一家领先的 B2B 技术公司使用 DocSend 的多方电子签名功能收集政策协议签名

一家快速发展的技术公司需要一个安全的文档管理和电子签名解决方案,以帮助他们的客户成功和内部员工运作。

背景

一家领先的技术公司成立于十多年前,其使命是使财富 500 强的品牌能够在正确的时刻通过各种渠道与他们的客户接触。为了与客户共享机密文件并与员工执行政策协议,这家公司依靠 DocSend 来安全地保护和组织文件。

面临的挑战

在使用 DocSend 之前,该公司的技术安全经理使用 DocuSign 发送员工安全文档以供电子签名,这对于简单的内部工作流来说成本太高,也太复杂。此外,客户支持团队需要一种更安全的方式来与客户共享敏感文件。

解决方案

该团队转为使用 DocSend 的 安全文档共享电子签名 解决方案,以保护将发给员工和客户的敏感网络安全文件。

与客户安全共享敏感文档

三年前,该公司的技术安全经理第一次接触到 DocSend 时,该平台被客户支持代表用于安全地与客户共享 敏感信息。技术支持代表会定期通过电子邮件与客户交互,有时会发送有关公司内部安全程序的敏感信息。“我们需要一种安全的方式来轻松地打开和关闭链接访问,以确保正确的信息被发送给正确的人,”该经理分享道。通过 DocSend,客户支持代表能够安全地向个别客户发送有关公司政策的敏感资料,并在规定的时间内控制对文档的访问。这样,员工可以安全地控制他们公司的隐私,并清楚地知道谁在访问内部服务组织控制 (SOC 2) 报告——这些信息突出展示了公司如何保护客户数据。 

DocSend 强大的文档跟踪和分析功能不仅能在 Google 云端硬盘上共享链接,还能提供更高的可见性和灵活性。
技术安全经理

技术安全经理

客户参与技术平台

有时,客户支持需要在支持门户上与包含有关客户数据的敏感信息的客户共享文件。通过在 DocSend 中托管这些文档,客户可以输入受保护的密码,客户支持代表可以轻松确保文档安全。DocSend 中增加的安全层建立了公司与其客户之间的信任。“如果客户需要自定义支持解决方案,我们的支持团队会将其上传到支持文件夹,并且只与该客户共享敏感信息,”该经理分享道。DocSend 为该公司的员工和客户提供保证,确保他们的文档免受未授权方的访问。 

替换之前的 DocuSign,以简化员工入职流程

作为在组织中管理安全策略和实践的人员,该公司的技术安全经理希望探索在自己的职位上使用 DocSend 的其他方式。网络安全涉及业务的每一个级别,包括法律、人力资源、IT 和客户支持。特别是,所有新员工在入职时都需要签署一份内部网络安全政策包,并每年更新他们的签名。该技术安全经理认为 DocSend 可以提供一种更简单的方法来收集签署的员工政策文档。

当您作为新员工或承包商入职时,需在 DocSend 中签署内部政策文档。我可以跟踪谁签署了年度审计所需的安全政策。人力资源部门无需为此忧心。
技术安全经理

技术安全经理

客户参与技术平台

以前,该公司的技术安全团队依赖于 DocuSign,这对于他们的需求来说是非常麻烦的解决方案。“当我需要收集基本的员工签名时,有让人应接不暇的选项和太多权限设置。DocuSign 的用户界面和用户体验太复杂,让我很难跟踪谁签署了我们的政策文档,”这位经理回忆道。对于 DocuSign,团队需要支付额外的许可费来访问软件,这对于他们所需的基本电子签名功能来说成本太高。但是,该团队意识到他们可以尝试 DocSend 的电子签名功能,这已经包括在他们现有的 DocSend 套餐中。他们已经是 DocSend 用户,与客户安全地共享文件,所以尝试一下该软件的电子签名功能是有意义的。 

我对 DocSend 的评价是非常高的。通过多方电子签名,我可以实时跟踪谁已经查看和签署了我们的文档。这种洞察力减少了我不得不向人力资源部门询问谁签了什么,或不得不追问签名的情况。
技术安全经理

技术安全经理

客户参与技术平台

无缝衔接的和具有成本效益的多方电子签名解决方案,可跟踪网络安全政策文档

在试用 DocSend 的电子签名后, 技术安全团队对在整个企业中安全地发送文件是如此简单印象深刻。“你们一说你们有多方电子签名,我就知道是时候停止使用 DocuSign 了,”这位技术安全经理分享道。与 DocuSign 不同,DocSend 直观易用,并且拥有团队在内部政策文档上收集超过三百个员工签名所需的一切。“每年,我们都要接受审计,并要求每年在公司范围内提供有关数据保留政策的签名。DocSend 的多方电子签名让我们向审计人员展示我们对隐私的重视。我们甚至可以显示员工签署协议的确切时间戳,”这位技术安全经理分享道。该公司的技术安全团队能够跟踪已签署文档的人员,并确保公司遵守严格的网络安全策略。 

展望未来:改进入职和客户体验

随着公司的持续发展,该公司的技术安全团队将使用 DocSend 来改进入职流程。明年,他们希望统一政策封面,使用第三方系统来维护版本控制。此外,客户支持团队将继续自信地向客户发送敏感信息,因为他们知道自己的文档在 DocSend 中受到密码和可过期链接的保护。正如这位技术安全经理所分享的那样,“我自己的团队和我们的支持团队对使用 DocSend 非常兴奋,我能看到,随着我们将来的扩展,这必定会持续增长。”

安全文档共享,轻松实时分析