Sådan beskytter du en PDF med en adgangskode, før du deler den

Siden PDF-filen blev udviklet i 1990'erne, er den blevet et meget populært elektronisk filformat for alle, lige fra professionelle til studerende, pensionister og børn. Det er blevet standard at sende en vedhæftet PDF-file via e-mail – men har du nogensinde overvejet, hvordan du kan beskytte en PDF-fil med en adgangskode?

I så fald er du heldig! I denne vejledning vil jeg gennemgå, hvordan du adgangskodebeskytter en PDF og sporer den , når du har sendt PDF'en.

Mulighed 1: Adgangskodebeskyttelse af PDF-filer

De fleste fagfolk, der sender følsomme dokumenter, f.eks. administrerende direktører og CFO'er, antager, at det er tilstrækkeligt sikkert at føje en adgangskode til en PDF-fil – og i nogle tilfælde er nok til at beskytte din PDF-fil.

Sådan tilføjer du adgangskodebeskyttelse med Adobe Acrobat DC

1. Åbn PDF-filen i Acrobat.

2. Gå til Fil, og klik derefter på "Beskyt med adgangskode".

3. Du kan kun indstille adgangskoden til redigering af PDF-filen eller til visning af den.

4. Indtast din adgangskode, og skriv den derefter igen.

5. Klik på "Anvend."

Sådan tilføjer du en adgangskode ved hjælp af Preview på en Mac

1. Åbn PDF-filen i Preview.

2. Gå til Fil, og klik derefter på "Eksportér".

3. Indtast filnavnet, og vælg derefter "Krypter".

4. Indtast din adgangskode, skriv den igen, og klik derefter på "Gem".

Ved at tilføje en adgangskode til et PDF-dokument begrænser du adgangen til PDF-dokumentet til dem, der kender adgangskoden. Det, der ikke opnås ved at føje en adgangskode til en PDF, er sporing af seere. Som afsender af PDF-filen har du ingen idé om, hvilke modtagere der åbner og bruger PDF-filen.

Når vi nu er ved det, kan du heller ikke være sikker på, hvem der videresender PDF-filen og adgangskoden til andre. Det er nok at sige, at hvis du vil sende en PDF sikkert via e-mail, er det at tilføje en adgangskode nok ikke den bedste måde at gøre på. Du har i bund og grund mistet kontrollen over et PDF-dokument, som du tydeligvis ønskede at kontrollere (og derfor havde du i første omgang valgt adgangskoden!) – i dette scenarie er det ikke til at vide, hvortil PDF-filen og adgangskoden kan blive videresendt.

Den sårbarhed, der er forbundet med denne tilgang, kan virke som et nødvendigt onde for deling af vigtige PDF-dokumenter med stor betydning – men det er det heldigvis ikke.

Mulighed 2: Del PDF-dokumenter via DocSend

DocSend giver virksomhedsledere mulighed for at sende dokumenter sikkert og spore dybdegående engagement fra seere, herunder PDF-filer. Mens vi alle kender til at sende en adgangskodebeskyttet PDF via Gmail eller Outlook, kan du sende virkelig sikre PDF-filer via DocSends Gmail-plugin- eller Outlook-plugin-værktøjer og spore, hvad der sker med dem – lad os gennemgå, hvordan det gøres.

Hvis du gerne vil følge med, kan du komme gratis i gang med DocSend.

Trin 1: Upload dine PDF-filer til DocSend

[uploader]

Det er nemt at uploade filer til DocSend - DocSend er i øjeblikket integreret med Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft OneDrive m.fl., så du kan trække og slippe filer fra hvor som helst. Når du har uploadet din PDF-fil, kan du vedhæfte den til så mange e-mails, som du vil (med Gmail- og Outlook-plugins). Du kan endda uploade din PDF-fil direkte via dit valgte DocSend-plugin, hvis du ønsker det.

1. Gå til fanen Indhold.

2. Vælg "Tilføj indhold" øverst til højre.

3. Vælg en fil fra en af de ovennævnte tjenester eller fra din computer.

4. Dit dokument begynder at blive uploadet og giver dig besked, når det er færdigt. Du kan ændre navnet på uploaden på dette tidspunkt.

Trin 2: Opret et adgangskodebeskyttet link til at dele din PDF-fil

Når du opretter et delingslink til den PDF-fil, du lige har uploadet, kan du angive, om du vil kræve en e-mail for at få vist og muliggøre download. Hvis du klikker på "Vis avancerede indstillinger", kan du også tilføje en udløbsdato for linket og beskytte PDF-filen med en adgangskode.

Du kan derefter kopiere og dele dit link til din PDF-fil i en e-mail!

