BioscienceLA bruger DocSend til at dele ekstern kommunikation med deres bestyrelse og partnere på en sikker måde

Baggrund

BioscienceLA blev grundlagt i 2018 og er en innovationskatalysator for innovation inden for biovidenskab og sundhed i Los Angeles og omegn, der skaber flere muligheder for finansiering, plads og talent samt formidling og oplysning. Den uafhængige nonprofitorganisation sikrer, at Los Angeles har et samarbejdsorienteret og velfungerende økosystem, der omfatter alle aspekter af biovidenskaben i det sydlige Californien. Organisationen begyndte at bruge DocSend til sikker deling af følsomme finansielle oplysninger med bestyrelsesmedlemmer, formidling af programoplysninger til programdeltagere og udførelses af partnerskabsaftaler med deltagende organisationer.

Udfordringen

David J. Whelan, administrerende direktør i BioscienceLA, indikerer, at organisationen plejede at dele følsomme oplysninger med sine bestyrelsesmedlemmer via vedhæftede filer i e-mails, inden de begyndte at anvende DocSend. “Vi havde brug for en mere sikker metode til at dele følsomme økonomiske og strategiske oplysninger med vores bestyrelse. Vedhæftede filer gik tabt eller var svære at åbne på mobilen, så der måtte være en bedre måde at gøre det på”, fortæller Dave.

Løsningen:

Dave valgte DocSends platform til sikker deling af dokumenter for sikkert at kunne dele kommunikation med organisationens bestyrelse og deltagerne i onboardingprogrammet for et nyt praktikprogram.

Sikker opbevaring af interne dokumenter med Dropbox

Da Dave først kom til BioscienceLA som administrerende direktør, ville han gerne sikre, at hans team nemt kunne samarbejde eksternt. Dave var en af de første til at bruge Dropbox og vidste derfor, at det var den rigtige løsning til filsynkronisering og -opbevaring i skyen. Dave og hans organisation anvender Dropbox til opbevaring af alle deres interne filer, så de kan opretholde fokus på deres mission. Det gælder alt fra oprettelse af programplaner, finansielle planer og interne noter. “Det er meget nemt for os at tilgå de planlægningsdokumenter, vi har oprettet i Dropbox – uanset hvor vi er. Vi er ved at åbne et nyt kontor i Culver City, så det er vigtigt for os at kunne tilgå vores filer på sikker vis, selvom vi er på farten”.

En mere sikker måde at dele kommunikation med eksterne bestyrelser i nonprofitorganisationer

Dave ville gerne sikre, at alle følsomme oplysninger var beskyttet ved deling af oplysninger uden for organisationen. Dave ønskede især at beskytte de følsomme filer, som han deler med nonprofitorganisationens bestyrelse. “Jeg deler præsentationer og finansielle oplysninger med vores bestyrelse før og efter møderne. Jeg ønskede at tilføje ekstra sikkerhedsforanstaltninger for at sikre, at disse materialer ikke kunne falde i de forkerte hænder”, fortæller Dave.

Selvom andre løsninger til deling af dokumenter nemt kan tilgås af tredjeparter, kan Dave beskytte sine følsomme dokumenter ved at tilføje en adgangskode og kræve e-mailadresser for at få adgang til PowerPoints, PDF-filer, Excel-dokumenter og Word-dokumenter, som han deler i DocSend.

Ubesværet opdatering af kommunikation med bestyrelsen

Dave plejede førhen at sende vedhæftede filer, når han sendte dagsordener til bestyrelsesmedlemmer. “Det var ikke holdbart for os at sende disse materialer som vedhæftede filer, da jeg nogle gange havde brug for at opdatere dagsordenen og ikke ønskede, at de opdaterede versioner skulle gå tabt”, fortæller Dave. Dave ville gerne opretholde en så koncis kommunikation med bestyrelsesmedlemmerne som muligt og valgte derfor at anvende DocSend, så han nemt kunne opdatere dokumenter uden at skulle gå tilbage og opdatere det oprindelige link. “Det er en meget mere respektfuld måde at kommunikere med vores bestyrelsesmedlemmer på, hvor jeg nemt kan gå ind og foretage rettelser eller opdateringer med DocSend uden at skulle give alle besked”, fortæller Dave.

Onboarding af programdeltagere ved hjælp af virtuelle datarum

BioscienceLA har en mission om at fremme kapaciteten for og tempoet i udviklingen inden for biovidenskab og tilbyder derfor et BioFutures Internship Program, der giver studerende fra underrepræsenterede baggrunde mulighed for at komme i subsidieret praktik hos biovidenskabelige organisationer i Los Angeles-området.

Når en virksomhed accepterer at få en praktikant, får de deltagende virksomheder tilsendt deres egne unikke DocSend-områder, som indeholder programmaterialer og deltagerkontrakter. Praktikanterne får også et tilpasset område med individualiserede dokumenter, der er relateret til programmet. Indholdsportalen indeholder alt, som partnerne skal vide om praktikprogrammet, herunder tidsplaner og ansvarsområder. Dette forhindrer, at materialer går tabt, og det giver en mere personlig oplevelse for partnerskabsorganisationen og praktikanten. Med DocSend kan BioscienceLA nemt oprette en organiseret onboardingproces og overordnet programoplevelse for både partnerskabsorganisationer og praktikanter.

Udførelse af partnerskabsaftaler med DocSends e-signatur

Virksomhedspartnere, der deltager i BioscienceLAs praktikprogram, kan underskrive deres partnerskabsaftaler ved hjælp af DocSends e-signatur. Når en praktikant er blevet optaget i programmet, kan vedkommende på samme måde underskrive sine aftalekontrakter i DocSend. Både de studerende og partnerne kan nemt gennemgå alle onboardingdokumenter, der beskriver deres ansvarsområder i programmet, og underskrive deltagelsesaftaler ved hjælp af DocSends e-signatur. Dave sparer tid ved nemt at trække og slippe tilpassede underskriftsfelter i DocSend for at indhente underskrevne deltageraftaler.