一家新兴公司依靠 Dropbox 和 DocSend 来安全地管理其运营并从有限合伙人处筹集资金

在 Dropbox 和 DocSend 的支持下,这家新兴公司可以轻松存储、发送和保护机密财务信息。

背景

就在远程办公蔚然成风的时候,一家新兴的风投公司成立了,他们在寻找一种更好的方法来整理文件,让分散在美国各地的团队共同协作以便成功融资。这家公司向 Dropbox 和 DocSend 求助,让他们随时随地高效开展工作,并筹集一类基金初始投资。

面临的挑战

使用 Dropbox 和 DocSend 之前,新兴基金的投资者关系总监分享了一个信息,他的公司需要一个更安全的方法来与潜在的有限合伙人 (LP) 分享敏感的财务文件,以便筹集他们的一类基金初始投资。

解决方案

公司的投资者关系总监使用 Dropbox 的文件同步平台和 DocSend 的安全文档共享解决方案来无缝存储必要的公司运营文件,并安全地共享和优化他们与潜在 LP 和投资者的联系活动。

Dropbox 存储所有合作公司的内部资料

当大多数新兴公司还在适应远程工作环境时,该组织一开始就将 Dropbox 作为与内部运营相关的所有文件和信息的真实来源。“我们的大部分文件都是在 Microsoft Word、Powerpoint 和 Excel 上创建的,我们知道这些文件总是备份到 Dropbox 上,这让我们很放心。”

无论团队成员位于何处,所有重要文件(包括投资策略、基础投资组合基金研究、风险回报分析文档和风险管理程序)都是最新的,并且受到保护。团队可以轻松地在 Dropbox 中进行修订和最终编辑,并在有人更新文档时得到通知。“Dropbox 中的共享文件夹和组文件夹结构为我们提供了对敏感财务信息的更多控制。”这位总监分享道。

该团队主要分布在美国各地,因此拥有集中的信息源对于远程协作至关重要。除了全职员工和基金伙伴,投资者关系总监还与外部营销团队合作,创建定制的 PDF 和营销资料。“我们能够修改营销团队为我们创建的宣传单页和投资宣传资料的不同迭代。我们可以来回评论,以获得正确的外观和设计,”这名总监分享道。文档完成后,这名总监可以直接从他的 Dropbox 帐户上传到 DocSend。

DocSend 保护与潜在 LP 共享的敏感财务文件

投资者关系总监负责确定广泛的潜在投资者群体,并为公司的第一个基金筹集资金。当这位总监第一次将资料上传到 DocSend 时,他可以设置对机密财务文件的高级安全性。他可以创建一个唯一的密码,要求进行电子邮件验证,并设置到期日期,这样只有目标名单中的潜在投资者可以访问他的文件。“我希望我们的财务信息在潜在投资者之间广泛传播;但是,我也想控制访问权限,让它不会落入其他基金手中,以免他们复制我们正在做的事情。

一些概览材料和财务文件要求潜在投资者在访问文件之前先签署保密协议。这位总监可以轻松地将公司的标准保密协议上传到 DocSend 中,并将指定的可签署字段直接拖放到其文档中。当一个文件需要这个额外的安全层时,他可以一键获取保密协议。潜在 LP 可以通过 DocSend 的直观解决方案轻松通过保密协议签名流程,该解决方案内置在文档查看工作流程中。

DocSend 为我们提供了一种管理文件的新方法,我们正在与潜在 LP 和新兴基金的投资者分享这些文件。从控制和管理文件的角度来看,这些文件太大,不能作为附件发送电子邮件,我喜欢 DocSend 的方式。

投资者关系总监

新兴风投公司

利用 DocSend 的虚拟数据室完成新兴风投基金的交易

一旦投资者关系总监将其文件上传到 DocSend,他就会创建一个虚拟数据室,在一个链接中共享所有关键投资信息。“我只是把 DocSend 数据室链接嵌入我发给投资者的电子邮件中。然后,潜在 LP 和投资者可以访问参考文档和财务文档,而无需下载软件。”该总监解释道。潜在投资者可以在任何设备上的浏览器中轻松查看尽职调查问卷、资料表和法律文档。此外,他可以使用自定义横幅图像和徽标来对虚拟数据室进行个性化布置,从而为查看者提供纯粹的查看体验。

对于需要更多保护的其他文档,这位总监可以一键添加保密协议,以及密码保护或电子邮件验证。无需再将文件手动附加到电子邮件(对方可以很容易地下载并与第三方共享),这位总监可以轻松保护 DocSend 虚拟数据室中的敏感财务信息。

DocSend 的分析让我们更加了解 LP 的兴趣所在

一旦潜在 LP 和投资者访问了他的虚拟数据室,投资者关系总监就会收到电子邮件通知,从而知道谁已经查看了他的哪些文件。这位总监可以看到逐页的分析内容,这“让我们更深入地了解潜在 LP 和投资者在特定文件中的关注点,这使得我们能够改善与特定投资者的关系,”他分享道。DocSend 的文档分析可以帮助形成与潜在 LP 和投资者的对话,帮助他进行更有意义的互动。

DocSend 的分析帮助我们确定哪些内容是有用的,哪些是无效的,以及将来需要从计划书中删除哪些内容,以及我们可以增强哪些方面的信息。

投资者关系总监

新兴风投公司

这位总监致力于创造有影响力的投资者体验,他的努力最终得到了回报,因为这家新兴公司最近获得了他们的一类基金初始投资。“我们有一小部分 LP 在访问了我们在 DocSend 的数据室后签字。数据室很容易创建,而且可以无缝地供 LP 查看。

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