(Bemærk: Hvis du vil spore engagementet og videresendelsen af dette link, skal du oprette ét link pr. konto, kundeemne eller person, som du deler din PDF-fil med. Mere om det senere!)

For at opnå en endnu mere sikker sendeoplevelse kan avancerede brugere kræve seerbekræftelse. I dette scenarie vil seeren blive bedt om at indtaste sin e-mailadresse og skal klikke på et link, der sendes til denne e-mail, for at få adgang til PDF-filen.

Du kan også uploade og vedhæfte din PDF-fil til en e-mail med DocSends Gmail- og Outlook-plugins

Hvis du hellere vil uploade og dele din PDF-fil som en vedhæftet fil uden at forlade Gmail eller Outlook, kan du gøre det ved hjælp af DocSend-plugins til Gmail og Outlook. Her er linket til at vedhæfte en uploadet PDF-fil ved hjælp af Gmail-plugin'et, og her er linket til at vedhæfte en uploadet PDF-fil ved hjælp af Outlook-plugin'et.

Trin 3: Deaktiver og genaktiver linkbaseret adgang efter behov

Med få klik kan du begrænse adgangen til din PDF-fil ved at deaktivere og/eller genaktivere de DocSend-links, du har oprettet. Du kan finde en detaljeret gennemgang af denne proces i vores artikel i hjælpecentret om opdatering af linkindstillinger.

Hvordan redigerer og underskriver man en PDF i Gmail? Nemt, tilføj en e-signatur med DocSend

Når du har uploadet dit PDF-orddokument, en fil fra Google Docs, Dropbox, de PDF-dokumenter, du har gemt i Acrobat, eller en anden arbejdsgang-integration i DocSend, kan du tilføje e-signatur direkte i DocSend, inden du sender det, for at strømline din proces.

I DocSend kan du underskrive PDF-dokumenter eller tilføje elektroniske signaturer til individuelle filer (ikke Excel eller URL-uploadede filer) og filer i et DocSend-område-arbejdsområde. Med Signable-dokumenter kan brugerne konvertere og dele dokumenter sikkert fra DocSend, hvilket giver brugerne mulighed for at spore besøg og indsamle underskrifter på de fleste enheder. E-signatur-funktionen giver den ene part mulighed for at underskrive, og den er juridisk bindende for begge parter. Når du har sendt dine anmodninger om underskrift, kan modtagerne tilføje deres digitale underskrift ved at klikke på et link i deres Gmail-konto, e-mailunderskrift, G Suite, en pop-op, sidepanel eller andre steder, hvor du kan dele dit dokumentlink. Underskrivere kan tilføje deres digitale underskrift direkte i det underskriftfelt, som du føjer til PDF-dokumenter, der sendes som et DocSend-link. Disse PDF-signerede dokumenter spores i din DocSend-konto med historik og revisionsspor, så du kan holde dem sikre og kontrollerede. Dette fungerer også i DocSend-mobilwebversionen af Chrome og Safari i iOS og Android. I denne artikel i hjælpecenter kan du læse mere om, hvor nemt det er at oprette og dele signerbare PDF-dokumenter med e-signatur-funktionen.

Sådan sporer du dit dokument

Så du har uploadet din PDF-fil til DocSend, oprettet et link med alle de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger, og nu har du sendt den af sted – hvad nu? Hvis du bekymrer dig nok om indholdet af din PDF-fil til at sikre den, bekymrer du dig sikkert også om, hvordan den bliver modtaget og læst.

Hvis det er tilfældet, har jeg gode nyheder: Ved at oprette og sende individuelle DocSend-links til hver modtager eller gruppe af modtagere er du allerede godt på vej til at spore dit sikre PDF-dokument. Lad os se på et eksempel på, hvordan du kan overvåge engagement.

Du vil først modtage meddelelser om øjeblikkelig læsning, når dit dokument vises. En oversigt over disse meddelelser vil også være tilgængelig under fanen "Ydeevne", når du klikker på en bestemt fil eller et PDF-dokument i DocSend.

Desuden kan du se, hvor seerne har brugt deres tid, side for side eller slide for slide. Afhængigt af indholdet og formålet med PDF-filen kan dette være utroligt oplysende. Som det er tilfældet med læsemeddelelser, er der også en oversigt over engagementet til rådighed, når du klikker på en bestemt fil eller et bestemt dokument i DocSend.

Der er en række yderligere målinger og mål for engagement, som du kan spore i DocSend. Jeg opfordrer dig til at starte din gratis prøveversion af DocSend, sende PDF-filen ud og udforske de indsigtsfulde ydeevneindikatorer, så meget som du har lyst til!

Har du spørgsmål om DocSend-værktøjer eller om, hvordan du bedst konfigurerer din konto? Du er velkommen til at tjekke DocSend-hjælpecenteret eller give vores supportteam et kald.