Contexto

Fundada em 2018, a BioscienceLA é uma catalisadora de inovação em ciências da vida e em saúde na região metropolitana de Los Angeles, criando mais oportunidades de financiamento, espaço e talento, bem como mensagens e conscientização. A organização independente, sem fins lucrativos, garante que Los Angeles tenha um ecossistema colaborativo e bem estruturado que abrange todos os aspectos do cluster de ciências da vida do sul da Califórnia. A organização recorreu ao DocSend para compartilhar com segurança informações financeiras confidenciais com os membros do conselho, disseminar informações do programa para os participantes do programa e firmar acordos de parceria com as organizações participantes.

O desafio

Antes do DocSend, David J. Whelan, diretor executivo da BioscienceLA, mencionou que a organização compartilhava informações confidenciais com o conselho por meio de anexos de e-mail. “Precisávamos de uma maneira mais segura para compartilhar informações financeiras e estratégicas confidenciais com nosso conselho. Os anexos de e-mail se perdiam ou não eram fáceis de exibir no celular, então precisávamos de uma maneira melhor”, ressalta Dave.

A solução:

Dave recorreu à plataforma de compartilhamento seguro de documentos do DocSend para distribuir com segurança as comunicações com o conselho da organização, bem como com os participantes do programa de integração de um novo programa de estágio.

Hospedagem segura de documentos internos com o Dropbox

Quando Dave ingressou na BioscienceLA como diretor executivo, ele queria garantir que a colaboração remota da equipe ocorresse de maneira eficaz. Como um dos primeiros a adotar o Dropbox, Dave sabia que se tratava da solução certa para integração devido aos recursos de sincronização de arquivo em nuvem e armazenamento. Quer se trate da criação de planos de programa, planos financeiros ou notas internas, Dave e sua organização contam com o Dropbox para armazenar com segurança todos os arquivos internos, e assim conseguem manter o foco na própria missão. “É muito fácil acessarmos os documentos de planejamento que criamos no Dropbox de qualquer lugar. Estamos abrindo um novo local na cidade de Culver, por isso, acessar nossos arquivos com segurança de qualquer lugar é fundamental para nós.”

Uma maneira mais segura para compartilhar comunicações externas dos conselhos sem fins lucrativos

Dave queria garantir que todas as informações confidenciais ficassem protegidas quando fossem compartilhadas fora da organização. Particularmente, Dave queria proteger arquivos confidenciais que compartilha com o conselho da organização sem fins lucrativos. “Compartilho apresentações e informações financeiras com nossos membros do conselho antes e depois das reuniões. Queria adicionar outras proteções para garantir que esse material não caísse em mãos erradas”, confidencia Dave.

Embora outras soluções de compartilhamento de documentos sejam fáceis de acessar por terceiros, Dave consegue proteger documentos confidenciais adicionando uma senha e solicitando endereços de e-mail para acesso a powerpoints, PDFs, documentos do Excel e documentos do Word que compartilha pelo DocSend.

Atualizações contínuas nas comunicações com o conselho

Quando enviava agendas de reuniões para os membros do conselho, Dave costumava usar anexos. “Enviar esse material como anexo não era sustentável, porque quando eu precisava fazer atualizações na agenda, não queria que as versões atualizadas se perdessem”, explica Dave. Para manter uma comunicação concisa com os membros do conselho, Dave recorreu ao DocSend como uma maneira mais fácil de atualizar documentos no back-end com tranquilidade, sem precisar voltar e atualizar o link original. “Trata-se de uma forma muito mais respeitosa de se comunicar com os membros do nosso conselho, pois podemos facilmente editar ou atualizar o material usando o DocSend nos bastidores, sem precisar notificar todos os envolvidos”, comemora Dave.

Participantes do programa de integração usando salas de dados virtuais

Como parte de sua missão de aumentar a capacidade e o ritmo da inovação no campo das biociências, a BioscienceLA oferece um programa de estágio chamado BioFutures, que conecta estudantes de origens sub-representadas a estágios subsidiados e a organizações de biociência na região de Los Angeles.

Quando uma empresa concorda em receber um estagiário, as empresas participantes recebem seus próprios Espaços do DocSend exclusivos que abrigam os materiais do programa e os contratos de participação. Além disso, os estagiários também recebem um espaço personalizado com documentos individualizados relacionados ao programa. O portal de conteúdo contém tudo o que os parceiros precisam saber sobre o programa de estágio, inclusive cronogramas e responsabilidades. Com isso, evita-se a perda de materiais e cria-se uma experiência mais personalizada para cada organização parceira e estagiário. O uso do DocSend simplifica para a BioScienceLA a criação de um processo de integração organizado e uma experiência geral do programa para as organizações parceiras e os estagiários.

Como firmar contratos de parceria com a assinatura eletrônica do DocSend

Com o uso da assinatura eletrônica do DocSend, os parceiros da empresa que participam do programa de estágio da BioscienceLA firmam seus contratos de parceria. Da mesma forma, quando um estagiário é aceito no programa, cada aluno participante assina seu contrato usando o DocSend. Tanto os alunos quanto os parceiros conseguem revisar facilmente todos os documentos de integração que descrevem as responsabilidades assumidas no programa, além de assinar os respectivos contratos de participação usando a assinatura eletrônica do DocSend. Dave economiza muito tempo simplesmente clicando e arrastando com facilidade campos de assinatura personalizados no DocSend para coletar os contratos de participação assinados.