, queremos apenas compartilhar um vídeo ou um gráfico personalizado com o veículo de mídia. Por outro lado, podemos querer compartilhar um nível de detalhe diferente com um contato da mídia em comparação com outro. Por isso, acabávamos criando várias pastas para um único pitch do cliente, o que gerava confusão interna e causava problemas em relação a uma única fonte da verdade”, lembra Allison.
“With DocSend, we’re able to easily maintain our client’s media kits in Spaces - a central, secure place. The link is always live and up-to-date, so I no longer have to worry about media having an outdated logo or incorrect boilerplate, and we can also provide different levels of access or custom views to different sets of media contacts. This is a game-changer for us when it comes to ensuring we have the right information in front of the right folks,” shares Allison.
104 West manages their client's media kits in DocSend
Como gerenciar uma história embargada por meio do compartilhamento seguro
For 104 West, managing embargoed stories can be tricky when sharing a highly anticipated or highly classified bit of information or upcoming story. Prior to DocSend, this was managed over email either with an attachment or Google Doc link. Although Google Docs is great for real-time editing and collaboration, when it comes to securely pitching highly anticipated information, a link or PDF attachment in the wrong hands can ruin a story's debut.
“Com o DocSend, podemos proteger a segurança de nossos pitches embargados, exigindo um e-mail para que possam ser vistos. Mesmo que esse link seja encaminhado para outra pessoa, somos notificados disso e ela também não poderá visualizá-lo sem fornecer um e-mail. Além de nos trazer uma enorme tranquilidade sabendo que uma história não vazará, isso também nos fornece uma visão sobre a interação da mídia e o consumo oportuno de nosso pitch”, explica Brian Mast, sócio-gerente da 104 West.
With DocSend, we have real-time insights as to which part of our story resonates – or not. With these insights we are building better relationships with the press and providing better transparency, media strategy, and overall service to our clients.
Uma nova lente nas relações entre clientes e veículos de mídia
Com o DocSend, a 104 West agora consegue gerenciar relacionamentos com veículos de mídia de forma mais proativa, bem como fornecer a seus clientes uma visão mais detalhada e específica sobre seu processo e estratégia de pitch. Com o compartilhamento seguro, monitoramento e manutenção de materiais do cliente em tempo real, a 104 West pode dedicar mais tempo ajustando a história que vai contar e menos tempo planejando os acompanhamentos.
“O DocSend transformou a forma como fazemos nossos pitches e compartilhamos informações com os veículos de mídia. A melhor maneira de trabalharmos com os veículos de mídia é fornecer informações relevantes e valiosas. Agora temos insights em tempo real sobre qual parte da nossa história repercute, ou não. Com esses insights, estamos construindo melhores relacionamentos com a imprensa e proporcionando mais transparência, melhor estratégia de mídia e atendimento geral aos nossos clientes", conclui Brian.
