Sådan gør du din bestyrelsespræsentation til noget helt særligt

En bestyrelsespræsentation er den administrerende direktørs eller CFO'ens mulighed for at tale direkte til bestyrelsen. Det er din chance for at få dem til at forstå din vision, sikre støtte fra dem til finansielle behov og projekter og forklare virksomhedens resultater.

Men du kan kun opnå alt det, hvis bestyrelsesmedlemmerne rent faktisk er engagerede i den præsentation, du giver. Derfor er det vigtigt at skabe og fremlægge en overbevisende præsentation til bestyrelsen. En, der virkelig vækker bestyrelsesmedlemmernes interesse og får dem til føle sig engagerede i, hvad der skal ske fremover.

Det kræver mere end bare karisma at levere sådan en præsentation. Alt i præsentationen skal bygges op omkring at fortælle en sammenhængende historie, lige fra dine udvalgte emner til dine talefærdigheder. Sådan får du styr på alle tre aspekter af en overbevisende præsentation.

Emner, du skal dække i din bestyrelsespræsentation

Det første skridt mod at levere en fremragende bestyrelsespræsentation er at dække de emner, som bestyrelsesmedlemmerne virkelig går op i. Når du fremlægger en præsentation om et helt kvartal eller endda et år, kan du dække et uendeligt antal emner. Men du bør ikke præsentere hver eneste lille detalje om, hvad virksomheden har gjort, eller vise samtlige målinger, du har foretaget.

I stedet bør din præsentation fokusere på disse fem kategorier:

• De seneste data om ydeevnen og alle resultater, du ønsker at understrege: Her er det vigtigt at fremhæve parametrene, som bestyrelsesmedlemmer forstår og interesserer sig for. Disse målinger kan variere fra virksomhed til virksomhed, men KPI’er som månedlig tilbagevendende omsætning (MRR), frafald og nye tilmeldinger eller kundevækst er altid sikre valg. Det er essensen i din virksomheds resultater.
• Forklaringer af disse data: Når du har fremvist tallene, er det vigtigt at sætte dem i kontekst og forklare dem i forhold til tid (f.eks. ændringer fra måned til måned), virksomhedens mål, jeres konkurrenter og meget mere. Når du iscenesætter datadiskussionen på denne måde, bliver det lettere for bestyrelsesmedlemmer at forstå tallene og hvad de betyder i det store hele.
• Forklaringer på fejlslagne målsætninger eller KPI’er: Hvis du fokuserer dine data omkring de mål, din virksomhed har sat sig (såsom at nå en million kunder), og du har nået eller overgået dem alle, er det fantastisk. Men hvis du ikke nåede nogle af de mål, du havde sat dig, er det vigtigt at forklare, hvorfor det skete, og du bør ridse dine planer for forbedringer op.
• Kommende projekter og hvad du har brug for fra bestyrelsen for at gøre dem til en succes: Bestyrelsespræsentationer handler ikke kun om at forklare tidligere tal. De er også din mulighed at lægge grundlaget for fremtidige projekter, der kræver bestyrelsens opbakning eller økonomiske støtte.
• Områder, hvor du har brug for bestyrelsens ekspertise og rådgivning: Når alt kommer til alt, er bestyrelsens rolle at levere ekspertise og hjælpe dig med at gøre virksomheden til en succes. Hvis der er specifikke områder eller projekter, hvor du er nødt til at læne dig mere op ad deres input, bør du fremhæve disse i din præsentation.

Sådan skaber du overbevisende og brugbare slides

Når din præsentation er bygget op omkring de rette emner, er det næste skridt at sikre, at dine slides er engagerende og nyttige (med hensyn til at skabe et flow i præsentationen og fastholde bestyrelsesmedlemmernes opmærksomhed). Dette kan gøres på nogle forskellige måder.

Dine slides til bestyrelsespræsentationer bør gøre rigelig brug af visuelle virkemidler. Nøglen her er at vælge de rette billeder, som kan bidrage til præsentationen i stedet for gøre tingene uklare og distrahere fra de oplysninger, du præsenterer. Her er nogle gode visuelle elementer, du kunne tilføje:

• Visuelle repræsentationer af data: Disse kan hjælpe med at kontekstualisere data om tidsperioder, virksomhedens mål og hvordan konkurrenterne klarer sig.
• Eksempler på materialer, der kan illustrere en bestemt strategi: Det kunne f.eks. være et skærmbillede af dit redesignede website eller af en bestemt annonce på sociale medier, der viser din SoMe-strategi i aktion.

Når du tilføjer visuelle elementer på denne måde, hjælper det også med at holde teksten på et minimum. Vi anbefaler at følge 5/5/5-reglen som retningslinje:

• Hver tekstlinje skal bestå af 5 eller færre ord
• Hver slide skal indeholde 5 eller færre tekstlinjer
• Præsentationen bør ikke have mere end 5 slides med meget tekst i træk

Husk: Dine slides fungerer som noter til præsentationen. De skal ikke indeholde alt ned til mindste detalje.

