Ein führendes B2B-Technologieunternehmen sammelt Richtlinienvereinbarungen mithilfe der E-Signatur von DocSend mit mehreren Beteiligten

Ein schnell wachsendes Technologieunternehmen benötigte eine Lösung für das sichere Dokumentenmanagement und elektronische Signaturen für den Bereich Kundenerfolg und den internen Mitarbeiterbetrieb.

Hintergrund

Das vor über einem Jahrzehnt gegründete führende Unternehmen hat es sich zur Aufgabe gemacht, Fortune-500-Unternehmen die Interaktion mit Kunden über eine Vielzahl von Kanälen und im richtigen Moment zu ermöglichen. Um vertrauliche Dateien mit Kunden zu teilen und Richtlinienvereinbarungen mit Mitarbeitern abzuschießen, verlässt sich dieses Unternehmen für den sicheren Schutz und die Organisation von Dokumenten auf DocSend.

Die Herausforderung

Vor der Verwendung von DocSend versendete ein Technical Security Manager des Unternehmens Sicherheitsdokumente zur elektronischen Signatur über DocuSign an Mitarbeiter, was für einen einfachen internen Workflow zu kostspielig und komplex war. Darüber hinaus benötigte das Kundensupport-Team eine sicherere Möglichkeit zur Freigabe vertraulicher Dokumente an Kunden.

Die Lösung

Das Team wandte sich der Lösung von DocSend für das sichere Teilen von Dokumenten und Elektronische Signatur zu, um vertrauliche Dokumente in Bezug auf die IT-Sicherheit zu schützen, die für Mitarbeiter und Kunden freigegeben werden müssen.

Sicheres Teilen vertraulicher Dokumente mit Kunden

Als der Technical Security Manager vor drei Jahren erstmals DocSend kennenlernte, verwendeten Kundensupport-Mitarbeiter die Plattform als Tool für das sichere Teilen vertraulicher Informationen mit Kunden. Zu dieser Zeit interagierten Mitarbeiter des technischen Supports regelmäßig per E-Mail mit Kunden und übermittelten dabei gelegentlich sogar vertrauliche Informationen über unternehmensinterne Sicherheitsverfahren. „Wir brauchten eine sichere Möglichkeit, den Link-Zugriff einfach zu aktivieren bzw. zu deaktivieren, um sicherzustellen, dass stets die richtigen Informationen an die richtigen Personen gesendet werden“, so der Manager. Mit DocSend können Mitarbeiter im Kundensupport vertrauliche Materialien in Bezug auf Unternehmensrichtlinien auf sichere Weise an einzelne Kunden versenden und den Zugriff auf die Dokumente für einen definierten Zeitraum kontrollieren. Auf diese Weise können Mitarbeiter die unternehmenseigenen Informationen schützen und haben stets einen Überblick dazu, wer auf interne SOC-2-Berichte (Service Organization Control) zugreift – Informationen, die verdeutlichen, wie das Unternehmen Kundendaten schützt. 

Die robusten Funktionen für Dokumentennachverfolgung und -analyse bieten mehr Transparenz und Flexibilität im Vergleich zum einfachen Teilen eines Links über Google Drive.
Technical Security Manager

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Technologieplattform für die Kundeninteraktion

Manchmal muss der Kundensupport Dateien über ein Supportportal mit Kunden teilen, die vertrauliche Informationen in Bezug auf Kundendaten enthalten. Durch das Hosten dieser Dokumente in DocSend können Kunden ein geschütztes Passwort eingeben und die Mitarbeiter des Kundendienstes können sich darauf verlassen, dass die Dokumente sicher sind. Die zusätzliche Sicherheitsebene in DocSend schafft Vertrauen zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden. „Wenn ein Kunde eine individuelle Supportlösung benötigt, lädt unser Support-Team die entsprechenden Informationen in Supportordner hoch und teilt vertrauliche Informationen nur mit diesem Kunden“, so der Manager. DocSend bietet sowohl den Mitarbeitern des Unternehmens als auch den Kunden die Gewissheit, dass die Dokumente vor nicht autorisiertem Zugriff geschützt sind. 

Umstieg von DocuSign zur Vereinfachung des Mitarbeiter-Onboardings

Als jemand, der die Sicherheitsrichtlinien und -praktiken im Unternehmen verwaltet, wollte der Technical Security Manager andere Möglichkeiten erkunden, DocSend in seiner eigenen Funktion einzusetzen. Die Cybersicherheit betrifft alle Unternehmensebenen, einschließlich der Rechtsabteilung, der Personalabteilung, der IT-Abteilung und des Kundensupports. Insbesondere müssen alle neuen Mitarbeiter im Rahmen des Onboardings ein internes Richtlinienpaket zum Thema Cybersicherheit unterschreiben und ihre Signatur jährlich erneuern. Der Technical Security Manager war der Ansicht, dass DocSend eine einfachere Möglichkeit darstellen könnte, um Richtliniendokumente von Mitarbeitern signieren zu lassen.

