Aquamarine beskytter deres interne og eksterne investeringsrelaterede kommunikation med Dropbox og DocSend

Med funktioner fra både Dropbox og DocSend kan Aquamarine nemt synkronisere, dele og beskytte følsomme økonomiske dokumenter

Baggrund

Aquamarine er et investeringspartnerskab med inspiration fra de oprindelige Buffett-partnerskaber fra 1950'erne. Selskabet drives af Guy Spier, som følger en nøje kopi af reglerne for det oprindelige Buffett-partnerskab. Investeringsfonden, der forvalter millioner af dollars i aktiver og oplever en støt vækst, er afhængig af DocSend til at håndtere kommunikation med potentielle kunder og andre eksterne parter på en sikker måde.

Udfordringen

David Jud, økonomichef hos Aquamarine, fortæller, at hans organisation var afhængig af forældede systemer til opbevaring og intern deling af filer mellem globale teams, inden de begyndte at bruge Dropbox og DocSend. Teamet ledte også efter en mere sikker metode til ekstern deling og sporing af hvidbøger med investorer, potentielle kunder og andre eksterne parter.

Løsningen:

David valgte Dropbox' løsning til filsynkronisering og DocSends platform til sikker deling af dokumenter for at samle organisationens indholdsopbevaring og til sikkert at kunne dele kommunikation med potentielle kundeemner og andre eksterne parter.

En mere ubesværet måde at synkronisere og dele filer med Dropbox på

Som en del af et globalt fordelt team i højt tempo, der administrerer en investeringsfond, indgår David hele tiden i samarbejde med andre teammedlemmer og kommunikerer med investorer, potentielle kunder og andre eksterne parter. Aquamarine brugte oprindeligt ældre software til at gemme og sikkerhedskopiere filer. “Vi oplevede mange problemer med vores gamle system til filopbevaring. Vi kunne ikke dele filer med personer uden for virksomheden eller se dokumenter, der blev åbnet i en browser”, fortæller David. David tilføjer, at det var “svært for os at kommunikere med personer uden for vores organisation” uden en platform til sikker deling af dokumenter. Teamet hos Aquamarine havde brug for et cloudbaseret system til synkronisering og opbevaring af filer fra hvor som helst.

Da organisationen skiftede til Dropbox for år tilbage, oplevede de straks fordelene ved et specialudviklet system, der automatisk sikkerhedskopierer deres vigtigste dokumenter og investeringsanalyser. “En medarbejder i teamet i USA kan arbejde på investeringsanalyse, mens et teammedlem i Schweiz kommenterer på det samtidig”, fortæller David. Dropbox er blevet teamets foretrukne platform til filopbevaring, som gør det nemmere at samarbejde, uanset hvor de er. “Vi er rigtig glade for Dropbox”, tilføjer David.

Dropbox gør det nemmere for os at synkronisere vigtige dokumenter til skyen direkte fra vores computere. Jeg har derfor altid adgang til den mest opdaterede fil, uanset hvor jeg arbejder fra.
David Jud

David Jud

Finanschef, Aquamarine

Sikker deling af hvidbøger i DocSend

David kan uploade dokumenter til DocSend og oprette beskyttede links, så personer uden for organisationen kan tilgå hvidbøger, rapporter og faktaark. Filerne i DocSend er beskyttet ved hjælp af en hvidliste med e-mailadresser, udløbsdatoer og ekstra adgangskodebeskyttelse, hvilket begrænser adgangen til akkrediterede personer. Disse dokumenter, der oprindeligt blev opbevaret i Dropbox til internt samarbejde, deles derefter eksternt ved hjælp af DocSend. Modtagere skal underskrive en fortrolighedsaftale i DocSend med et enkelt klik, inden de kan åbne et dokument. Aquamarines fortrolighedsaftale er integreret i dokumentvisningen i DocSend, hvilket fjerner behovet for at administrere flere dokumenter og links. Denne sikkerhed giver ikke kun Aquamarine ro i sindet, men giver også en problemfri brugeroplevelse.