Med det i tankerne er det næste skridt at sikre, at dine slides er organiseret på en logisk måde og overholder den dagsorden, du har sat (og forhåbentlig delt med bestyrelsen i forvejen). Nøglen her er at lade præsentationen diktere dine slides, og ikke omvendt.

Du kan måske nok spare et par minutter på at bruge den samme skabelon til hver bestyrelsespræsentation, men det er mere effektivt at angribe hver præsentation som noget helt nyt. Dermed mener vi, at du skal udvælge de rette slides meget nøje og altid være klar til at slette dem, der ikke støtter eller underbygger præsentationen. Se din bestyrelsespræsentation som et skuespil i tre akter – den skal altså have en klar begyndelse, midte og slutning. Dette den mest logiske måde at organisere en præsentation til bestyrelsen på:

1. Fremvis tidligere resultater og indsatser
2. Beskriv din strategi og dine mål fremadrettet
3. Gå i dybden med den praktiske del af, hvordan strategien skal udføres for at nå de ønskede mål

Sådan taler du bedst under din bestyrelsespræsentation

Nu, hvor du har styr på materialet til præsentationen, skal vi lige have en snak om, hvordan du rent faktisk skal udføre den. Hvis taleteknikken og præsentationsevnerne ikke er i top, kan det tage livet af en solid præsentation meget hurtigt. Hvordan du præsenterer, er lige så vigtigt som, hvad du fremlægger.

Kort er godt

Din præsentation skal være kortfattet. Det er den bedste måde at holde den på sporet. Som vi nævnte ovenfor, bør bestyrelsespræsentationer være et overblik over virksomhedens resultater og planer. Det vil altså sige, at din præsentation skal lægge ud med kortfattede oplysninger på et overordnet niveau. Dermed kan du være forberedt på mere dybdegående spørgsmål, der måtte opstå.

Hvor kort er kort? I Inc. argumenterer tech-journalisten John Brandon for, at ingen præsentation kræver mere end syv minutter. Det er måske lidt ekstremt, især når du skal opsummere et helt kvartal eller år, men vores erfaring er, at 30 minutter er en god tidsramme for en præsentation.

Kend dit publikum

En god præsentation er ikke bare et sæt overordnede bedste praksisser, der kan overføres til enhver præsentation eller bestyrelse. Udgangspunktet for den virkelig gode bestyrelsespræsentation er, at du kender og forstår dit publikum og, hvilke oplysninger de er interesserede i. Det betyder, at du skal kende hvert bestyrelsesmedlems baggrund.

Kommer de fra finansverdenen? Har de karrierer inden for markedsføring? Hvilke forkortelser og branchebegreber vil sandsynligvis forvirre dem? Deres baggrund kan være med til at afgøre, hvad de vil interessere sig for. Det kan hjælpe dig med at identificere, hvilke områder af din præsentation du skal gå mere i dybden med end andre. Denne viden kan også gøre dig i stand til at formulere præsentationen på et sprog, de kan relatere til.

Dette aspekt af præsentationer til bestyrelsen er ofte en kontinuerlig proces. Du kan finde ud af en hel del om bestyrelsesmedlemmerne ved at undersøge deres biografier eller LinkedIn-sider, men du vil også lære meget om dem ved at interagere med dem.

Øv dig grundigt, og vær menneskelig

Når der er meget på spil i en bestyrelsespræsentation, er det let at blive stresset og ende med at bruge al tiden på at læse ordret op fra dine slides. Det er ikke ligefrem grobunden for en overbevisende eller engagerende præsentation.

Du skal hellere bruge mere tid på at øve dig (så du ikke behøver at læne dig så meget op ad dine slides) og fokusere på at have en menneskelig samtale i stedet for at levere en enetale. Ifølge Harvard Business Review handler det om at finde det rette niveau af forberedelse, så du føler dig selvsikker uden at blive for indstuderet.

Derudover er det vigtigt, at du ser bestyrelsen som en gruppe af ligesindede, og ikke som dem, der sidder på pengekassen, eller en gruppe overmenneskelige succeshistorier. Når du interagerer med dit publikum og skaber en samtale, kan du opmuntre til mere samarbejde og give en præsentation med et godt flow.

Gør din bestyrelsespræsentation til noget helt særligt

Bestyrelsespræsentationer er en af de vigtigste måder, du kommunikerer med din virksomheds bestyrelse på. Derfor er en veltilrettelagt og engagerende præsentation et af de allerbedste værktøjer, du har til rådighed for at skabe en åben dialog, som alle får noget ud af. Den dialog gør det lettere at få input til centrale udfordringer, få folk med på nye projekter og sikre støtte til eventuelle økonomiske behov.

Send din præsentation til bestyrelsesmedlemmerne i god tid sammen med de andre materialer i bestyrelsespakken. DocSend gør det nemt at sende alle disse dokumenter på en sikker måde, der kun kræver et enkelt link

Når du følger ovenstående tip, vil du være godt på vej mod at levere en strålende præsentation til bestyrelsen. En, som virkelig fremhæver dine resultater og styrker forholdet mellem topledelsen og bestyrelsen.