Wenn Sie als neuer Mitarbeiter oder Auftragnehmer angestellt werden, signieren Sie in DocSend ein internes Richtliniendokument. Ich kann nachverfolgen, wer unsere Sicherheitsrichtlinien unterzeichnet hat, die für jährliche Audits erforderlich sind. Das ist eine Sache weniger, um die sich die Personalabteilung kümmern muss.
Technical Security Manager

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Technologieplattform für die Kundeninteraktion

Zuvor verließ sich das technische Sicherheitsteam des Unternehmens auf DocuSign. Diese Lösung war allerdings zu umständlich für ihre Anforderungen. „Die Menge an Optionen und erforderlichen Berechtigungen war überwältigend, wenn ich nur einfache Signaturen von Mitarbeitern einholen musste. Die Benutzeroberfläche und das Benutzererlebnis in DocuSign waren zu umfangreich, und so war es schwer für mich nachzuverfolgen, wer unsere Richtliniendokumente tatsächlich signiert hatte“, erinnerte sich der Manager. Bei DocuSign musste das Team eine zusätzliche Lizenzgebühr für den Zugriff zur Software bezahlen, welche für die benötigten grundlegenden Funktionen für elektronische Signaturen zu kostspielig war. Das Team erkannte jedoch, dass es stattdessen die Features für elektronische Signaturen von DocSend nutzen konnte, die bereits im bestehenden DocSend-Abo enthalten waren. Sie nutzen DocSend bereits, um Dokumente sicher mit Kunden zu teilen, also war es nur sinnvoll, auch die E-Signatur-Funktion der Software auszuprobieren. 

Ich kann DocSend gar nicht genug loben. Mit der E-Signatur-Funktion für mehrere Parteien kann ich in Echtzeit nachverfolgen, wer unsere Dokumente aufgerufen und signiert hat. Diese Erkenntnis erspart mir die Notwendigkeit, bei der Personalabteilung nachzufragen, wer was unterschrieben hat, oder die Unterschriften selbst manuell nachverfolgen zu müssen.
Technical Security Manager

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Technologieplattform für die Kundeninteraktion

Eine nahtlose und kostengünstige Lösung für E-Signaturen für mehrere Parteien zur Nachverfolgung von Richtliniendokumenten zur Cybersicherheit

Nachdem es die E-Signatur-Funktion von DocSend ausprobiert hatte, war das technische Sicherheitsteam beeindruckt davon, wie einfach es war, Dokumente auf sichere Weise über das gesamte Unternehmen hinweg freizugeben. „Sobald ich erfuhr, dass DocSend eine E-Signatur-Funktion für mehrere Parteien umfasst, wusste ich, dass es Zeit war, DocuSign nicht mehr zu verwenden“, so der Technical Security Manager. Im Gegensatz zu DocuSign ist DocSend intuitiv zu bedienen und bietet alles, was das Team benötigt, um über dreihundert Mitarbeiterunterschriften auf internen Richtliniendokumenten zu sammeln. „Wir werden jedes Jahr geprüft und müssen jährlich unternehmensweite Unterschriften für unsere Richtlinie zur Datenspeicherung einholen. Die E-Signatur-Funktion von DocSend für mehrere Parteien gibt uns die Möglichkeit, den Prüfern zu beweisen, dass wir den Datenschutz sehr ernst nehmen. Wir können sogar mit einem Zeitstempel zeigen, wann genau ein Mitarbeiter eine Vereinbarung unterzeichnet hat“, so der Technical Security Manager. Das technische Sicherheitsteam des Unternehmens kann nachverfolgen, wer Dokumente unterzeichnet hat, und sicherstellen, dass das Unternehmen strenge Richtlinien in Bezug auf die Cybersicherheit einhält. 

Ein Blick in die Zukunft: Optimierung des Onboardings und Kundenerlebnisses

Das technische Sicherheitsteam des Unternehmens verwendet DocSend, um das Onboarding zu optimieren, während das Unternehmen weiter wächst. Im nächsten Jahr plant es, die Richtliniendeckblätter mithilfe eines Drittanbietersystems zu vereinheitlichen, um die Versionsverwaltung aufrechtzuerhalten. Darüber hinaus sendet das Kundensupport-Team weiterhin vertrauliche Informationen mit der Gewissheit an Kunden, dass die Dokumente in DocSend mit Passwörtern und ablaufenden Links geschützt sind. Wie der Technical Security Manager mitteilte: „Mein eigenes Team und unsere Support-Teams sind wirklich begeistert von DocSend, und ich weiß, dass diese Begeisterung mit der zukünftigen Skalierung unseres Unternehmens noch weiter zunehmen wird.“

Sicherer Dokumentenaustausch mit Echtzeitanalysen auf Knopfdruck