Med DocSends fortrolighedsafale kan vi dele brancheundersøgelser med fagfæller med et klik på en knap. Fondsforvaltere og investorer kan få adgang til deres underskrevne fortrolighedsaftaler efter gennemførsel, hvilket giver et nemt revisionsspor.
David Jud

David Jud

Finanschef, Aquamarine

Sporing af brugerinteraktioner med lederskab

Guy Spier, partner i Aquamarine, lancerede en podcast kaldet Education of a Value Investor under coronapandemien. Podcasten er inspireret af hans bog af samme navn, og Spier har samtaler med indflydelsesrige ledere, der dækker alt fra investeringsstrategi til mindfulness, maskinlæring og meget mere. Podcasten er blevet en vigtig del af, hvordan virksomheden skaber opmærksomhed og udbygger sit netværk.

Selvom Spier og hans team producerede værdifuldt indhold, var det svært at holde styr på individuelle brugerinteraktioner blandt lyttere, der tilgik materialet hos en tredjepartsvært.

David løser denne udfordring på en innovativ måde ved at inkludere podcastudskrifter i DocSend i beskrivelsen af hvert afsnit. “DocSend er utrolig praktisk. Vi uploader vores podcastudskrifter til unikke DocSend-links, og hver seer angiver sin e-mailadresse, inden vedkommende læser dem”, fortæller David. Helt nye lyttere, der interagerer med udskifterne, bliver ofte aktive medlemmer af Aquamarines netværk. Med DocSend kan David holde styr på disse potentielle brugere og deres rejser over tid, og han kan samtidig forbedre den overordnede lytteroplevelse ved at give adgang til podcasten i et alternativt format. “Jeg kan modtage beskeder, hvis visse episoder opnår succes, og jeg kan se, hvem der interagerer med vores indhold”, fortæller David. DocSend gør processen omkring indholdskontrol intuitiv, så alle i virksomheden kan oprette kontrolleret indhold og følge lytternes engagement over tid, uanset deres tekniske markedsføringsbaggrund.

DocSends intuitive integration med Salesforce

DocSends integration med Salesforce gør det nemmere for David at spore brugernes interaktioner med indhold. David bruger megen tid i Salesforce og er begejstret for, at alle seerinteraktioner med investoranalyser i DocSend også afspejles i oplysningerne på kontoniveau i Salesforce. “Det sparer mig for en masse tid, at jeg ikke behøver at skifte frem og tilbage mellem to forskellige softwareprogrammer. I Salesforce kan vi se, hvordan personer interagerer med de dokumenter, vi sender ud”. For David er Salesforce den eneste kilde til sandhed. DocSend forbedrer de grundlæggende indblik, han får fra Salesforce, med “mere detaljerede data om, hvordan kontaktpersoner interagerer med vores indhold”, tilføjer David.

Virtuelle datarum forbedrer investorkonferencer

Guy Spier afholder en årlig konference med fagfæller for at dele opdateringer om deres investeringsanalyser. Deltagerne præsenterer deres resultater, og disse præsentationer er fortrolige, så de skal opbevares i et sikkert virtuelt miljø.

David bruger DocSends virtuelle datarum til opbevaring af konferencemateriale og præsentationer, som deles med mødedeltagerne. “Det er meget nemmere for os at bruge et DocSend-datarum til opbevaring af alle konferencepræsentationerne i stedet for at skulle sende 20 unikke links til hver deltager”, fortæller David. Det er kun den godkendte liste over deltagere, der kan tilgå præsentationer inden mødet i et brugervenligt datarum.

Aquamarine har strømlinet en måde at opdatere, administrere og dele indhold på med en kombination af Dropbox og DocSend – uanset om det er internt eller eksternt. “Dropbox og DocSend giver os mulighed for at være utrolig organiserede og proaktive omkring al vores indholdsstyring”, fortæller David.

Sikker dokumentdeling med analyser i realtid lige ved hånden