Atuação com base em estatísticas do documento para pitches amplos de mídia

Antes de usar o DocSend, a 104 West organizava e gerenciava relações com a mídia em diferentes listas, pastas do Google Drive e documentos. Manter uma lista atualizada de pitches, esboços de comunicados para imprensa e kits de mídia por cliente era uma tarefa lenta e monótona. “Como gerente de contas, estou sempre me esforçando para proporcionar transparência aos nossos clientes sobre o status e o processo de apresentações de pitches. O progresso do pitch que podemos compartilhar com os clientes é bem direto. Ou fazemos o pitch e não recebemos resposta ou fazemos o pitch e recebemos resposta. Com isso, criamos um bom número de hipóteses para determinar quando e como é melhor fazer o acompanhamento com os contatos de mídia de quem não recebemos resposta”, conta Kubitz, gerente de contas da 104 West.

Ao apresentar o pitch de uma história para uma lista selecionada de veículos de mídia que poderiam se adequar bem a ela, o interesse dos repórteres e a cobertura dependem de vários fatores, incluindo uma história cativante, uma relação de trabalho existente e, claro, o acaso. O momento oportuno, os projetos atuais e o ciclo de notícias podem afetar o interesse da mídia e a inclusão em uma história. A 104 West utiliza o DocSend para hospedar o conteúdo que está apresentando, como um comunicado de imprensa ou conteúdo, usando um link rastreável exclusivo por história para que tenham dados analíticos agregados sobre o interesse que determinado pitch está recebendo. Com isso, a 104 West consegue antecipar o interesse esperado ou, por outro lado, se uma nova abordagem deve ser feita ou um grupo diferente de veículos de mídia deve ser buscado.

“Agora, com o DocSend, consigo fornecer um relatório de status muito mais tangível e preciso dos pitches para nossos clientes. Por exemplo: o veículo de mídia analisou o pitch? Até que ponto se aprofundou? Chegou a compartilhar com os colegas? Com isso nos capacitamos para abordar estrategicamente determinados veículos de mídia com base em como sabemos que interagiram e propor proativamente os melhores próximos passos”, explica Laura.

Um link simples e seguro para manter e distribuir kits de mídia do cliente

A 104 West mantém os kits de mídia de seus clientes para garantir que as imagens e cópias publicadas sobre cada cliente sejam as mais precisas e atualizadas. Antes do DocSend, Allison Heard, gerente de serviços criativos da 104 West, mantinha uma pasta do Google Drive por cliente e, às vezes, até por alcance na mídia, para garantir que as partes interessadas relevantes vissem tudo, ou apenas, o que deveriam ver. Com as limitações do Google no provisionamento de usuários e no compartilhamento seguro, surgiu a necessidade de gerenciar vários kits de mídia por cliente com base no pitch. Em outras ocasiões, os kits de mídia eram compartilhados como um anexo de e-mail, mas muitas vezes os arquivos eram muito grandes, causavam problemas de entrega, atrasos ou confusão durante um período crítico.

“Às vezes, queremos apenas compartilhar um vídeo ou um gráfico personalizado com o veículo de mídia. Por outro lado, podemos querer compartilhar um nível de detalhe diferente com um contato da mídia em comparação com outro. Por isso, acabávamos criando várias pastas para um único pitch do cliente, o que gerava confusão interna e causava problemas em relação a uma única fonte da verdade”, lembra Allison.

“Com o DocSend, conseguimos facilmente manter os kits de mídia de nossos clientes nos espaços, um local central e seguro. O link está sempre ativo e atualizado, então não preciso mais me preocupar se a mídia terá um logo desatualizado ou um boilerplate errado. Além disso, também podemos fornecer diferentes níveis de acesso ou visualizações personalizadas para diferentes conjuntos de contatos do veículo de mídia. Isso é um divisor de águas para nós, pois conseguimos garantir que temos as informações certas diante das pessoas certas”, comemora Allison.

104 West gerencia os kits de mídia de seus clientes no DocSend

 

Como gerenciar uma história embargada por meio do compartilhamento seguro

Para a 104 West, gerenciar histórias embargadas pode ser complicado no que se refere ao compartilhamento de uma informação altamente antecipada ou altamente confidencial ou uma história que será divulgada no futuro. Antes do DocSend, essa situação era gerenciada por e-mail com um anexo ou link do Google Doc. Embora o Google Docs seja ótimo para edição e colaboração em tempo real, quando se trata de fazer um pitch com segurança de informações altamente antecipadas, um link ou anexo em PDF nas mãos erradas pode arruinar a estreia de uma história.

“Com o DocSend, podemos proteger a segurança de nossos pitches embargados, exigindo um e-mail para que possam ser vistos. Mesmo que esse link seja encaminhado para outra pessoa, somos notificados disso e ela também não poderá visualizá-lo sem fornecer um e-mail. Além de nos trazer uma enorme tranquilidade sabendo que uma história não vazará, isso também nos fornece uma visão sobre a interação da mídia e o consumo oportuno de nosso pitch”, explica Brian Mast, sócio-gerente da 104 West.

Uma nova lente nas relações entre clientes e veículos de mídia

Com o DocSend, a 104 West agora consegue gerenciar relacionamentos com veículos de mídia de forma mais proativa, bem como fornecer a seus clientes uma visão mais detalhada e específica sobre seu processo e estratégia de pitch. Com o compartilhamento seguro, monitoramento e manutenção de materiais do cliente em tempo real, a 104 West pode dedicar mais tempo ajustando a história que vai contar e menos tempo planejando os acompanhamentos.

“O DocSend transformou a forma como fazemos nossos pitches e compartilhamos informações com os veículos de mídia. A melhor maneira de trabalharmos com os veículos de mídia é fornecer informações relevantes e valiosas. Agora temos insights em tempo real sobre qual parte da nossa história repercute, ou não. Com esses insights, estamos construindo melhores relacionamentos com a imprensa e proporcionando mais transparência, melhor estratégia de mídia e atendimento geral aos nossos clientes", conclui Brian.