Bond optimerer deres ansættelses- og onboardingproces med DocSend og Dropbox

Teamet hos Bond mere end fordobles hvert år, så de manglede en sikker metode til at sende og spore præsentationer og opgaver med potentielle jobkandidater.

Baggrund

Bonds mission er at fremskynde den finansielle udvikling og adgangen til kapital. Bond gør det nemt for virksomheder at tilbyde finansielle produkter ved at gøre integrationer til banker og finansielle virksomheder, der ofte er ret gammeldags, mere intuitive. Bond står over for massiv vækst og har brug for hurtigt at ansætte nye medarbejdere. Derfor anvender de DocSend til sikker deling af oplysninger med potentielle jobkandidater under jobsamtaler og ansættelsesprocessen.

Udfordringen

Inden Brittney Harvey, rekrutteringsmedarbejder hos Bond, begyndte at bruge DocSend, udsendte hun rekrutteringsark og hjemmeopgaver til åbne stillinger til jobkandidater, enten som vedhæftede filer i en e-mail eller som filer på Google Drev. Brittney var ofte bekymret for, at oplysningerne skulle falde i de forkerte hænder, i den meget følsomme branche og på det konkurrenceprægede marked. Det gjorde, at hun ledte efter en mere sikker løsning til deling af eksterne dokumenter under ansættelsesprocessen.

Løsningen:

Teamet valgte DocSends løsning til sikker deling af dokumenter til at beskytte følsomme præsentationer og casestudier, der blev sendt til kandidater under ansættelsesprocessen.

Kontrol af adgang til fortrolige dokumenter med kandidater

Det er ikke bare sådan lige at skabe en ansættelsesfunktion i en voksende nystartet virksomhed. Brittney ønskede at fokusere på sikkerhed og brugervenlighed, når hun skulle dele oplysninger med kandidater. Brittney sender et oversigtsark, der fortæller en smule om virksomheden og produktet, under den indledende samtaleproces. Nogle gange kan kandidater være til samtale hos konkurrerende virksomheder eller komme fra lignende brancher, og derfor var det vigtigt, at beskytte disse produktark, så de ikke faldt i de forkerte hænder.

Det er fantastisk, at jeg kan kræve en e-mailadresse ved visning af dokumenter. Hvis et DocSend-link skulle falde i de forkerte hænder, og jeg ser en ukendt e-mailadresse, kan jeg hurtigt slette adgangen til dette link.
Brittney Harvey

Brittney Harvey

Rekrutteringsmedarbejder, Bond

Med DocSend kan Brittney opretholde sikkerheden og kontrollere, hvem der tilgår virksomhedens oplysninger. “Jeg elsker de e-mailmeddelelser, jeg får. Jeg kan krydstjekke for at kontrollere, at de kandidater, der ser dokumenterne, faktisk er opført i vores system til sporing af ansøgere”, fortæller Brittney. Hvis Brittney skal foretage en opdatering af et dokument efter at have sendt det, kan hun nemt foretage rettelsen én gang, hvorefter versionen af filen ændres automatisk. Brittney ved derfor, at hun altid sender den mest opdaterede version af sit ansættelsesmateriale.

Opfølgning med interesserede kandidater på rette tidspunkt

Jobmarkedet oplever en stigning i antallet af ansøgninger som aldrig før på grund af fremskyndelsen af fjernarbejde og øget fleksibilitet for jobsøgende. For rekrutteringsmedarbejdere kan det gøre en utrolig forskel, om man følger op med interesserede kandidater på det rette tidspunkt. Inden Brittney begyndte at anvende DocSend, havde hun svært ved at vurdere, hvilke kandidater, der virkelig var interesserede i en stilling. Med DocSends analyser får Brittney sidebaserede analyser og meddelelser, når nogen ser et dokument, hun har delt. Brittney kan bruge disse oplysninger til at følge op på det rette tidspunkt. Jo hurtigere Brittney kan følge op med en kandidat, mens vedkommende stadig har Bond i tankerne, jo større er sandsynligheden for, at hun får et positivt resultat.

Jobmarkedet er helt vildt lige nu. Jo hurtigere vi kan bevæge os, desto hurtigere kan vi få fat i de største talenter. Et værktøj som DocSend er vigtigt, hvis vi skal kunne rekruttere på konkurrencedygtige vilkår.
Brittney Harvey

Brittney Harvey

Rekrutteringsmedarbejder, Bond

25 % større kandidatinteraktion og opretholdelse af en fair ansættelsesproces

Når en kandidat har klaret sig gennem de indledende processer, vil vedkommende normalt få udleveret en hjemmeopgave. Dette afhænger dog af stillingen. Brittney har tidligere delt opgaver med kandidater som et Google-dokument. Hun indså imidlertid, at “[hun] ikke kunne holde styr på, hvem der havde eller ikke havde set et bestemt dokument”. Uden muligheden for at spore kandidaternes interaktioner med opgaven havde Brittney svært ved at prioritere de kandidater, hun ville følge op på.

