自上世纪 90 年代问世以来，PDF 这一电子文件格式在各类群体中广受欢迎，包括从专业人士到学生，从退休人员到儿童。发送 PDF 电子邮件附件已成为习惯性标准，但您是否曾停下来思考如何设置密码保护 PDF？
如果您曾对此做出思考，那您很幸运！在本指南中，我将带您回顾如何设置密码保护 PDF，并在您发送 PDF 后对其进行跟踪。
选项 1：设置密码保护 PDF 文件
大多数发送敏感文档的专业人员（如首席执行官和首席财务官）都认为，在 PDF 中添加密码足以保护其安全—在某些情况下，密码保护确实可以保护您的 PDF。
如何使用 Adobe Acrobat DC 添加密码保护
- 在 Acrobat 中打开 PDF。
- 转到“文件”，然后点击“使用密码保护”。
- 您仅可设置用于编辑和查看 PDF 的密码。
- 键入您的密码，然后重新键入。
- 点击“应用”。
如何在 Mac 上使用“预览”添加密码
- 在“预览”中打开 PDF。
- 转到“文件”，然后点击“导出”。
- 输入文件名，然后选择“加密”。
- 键入您的密码，重新键入，然后点击“保存”。
向 PDF 添加密码的作用是将该 PDF 的访问权限限制为知道密码的人。向 PDF 添加密码无法实现查看者跟踪。作为该 PDF 文件的发送者，您不知道哪些收件人正在打开和处理该 PDF。
即使我们按照上述条件处理，您也不能确定是谁把 PDF 和密码转发给了其他人。可以这么说，如果您想通过电子邮件安全地发送 PDF 文件，添加密码可能不是最佳方法。您实际上已经失去了对 PDF 文档的控制，而这显然是您想要控制的（因此密码在第一位！）—在这种情况下，我们不知道 PDF 文件和密码会被转发到哪里。
对于共享重要的、高风险的 PDF 文档来说，与此方法相关的漏洞似乎是一种必然的弊端—但谢天谢地，事实并非如此。
选项 2：通过 DocSend 共享 PDF 文档
DocSend 使企业领导者能够安全地发送文档并跟踪查看者的深度参与，其中包括 PDF。虽然我们基本都熟知可通过 Gmail 或 Outlook 发送有密码保护的 PDF，但您可以通过 DocSend 的 Gmail 插件或 Outlook 插件工具发送真正安全的 PDF，并跟踪后续情况—让我们来看看要怎么做。
如果您想继续，可以开始免费使用 DocSend。
第 1 步：将您的 PDF 上传到 DocSend
[正在上传]
将文件上传到 DocSend 很简单—DocSend 目前与 Google Drive、Dropbox、Box、Microsoft OneDrive 等集成，因此您可以从任何地方拖放文件。上传 PDF 后，您可以将其附加到任意数量的电子邮件中（使用 Gmail 和 Outlook 插件）。如果您愿意，您甚至可以通过自己选择的 DocSend 插件直接上传 PDF。
- 转到您的“内容”选项卡。
- 选择右上角的“添加内容”。
- 从上面列出的任何服务或您的计算机中选择一个文件。
- 您的文档将开始上传，并在完成后通知您。此时您可以修改上传的名称。
第 2 步：创建有密码保护的链接以共享您的 PDF
当您为刚刚上传的 PDF 创建共享链接时，您可以指定是否需要电子邮件才能查看和允许下载。如果您点击“显示高级选项”，还可以为链接添加到期日，并使用密码保护 PDF。
然后，您可以在电子邮件中复制并分享您的 PDF 链接！
（注：如果您打算跟踪此链接的参与度和转发情况，则需要为每个与您共享 PDF 的帐户、潜在客户或个人创建一个链接。稍后再详细介绍！）
为了获得更安全的发送体验，高级用户可以要求查看者验证。在这种情况下，查看者将看到输入其电子邮件地址的提示，并且必须点击发送到该电子邮件的链接才能访问 PDF。
您也可以使用 DocSend 的 Gmail 和 Outlook 插件，上传 PDF 并将其附加到电子邮件中
如果您想在不离开 Gmail 或 Outlook 的情况下，将您的 PDF 作为附件上传和分享，您可以使用适用于 Gmail 和 Outlook 的 DocSend 插件来实现。以下是使用 Gmail 插件以及 Outlook 插件附加已上传的 PDF 的链接。
第 3 步：根据需要禁用和重新启用基于链接的访问
只需点击几下，您就可以通过禁用和/或重新启用您创建的 DocSend 链接来管理对 PDF 的访问权限。有关此过程的详细介绍，请查看关于更新链接设置的帮助中心文章。
如何在 Gmail 中编辑和签署 PDF？很简单，使用 DocSend 添加电子签名即可
上传 PDF Word 文档、Google 文档中的文件、Dropbox 中的文件、您保存在 Acrobat 中的 PDF 文档，或者 DocSend 中的其他工作流程集成后，您可以在发送之前直接在 DocSend 中添加电子签名，以简化流程。
在 DocSend 中，您可以在单个文件（而不是 Excel 或上传的 URL 文件）和 DocSend 存储空间工作区中的文件上签署 PDF 文档或添加电子签名。使用可签名文档，用户可以从 DocSend 安全地转换和共享文档，使用户能够在大多数设备上跟踪访问并收集签名。电子签名功能允许一方签字，对双方都具有法律约束力。发送签名请求后，收件人可以通过点击其 Gmail 帐户、电子邮件签名、G Suite、弹出窗口、侧边栏或其他可能共享文档链接的位置中的链接来添加他们的数字签名。签字人可以直接在您添加到作为 DocSend 链接发送的 PDF 文档的签名字段中添加他们的数字签名。可通过历史记录和审核记录在您的 DocSend 帐户中跟踪这些 PDF 签名文档，因此您可以确保其安全性和可控性。这也适用于 iOS 和安卓系统中的 DocSend 移动网络版本（Chrome 和 Safari）。这篇帮助中心文章将详细介绍使用电子签名功能创建和共享可签名 PDF 文档很轻松。
如何跟踪您的文档
您已将 PDF 上传到了 DocSend，创建了一个包含所有必要安全功能的链接，现在您已发送该文档—下一步该怎么做？如果您非常关心 PDF 的内容以确保其安全，则您可能也会关心它的接收和读取方式。
在这种情况下，我有个好消息：通过为每个收件人或收件人组创建和发送单独的 DocSend 链接，您已经开始追踪安全的 PDF 文档了。让我们快速查看如何监控参与度的示例。
首先，您将在查看文档时收到即时读取通知。当您在 DocSend 中点击特定文件或 PDF 文档时，这些通知的摘要也将显示在“性能”选项卡中。
此外，您还可以逐页或逐张幻灯片确认查看者在哪处停留。根据 PDF 的内容和目的，这可能会非常有启发性。与读取通知的情况一样，当您在 DocSend 中点击特定文件或文档时，也可以获得参与度摘要。
您可以在 DocSend 中跟踪许多其他指标和参与度衡量标准。我鼓励您开始免费试用 DocSend，发送 PDF 文件，并尽情探索其中富有洞察力的绩效指标！
对 DocSend 工具或如何最好地设置帐户存在疑问？请随时查看 DocSend 帮助中心或联系我们的支持团队。
