Hvordan dokumentanalyser kan bruges til brede medieoplæg
Før 104 West brugte DocSend, organiserede og forvaltede de deres medierelationer på tværs af forskellige lister, Google Drev-mapper og dokumenter. Det var både besværligt og tidskrævende at vedligeholde en løbende liste over pitches, presseudkast og mediekits for hver kunde. “Som kundeansvarlig stræber jeg altid efter at give vores kunder gennemsigtighed i vores pitchproces og status. Vi kan generelt set kun dele temmelig utvetydige fremskridt med vores pitches. Enten har vi pitchet uden at få svar endnu, eller også har vi pitchet og fået et svar. Det fører til en del hypoteser fra vores side omkring hvornår og hvordan det er bedst at følge op på de mediekontakter, som vi ikke hører fra,” fortæller Laura Kubitz, kundeansvarlig hos 104 West.
Når du pitcher en historie til en målrettet liste af medier, der kunne passe godt til en historie, kræver det en række faktorer at få journalisternes interesse og opbakning, herunder en overbevisende historie, et eksisterende arbejdsforhold og selvfølgelig også en snert af held. Timing, igangværende projekter og nyhedscyklussen kan alle påvirke, om medierne har interesse i en historie og vil bruge den. 104 West bruger DocSend til at hoste det indhold, de præsenterer, f.eks. en pressemeddelelse eller noget indhold, med ét unikt, sporbart link pr. historie, så de kan få en samlet analyse af den mængde interesse, som et bestemt pitch genererer. Dette giver 104 West mulighed for at forudse den forventede interesse, men også om de bør forsøge sig med en ny vinkel eller gå efter en anden gruppe medier.
“Med DocSend kan jeg nu give vores kunder en langt mere håndgribelig og præcis statusrapport om vores pitches. Har medierne kigget på dem, hvor meget er de gået i dybden med dem, og har de delt dem med kolleger? Det giver os mulighed for at henvende os strategisk til specifikke medier, fordi vi ved, at de har interageret, og proaktivt foreslå de bedste næste skridt,” siger Laura.
Ét enkelt og sikkert link til vedligeholdelse og distribution af kundernes mediekits
104 West maintains their client’s media kits to ensure that the imagery and copy that’s published about each client is the most accurate and up-to-date. Previous to DocSend, Allison Heard, 104 West’s Creative Services Manager, would maintain a Google Drive folder per client and at times even per media outreach, in order to ensure that the relevant stakeholders saw all of - or only - what they should see. With Google’s limitations in user provisioning and secure sharing, this led to having to manage multiple media kits per client based on the pitch. At other times, media kits were shared as an email attachment but many times the files were too large causing delivery issues and lag time or confusion during a critical time.
“Nogle gange ønsker vi kun at dele en bestemt video eller en specialfremstillet grafik med medierne. Det kan også være, at vi ønsker at dele et andet detaljeringsniveau med én mediekontakt i forhold til en anden. Vi endte med at oprette flere mapper for et enkelt kundepitch, hvilket skabte intern forvirring og førte til problemer med, at vi ikke havde én samlet sandhedskilde,” husker Allison.
“With DocSend, we’re able to easily maintain our client’s media kits in Spaces - a central, secure place. The link is always live and up-to-date, so I no longer have to worry about media having an outdated logo or incorrect boilerplate, and we can also provide different levels of access or custom views to different sets of media contacts. This is a game-changer for us when it comes to ensuring we have the right information in front of the right folks,” shares Allison.
104 West manages their client's media kits in DocSend
Håndtering af en historie med embargo gennem sikker deling
For 104 West, managing embargoed stories can be tricky when sharing a highly anticipated or highly classified bit of information or upcoming story. Prior to DocSend, this was managed over email either with an attachment or Google Doc link. Although Google Docs is great for real-time editing and collaboration, when it comes to securely pitching highly anticipated information, a link or PDF attachment in the wrong hands can ruin a story's debut.
“Med DocSend kan vi sikre vores pitches med embargo ved at kræve en e-mail for at kunne se dem. Selv hvis linket videresendes til en anden person, får vi besked om det, og personen kan heller ikke se det uden at oplyse sin e-mailadresse. Det giver os ikke kun en stor sikkerhed for, at en historie ikke kan blive lækket, men også indsigt i mediernes interaktion og forbrug af vores aktuelle pitch,” siger Brian Mast, Managing Partner, 104 West.
With DocSend, we have real-time insights as to which part of our story resonates – or not. With these insights we are building better relationships with the press and providing better transparency, media strategy, and overall service to our clients.
En ny indgangsvinkel til kunde- og medierelationer
Med DocSend er 104 West nu i stand til mere proaktivt at administrere medierelationer og give deres kunder en mere detaljeret og specifik indsigt i deres proces og strategi for pitching. Med sikker deling i realtid, sporing og vedligeholdelse af kundemateriale kan 104 West bruge mere tid på at finde den rigtige vinkel på historien end på opfølgning.
“DocSend har forandret den måde, hvorpå vi præsenterer og deler oplysninger med medierne. Den bedste måde, vi kan samarbejde med medierne på, er at give dem relevante og værdifulde oplysninger. Vi har nu en øjeblikkelig indsigt i, hvilken del af vores historie der giver genklang – eller ikke gør det. Med disse oplysninger opbygger vi bedre relationer med pressen og leverer bedre gennemsigtighed, mediestrategi og overordnet service til vores kunder,” konkluderer Brian.