Med DocSend kan Brittney nu se, om nogen for nylig har brugt tid på at kigge på opgaven. Hvis en person ikke har kigget på hjemmeopgaven, kan Brittney kontakte vedkommende for at bekræfte deres interesse i jobbet. “DocSend har hjulpet os med at øge antallet af personer, der reagerer på vores hjemmeopgave med 25 %, fordi jeg kan følge op på det helt rigtige tidspunkt”.

Det ekstra beskyttelseslag i DocSend forhindrer, at kandidater deler opgaver med andre, der er interesserede i den ledige stilling. Brittney kan angive udløbsdatoer for links og slå muligheden for at downloade opgaven fra. Ved at forhindre, at dokumenterne kan sendes til andre, kan Brittney opretholde en fair ansættelsesproces for alle potentielle kandidater.

Analyser, der oplyser samtaler med kandidater

Som rekrutteringsmedarbejder eller ansættende leder kan det være svært at vide præcis, hvor meget en kandidat kender til din virksomhed eller at forudse de spørgsmål, som vedkommende vil stille, inden man går ind til en samtale. Ligesom en kandidat ønsker at give et positivt førstehåndsindtryk, ønsker arbejdsgivere også at vise sig frem fra bedste side under samtaler for at kunne sikre sig de største talenter.

Brittney og de ansættende ledere hos Bond kan træde ind til hver eneste samtale med en følelse af at være forberedt, når de ved, hvad kandidaterne interesserer sig for ved virksomheden, og hvilke spørgsmål de kan forvente. Eksempel: Brittney kan se, at en kandidat inden en samtale har brugt længere tid på kulturdiasset i ansættelsesmaterialet, så hun ved, at hun skal lægge vægt på disse elementer i sine samtaler med vedkommende. “Det er utrolig vigtigt at kunne se, hvad kandidaten er mest interesseret i. Jeg kan fortælle andre rekrutteringsmedarbejdere, hvilke områder de skal lægge vægt på, eller hvad en kandidat kan have spørgsmål til”, fortæller Brittney.

På et jobmarked i konstant bevægelse kan det være svært at vide, hvor en kandidat står – især hvis der er andre tilbud på bordet. Hvis rekrutteringsmedarbejderne ved, om en topkandidat er tilbøjelig til at underskrive et tilbud, ved de, hvor de skal bruge deres tid. Brittney kan måle kandidaternes interesse i de senere trin af ansættelsesprocessen med DocSend. “Jeg elsker at kunne overbringe ansættende ledere de gode nyheder, når en topkandidat med flere tilbud på bordet kigger på vores materiale igen. Det betyder, at vedkommende stadig tænker på os – og at det er et godt tidspunkt at ringe til vedkommende for at høre, om der er eventuelle spørgsmål”. Brittney bruger DocSend som en tidlig indikator til ansættende ledere for, om en kandidat er tilbøjelig til at underskrive et jobtilbud.

“Hvis jeg kan se, at en kandidat har brugt en masse tid på en bestemt del af vores rekrutteringsoplæg, f.eks. dias om kulturen eller de tekniske detaljer om vores produkt, bruger jeg det til at guide min samtale og beslutninger om, hvem vedkommende skal tale med efter mig. Analyserne giver mig mulighed for at give en mere personlig kandidatoplevelse”.
Brittney Harvey

Brittney Harvey

Rekrutteringsmedarbejder, Bond

Sikker opbevaring af medarbejderdokumenter efter onboarding med Dropbox

Når nye medarbejdere starter i en virksomhed, hjælper HR-ledere dem med at gennemgå og underskrive mange forskellige onboardingdokumenter. Det er vigtigt, at HR-lederne kan stole på en sikker cloudbaseret platform til organisering af filer og onboardingdokumenter.

Når Bond ansætter en ny medarbejder, indhenter HR-lederne alle nye onboardingdokumenter ved hjælp af Dropbox. “Vi bruger Dropbox til at administrere vores medarbejderdokumenter: tilbudsbreve, underskrevne aftaler og stort set alt andet, du kan komme i tanke om, at du har underskrevet som medarbejder”. Bond anvender Dropbox' sikre filsynkronisering og opbevaringsmuligheder i skyen til sikker opbevaring af interne dokumenter, så organisationen effektivt kan fokusere på deres overordnede mål. “Vi er utrolig glade for den måde, som Dropbox organiserer alle vores filer på, og hvor nemt det er at arrangere mapper. Vores juridiske team anvender Dropbox til at sikre, at det kun er de rigtige personer, der tilgår interne dokumenter med adgangskodebeskyttelse”. For en voksende virksomhed som Bond er sikkerhed og enkelthed vigtigt for at kunne dele filer på farten.

Mens rekrutteringsteamet hos Bond anvender DocSend til sikker deling af følsomme dokumenter med kandidater, opbevarer HR-teamet underskrevne medarbejderkontrakter sikkert i Dropbox. Sammen holder de to produkter People-teamet hos Bond i gang, mens de fortsætter deres vækst.

Sikker dokumentdeling med analyser i realtid lige ved hånden