Contexto

A missão da Bond é acelerar o ritmo da inovação financeira e o acesso ao capital. A Bond torna fácil para as empresas oferecerem produtos financeiros em conformidade, tornando a integração com bancos e fornecedores financeiros, muitas vezes antiquados, mais intuitiva. Enfrentando um enorme crescimento que resultou na necessidade de contratar rapidamente, a Bond conta com o DocSend para compartilhar informações de forma segura com candidatos a emprego durante o processo de entrevista e contratação.

O desafio

Antes do DocSend, Brittney Harvey, recrutadora da Bond, enviava decks de recrutamento, e tarefas para fazer em casa para posições em aberto, para candidatos a emprego como anexos de e-mail ou arquivos do Google Drive. Em um setor altamente confidencial e um mercado competitivo, Brittney às vezes se preocupava com a possibilidade de as informações caírem em mãos erradas. Por isso ela foi em busca de uma solução mais segura de compartilhamento de documentos externos durante o processo de contratação.

A solução:

A equipe recorreu à solução de compartilhamento seguro de documentos do DocSend para proteger apresentações confidenciais e estudos de caso enviados aos candidatos durante o processo de contratação.

Controle de acesso a documentos confidenciais com candidatos

Desenvolver a função de recrutamento em uma startup em expansão não é uma tarefa fácil. Brittney queria garantir que a segurança e a facilidade fossem as principais prioridades no compartilhamento de informações com os candidatos. Durante o processo de entrevista inicial na Bond, Brittney envia um deck com uma visão geral que conta um pouco sobre a empresa e o produto. Às vezes, os candidatos podem estar sendo entrevistados por concorrentes ou podem vir de setores semelhantes, por isso é importante que os decks de produtos permaneçam seguros e longe das pessoas erradas.

Com o DocSend, Brittney consegue recuperar a segurança e o controle de quem está acessando as informações da empresa. “Gosto muito das notificações por e-mail que recebo. Consigo fazer uma verificação cruzada para garantir que os candidatos que estão visualizando os documentos também estejam listados em nosso sistema de acompanhamento de candidatos”, relata Brittney. Se Brittney precisa fazer uma atualização em um documento após tê-lo enviado, ela consegue facilmente fazer a correção uma vez e automaticamente a versão do arquivo é alterada. Assim, Brittney sabe que está sempre enviando a versão mais atualizada do material de recrutamento.

Faça o acompanhamento dos candidatos interessados no momento certo

Com o aumento do trabalho remoto e maior flexibilidade de opções para os candidatos a emprego, o mercado de contratação está vendo um aumento nas inscrições como nunca. Para os recrutadores, fazer o acompanhamento dos candidatos interessados no momento certo pode fazer uma diferença incrível. Antes de usar o DocSend, Brittney tinha dificuldade em determinar quais candidatos estavam genuinamente interessados. Com os dados analíticos do DocSend, Brittney recebe dados analíticos e notificações página a página quando alguém visualiza um documento compartilhado por ela. Brittney usa essas informações para fazer o acompanhamento no momento certo. Quanto mais cedo Brittney consegue fazer o acompanhamento com um candidato quando a Bond estiver fresca na mente dele, maior a probabilidade de ela receber uma resposta positiva.

Como aumentar as taxas de engajamento de candidatos em 25% e manter um processo de contratação justo

Depois que um candidato passa pela triagem inicial do recrutador, geralmente passa para uma tarefa para fazer em casa para algumas funções. Anteriormente, Brittney compartilhava essa tarefa com os candidatos como um documento do Google. No entanto, ela percebeu que: "não conseguia acompanhar quem havia visto ou não o documento”. Sem a capacidade de rastrear o engajamento do candidato com a tarefa, Brittney teve dificuldades para priorizar quais candidatos fazer o acompanhamento.

Agora, com o DocSend, Brittney consegue ver se alguém recentemente dedicou tempo para visualizar a tarefa. Se alguém ainda não leu a tarefa para fazer em casa, Brittney pode entrar em contato com essa pessoa e validar o interesse na vaga. “O DocSend nos ajudou a aumentar o número de pessoas respondendo a nossa tarefa para fazer em casa em 25% porque consegui fazer o acompanhamento no momento certo.”

