Contexto

Uma empresa emergente de capital de risco que se estabeleceu em uma época em que o trabalho remoto estava se tornando mais comum procurava uma maneira melhor de organizar arquivos e arrecadar fundos com sucesso em uma equipe distribuída nos Estados Unidos.idor de capital Esta empresa recorreu ao Dropbox e ao DocSend para conseguir trabalhar com mais eficiência de qualquer lugar e poder aumentar o investimento inicial do fundo.

O desafio

Antes do Dropbox e do DocSend, o diretor de relações com investidores do fundo emergente afirmou que sua empresa precisava de uma maneira mais segura de compartilhar documentos financeiros confidenciais com potenciais LPs (sócios limitados) para poder aumentar os investimentos iniciais do fundo.

A solução

O diretor de relações com investidores da empresa usa a plataforma de sincronização de arquivos do Dropbox e a solução de compartilhamento seguro de documentos do DocSend para guardar com eficiência e compartilhar com segurança arquivos operacionais essenciais da empresa e otimizar a divulgação para potenciais LPs e investidores.

O Dropbox armazena todo o material interno colaborativo da empresa

Como a organização começou quando a maioria das empresas emergentes precisou se adaptar a um ambiente de trabalho remoto, a equipe adotou o Dropbox desde o início como a fonte da verdade para todos os arquivos e informações relacionados às operações internas. “Criamos a maioria dos arquivos no Microsoft Word, Powerpoint e Excel e ficamos extremamente aliviados em saber que sempre há um backup de tudo no Dropbox”, comemora o diretor.

Não importa onde uma pessoa da equipe esteja, todos os arquivos importantes, incluindo as estratégias de investimento, a pesquisa de fundo de investimento subjacente à carteira, os documentos de análise de risco-retorno e os procedimentos de gestão de risco estão sempre atualizados e protegidos. A equipe pode facilmente revisar e fazer edições finais no Dropbox e ser notificada quando alguém faz alguma atualização em um documento. “As estruturas de pasta compartilhada e pasta de grupo no Dropbox nos dão mais controle sobre as informações financeiras confidenciais”, afirma o diretor.

Como a equipe está amplamente distribuída pelos Estados Unidos, ter uma fonte centralizada de informações é fundamental para a colaboração remota. Além de funcionários em tempo integral e estagiários de fundos de investimento, o diretor de relações com investidores trabalha com uma equipe de marketing externa que cria PDFs e materiais de marketing personalizados. “Conseguimos revisar diferentes iterações em folhetos de páginas únicas e em decks de investimento criados pela nossa equipe de marketing. São várias idas e vindas até chegarmos na aparência e no design corretos”, conta o diretor. Depois que o documento é finalizado, o diretor pode enviá-lo para o DocSend diretamente de sua conta do Dropbox.

O DocSend protege os documentos financeiros confidenciais compartilhados com potenciais LPs

O diretor de relações com investidores é responsável por identificar um grupo amplo de potenciais investidores e levantar capital para o primeiro fundo da empresa. Quando ele faz o envio de material pela primeira vez para o DocSend, define uma segurança avançada para os documentos financeiros confidenciais. Ele cria uma senha exclusiva, exige verificação de e-mail e define prazos de validade, para que apenas uma lista específica de potenciais investidores acesse seus arquivos. “Quero que nossas informações financeiras sejam amplamente distribuídas entre potenciais investidores, no entanto, quero também ter o controle do acesso, para que nada acabe caindo nas mãos de outros fundos que queiram replicar o que estamos fazendo”, explica ele.

Vários decks de visão geral e documentos financeiros exigem a assinatura de contratos de confidencialidade, os NDAs, para que potenciais investidores consigam acessá-los. O diretor pode simplesmente fazer o envio do NDA padrão da empresa para o DocSend e clicar e arrastar os campos assináveis designados diretamente no documento. Sempre que um arquivo exigir essa camada extra de segurança, ele pode simplesmente exigir um NDA com um clique. Os potenciais LPs podem passar rapidamente pelo processo de assinatura do NDA com a solução intuitiva do DocSend, incorporada ao fluxo de trabalho de visualização de documentos.

Fechamento de um fundo de capital de risco emergente usando a sala de dados virtual do DocSend

Depois que o diretor de relações com investidores faz o envio dos arquivos para o DocSend, ele cria uma sala de dados virtual para compartilhar todas as informações críticas de investimento em um único link. “Simplesmente incorporo o link da sala de dados do DocSend em meu e-mail para os investidores. LPs potenciais e investidores acessam, então, documentos de referência e documentos financeiros, sem a necessidade de baixar um software”, esclarece o diretor. Os potenciais investidores podem facilmente visualizar questionários de diligência, fichas técnicas e documentos jurídicos, tudo dentro do navegador de qualquer dispositivo. Além disso, é possível personalizar a sala de dados virtual com uma imagem de banner e logo personalizados, o que proporciona uma experiência de visualização mais clara para os visualizadores.

Para outros documentos que exigem mais proteção, o diretor pode adicionar um NDA com um clique e uma proteção por senha ou verificação de e-mail. Em vez de anexar arquivos manualmente a um e-mail, que poderiam ser baixados e compartilhados facilmente com terceiros, o diretor protege informações financeiras confidenciais com facilidade na sala de dados virtual do DocSend.

Os dados analíticos do DocSend fornecem informações sobre o interesse do LP

Once potential LPs and investors access his virtual data room, the Director of Investor Relations is notified via email, so he knows exactly who has reviewed which of his files. The director can see page-by-page analytics, which “gives a deeper understanding of where potential LPs and investors are focusing their attention within a particular document, which has allowed us to improve relationships with specific investors,” he shared. DocSend’s analytics can help shape conversations with potential LPs and investors, helping him have more meaningful interactions.

O empenho do diretor para criar uma experiência impactante para o investidor acabou valendo a pena, já que a empresa emergente fechou recentemente seus investimentos iniciais do fundo. “Alguns LPs acabaram assinando conosco depois que acessaram nosso data room no DocSend. Foi muito fácil criar nosso data room e serviu perfeitamente para os LPs visualizarem o material”, afirma ele.