如果您在一家创意机构工作，您不仅知道提案的重要性—您还亲身经历了提案。
The 公司平均花费 24 小时制定一项提案，表现最好的公司花费的时间会比平均时间超出 2 小时。当您将这些时间转化为人力成本时...我们只能说，制作提案的成本并不便宜。
当您在提案和工作陈述方面投入大量时间和金钱时，您想要实现三件事：
- 展示您的创造能力
- 保护您的绝妙创意
- 轻松赢得业务
问题是，某些技术可能会使查看提案变得比预期的更加困难，这可能会导致商业交易陷入僵局。创意人员还需要格外谨慎，以确保设计理念不会落入竞争对手的手中。我们将讨论如何正确使用技术来发送提案，使潜在客户的生活更轻松，确保您的想法安全，并为您提供赢得更多业务所需的数据。
1. 在 DocSend 中共享音频、图片和视频，展示您的创意作品
擅长讲故事的人常说的一句话是“展示，而不是简单的描述”。这一想法同样适用于创意人员。有时候，展示您的能力比简单地列出您的服务更能引起潜在客户的共鸣。人们通常希望在同意与您合作之前查看您的设计示例。但通常情况下，通过电子邮件发送大型草图或录音很棘手，因为其有文件限制。对于创意人员而言，更大的障碍是，文件发布后，就可以轻松分发给任何人。如前所述，保护知识产权对于任何关心最终产品完整性的机构都至关重要。
我们知道保护您的知识产权是头等大事。使用 DocSend 的富媒体格式，从客户寻找、提案管理到交易执行，从头到尾掌控并保护您的创意过程。DocSend 可以为您提供不同创意文件类型的洞察和安全性， 从而加快交易速度：
创意图片格式：使用 DocSend 的高级控制功能保护 Adobe Photoshop 和 Illustrator 设计，同时寻找潜在的新商机。
视频文件：确定作品集视频的哪个版本在新客户中表现得最好，并将所有视频集中放于同一个地方。
音频文件：将冗长的电子邮件提案换成简短的录音，还可以对其进行直接上传、访问控制和高级参与度分析。
2. 保护您的知识产权
虚拟宣传会为您的机构带来更多机遇，但同时也会带来安全文件共享和提案内容管理方面的新挑战。
例如，104 West 公关公司的管理合伙人 Brian Mast 经常需要 保护留存内容不会落入不法之徒之手。“有了 DocSend，我们可以通过需要电子邮件来查看内容，以此保护我们商业计划书留存稿的安全性，”他表示，“即使该链接已转发给其他人，我们也会收到该链接的通知，同时他们也无法在不提供电子邮件的情况下查看该链接。这不仅能让我们安心无忧，无需担心内容会泄露，而且也让我们可以深入了解媒体的互动和我们的及时商业计划书的消费情况。”
Brian 使用 DocSend 的 安全客户门户 （安全文件共享的黄金标准），可以让您在单个链接中发送多个文件，并在单个文件的基础上自定义高级保护：
- 动态水印—自动显示查看者的信息，例如电子邮箱、IP 地址、日期和时间，因此您无需为每个提案生成单独的水印
- 一键式协议—为保护知识产权和其他敏感业务信息，请使用内置体验登录
- 电子邮件验证 —这可将收件人的访问权限限制为授权的决策者，并跟踪哪些人可以看到您的提案或合同
保护创意想法关乎能否阻止新客户转投另一家公司的怀抱。假设您的设计理念被转交给了竞争对手，他们不仅可以在更短的时间内重现相同的视觉效果，而且还能以更具吸引力的价格提供服务。现在只是打出知名度已无法赢得新业务。您必须通过添加水印、密码和内置协议等保护措施来掌控自己的创意想法。
3. 使用简化的客户门户，轻松与您合作
这似乎太简单了，但您会惊讶的发现，有许多客户都选择了那些易于合作的机构。而且，易于合作的部分原因是以善用客户收件箱的方式进行沟通。
数字文件共享已存在了几十年，但不知何故，我们仍然很难快速找到所需文档的最新版本。 Quartz 高级创意策略师 Tara Mallen 说道，“在使用 DocSend 之前，我们使用了各种工具来分享我们的创意演讲稿和提案。但这些提案往往在最后一刻才做出更改，导致我们不得不发送全新的电子邮件和链接给客户。DocSend 使我们能够更简洁、更有条理地与客户沟通。”
Tara 所描述的是一个 个性化客户门户，这是一个专门为您的潜在客户或客户文件创建的自定义数字存储空间。要访问交互中涉及的每个文件，客户只需点击一个链接即可。无需再搜索电子邮件附件。质疑提案是否 确实 是最新版本的日子已经一去不复返了。更好的是，您可以完全控制每个客户门户中的所有文件。无论您是对个性化提案添加水印，还是对特定的设计样本应用电子邮件身份验证，您的工作资料都属于您自己。客户门户消除了困惑，因此客户可以在一个专门的地方访问他们需要的一切。
4. 录制画外音视频，让提案生动起来
Decks sent via email don’t always pop the way you need them to. That’s why some creative agencies are sending more personalized video recordings to stand out.
异步视频商业计划书正迅速成为一种流行， 26% 的交易可通过视频推动 更快达成。当您发送异步视频商业计划书时，则代表您允许他人在需要时查看您的商业计划书—同样，这为他们的时间和收件箱提供了方便。
当您录制视频商业计划书时，您通常会录制屏幕和录像，这样您就可以用正确的语气向观众传达信息。 DocSend 与 Dropbox Capture 的集成 使您可以直接从个性化客户门户创建短视频旁白录制，以便将所有内容集中在一个存储空间中。
5. 收集对您的视频提案和录音的分析
当您尝试视频提案时，您可能 会想知道它们是否值得。如果您已制作了一些视频商业计划书，确实不需要花费大量的额外时间来制作，但您仍然需要确保有效利用资源来赢得新业务。
DocSend 视频分析 可以帮助您测试并完善视频商业计划书策略。此外，您现在还可以收集音频文件的详细分析。DocSend 还会向您提供“访问参与度评分”，此评分可以显示访问者能否看到和听到该文件，以及他们回放该文件的速度。当您开始向潜在客户 发送视频和音频文件时， 您可以收集以下几点洞察：
- 回放时间百分比—了解查看者对您的商业计划书或 mp3 的理解程度。测试 30、60 和 90 秒版本，看看有什么区别。
- 跳过—衡量某些部分是否需要返工。
- 倒放—看看哪些部分最有趣或需要进行扩展。
- 后台播放—了解您能否真正吸引别人的注意力，或者他们是否在后台播放您的视频，同时查看别的东西。
6. 使用 DocSend 的内置电子签名执行自定义合同
赢得新业务是开发潜在客户最令人兴奋的部分，但也伴随着一些管理工作：起草和批准合同。
达成一份合同前需要经过反复推敲，当有很多决策者参与其中时尤为如此。使用 DocSend 的电子签名可避免批准延迟，您可以创建拖放式自定义签名字段，或 可针对多达 10 个不同的签字人 进行一键签名。
总体而言，一键签名是 缩短销售周期的 游戏规则改变者。您喜欢一键签名，不仅因为客户能够更快签署合同，而且您的客户只需点击一次即可创建具有法律约束力的签名。
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