A camada adicional de proteção no DocSend impede que os candidatos compartilhem as tarefas com outras pessoas interessadas na vaga. Brittney pode definir as datas de expiração do link e desabilitar a opção de download da tarefa. Ao impedir que os documentos sejam enviados a outras pessoas, Brittney consegue manter um processo de contratação justo para todos os possíveis candidatos.

Dados analíticos para ajudar a embasar as conversas com os candidatos

Pode ser desafiador para um recrutador ou gerente de contratação saber exatamente o quanto um candidato está familiarizado com sua empresa ou antecipar quais perguntas eles podem ter ao entrar em uma entrevista. Assim como um candidato quer causar uma primeira impressão positiva, os empregadores também querem apresentar seu melhor durante o processo de entrevista para garantir os melhores talentos.

Brittney e os gerentes de contratação da Bond podem entrar em cada entrevista sentindo-se preparados, sabendo o que sobre a empresa pode interessar aos candidatos e onde antecipar as perguntas. Por exemplo, antes de uma entrevista, Brittney pode ver que um candidato passou um longo período no slide de cultura do pitch deck de recrutamento, então ela sabe que deve enfatizar esses elementos em suas conversas com ele. “É muito importante conseguir ver o que mais interessa ao candidato. Consigo informar outros entrevistadores sobre quais áreas devem ser aprofundadas ou quais perguntas os candidatos podem ter”, compartilhou Brittney.

Em um mercado de trabalho em constante flutuação, pode ser difícil saber a posição de um candidato, especialmente quando pode haver outras ofertas em jogo. Saber se um candidato promissor está inclinado a assinar uma oferta permite que os recrutadores saibam onde gastar seu tempo. Para Brittney, ela pode avaliar o interesse do candidato nas etapas posteriores do processo de contratação com o DocSend. “Adoro poder informar aos gerentes de contratação as boas notícias quando um candidato promissor com várias ofertas confere nosso material novamente. Isso significa que ele ainda está pensando em nós e agora pode ser um bom momento para ligar e ver se existem dúvidas.” Brittney usa o DocSend como um indicador inicial para os gerentes de contratação sobre a probabilidade de um candidato assinar uma carta de oferta.

Armazenamento de documentos dos funcionários com segurança após a integração usando o Dropbox

Quando novos funcionários começam em uma empresa, os gerentes de recursos humanos os orientam a revisar e assinar vários documentos de integração. É fundamental que os gerentes de recursos humanos tenham uma plataforma de nuvem segura para organizar arquivos e documentos de integração.

Para a Bond, quando um novo funcionário é contratado, os gerentes de recursos humanos coletam todos os novos documentos de integração usando o Dropbox. “Usamos o Dropbox para gerenciar os documentos de nossos funcionários: cartas de oferta, contratos assinados e praticamente tudo aquilo que você possa imaginar que tenha assinado como funcionário.” A Bond conta com a sincronização de arquivos segura na nuvem e nos recursos de armazenamento do Dropbox para guardar com segurança todos os seus documentos internos, para que a organização possa se concentrar efetivamente em seus objetivos mais abrangentes. “Gostamos muito de como o Dropbox organiza todos os arquivos e como organizar as pastas é fácil. Nossa equipe jurídica conta com o Dropbox para garantir que apenas as pessoas certas tenham acesso aos documentos internos, com proteção por senha.” Para uma empresa em expansão como a Bond, a segurança e a simplicidade são essenciais para compartilhar arquivos de qualquer lugar.

Na Bond, enquanto os recrutadores confiam no DocSend para compartilhar com segurança documentos confidenciais com os candidatos, a equipe de recursos humanos armazena com segurança os contratos assinados pelos funcionários no Dropbox. Ambos os produtos combinados permitem que a equipe de pessoas na Bond avance conforme a empresa continua a crescer e escalar.