Baggrund

Et nyt venturekapitalfirma, der blev etableret i en tid, hvor fjernarbejde blev mere og mere almindeligt, ledte efter en bedre måde at organisere filer på og få succes med at drive fundraising i et distribueret team i USA. Denne virksomhed valgte Dropbox og DocSend, så de kunne være så effektive som muligt, uanset hvor de befandt sig, i deres arbejde med at skaffe Fund I-startkapital.

Udfordringen

Før de fik Dropbox og DocSend, fortalte direktøren for investorrelationer i den nye fond, at hans virksomhed havde brug for et mere sikkert værktøj til at dele følsomme finansielle dokumenter med potentielle kommanditister, når de skulle skaffe Fund 1-startkapital.

Løsningen

Virksomhedens direktør for investorrelationer anvender Dropbox' platform til filsynkronisering og DocSends løsning til sikker deling af dokumenter til nemt at opbevare vigtige filer om virksomhedsdrift og sikker deling og optimering af deres kontakt til potentielle kommanditselskaber og investorer.

Dropbox gemmer alle interne samarbejdsmaterialer i virksomheden

Organisationen blev grundlagt i en tid, hvor de fleste nystartede virksomheder skulle tilpasse sig et miljø med fjernarbejde. Teamet anvendte derfor Dropbox fra starten for at få én kilde til filer og oplysninger i forbindelse med interne aktiviteter. “Vi laver de fleste af vores filer i Microsoft Word, PowerPoint og Excel, og vi er lettede over at vide, at de altid er sikkerhedskopieret i Dropbox”, fortæller direktøren.

Uanset hvor et medlem af teamet befinder sig, er alle vigtige filer opdaterede og beskyttede, uanset om det drejer sig om investeringsstrategier, research om subfunde, risikoanalyser eller risikostyringsprocedurer. Teamet kan nemt foretage ændringer og tilpasse endelige udgaver i Dropbox og få besked, når nogen ændrer i et dokument. “Strukturerne for delte mapper og gruppemapper i Dropbox giver os bedre kontrol over følsomme finansielle oplysninger,” siger direktøren.

Teamet er fordelt i store dele af USA, så det er vigtigt at have en centraliseret oplysningskilde af hensyn til fjernsamarbejde. Direktøren for investorrelationer arbejder i tillæg til de fuldtidsansatte og fondstipendiater også sammen med et eksternt markedsføringsteam, der opretter tilpassede PDF-filer og markedsføringsmateriale. “Vi kan revidere forskellige versioner af dokumenter på én side og investeringsmateriale, som vores markedsføringsteam opretter til os. Vi kan kommentere frem og tilbage for at få det helt rigtige udseende og design”, fortæller direktøren. Når dokumentet er færdigt, kan direktøren uploade det til DocSend direkte fra sin Dropbox-konto.

DocSend beskytter følsomme finansielle dokumenter, der deles med potentielle kommanditselskaber

Direktøren for investorrelationer er ansvarlig for at identificere en bred gruppe af potentielle investorer og at skaffe kapital til virksomhedens første fond. Direktøren kan angive avancerede sikkerhedsforanstaltninger for fortrolige økonomiske dokumenter, hvis han først uploader materialerne til DocSend. Han kan oprette en unik adgangskode, kræve e-mailbekræftelse og angive udløbsdatoer, så det kun er en målrettet liste over potentielle investorer, der kan tilgå dokumenterne. “Jeg vil gerne have, at vores økonomiske oplysninger kan distribueres blandt potentielle investorer, men jeg vil samtidig gerne kontrollere adgangen, så oplysningerne ikke ender hos andre fonde, der muligvis ønsker at kopiere vores arbejde”, fortæller han.

Flere oversigtsmaterialer og finansielle dokumenter kræver underskrevne fortrolighedsaftaler, inden potentielle investorer kan tilgå dem. Direktøren kan bare uploade virksomhedens standardfortrolighedsaftale til DocSend og trække og slippe felterne til underskrivning direkte ind i dokumentet. Når en fil kræver dette ekstra sikkerhedslag, kan han blot kræve en fortrolighedsaftale med et enkelt klik. Potentielle kommanditselskaber kan hurtigt fuldføre underskrivningsprocessen for fortrolighedsaftalen med DocSends intuitive løsning, der er integreret i dokumentvisningens arbejdsgang.

Sådan lukkede de en aftale med en venturekapitalfond med DocSends virtuelle datarum

Når direktøren for investorrelationer har uploadet sine filer til DocSend, opretter han et virtuelt datarum til deling af alle vigtige investeringsoplysninger via ét enkelt link. “Jeg integrerer bare linket til DocSend-datarummet i min e-mail til vores investorer. Potentielle kommanditselskaber og investorer kan derefter tilgå referencedokumenter og finansielle dokumenter uden at skulle downloade software”, fortæller direktøren. Potentielle investorer kan nemt se due diligence-spørgeskemaer, faktaark og juridiske dokumenter i deres browser, uanset hvilken enhed de bruger. Direktøren kan også tilpasse sit virtuelle datarum personligt med et tilpasset bannerbillede og -logo, som giver brugerne en strømlinet visningsoplevelse.

Ved andre dokumenter, som kræver mere beskyttelse, kan direktøren tilføje en fortrolighedsaftale med et enkelt klik samt adgangskodebeskyttelse eller e-mailbekræftelse. Direktøren kan nemt beskytte følsomme økonomiske oplysninger i DocSends virtuelle datarum i stedet for manuelt at vedhæfte filer til en e-mail, som nemt ville kunne blive downloadet og delt med tredjeparter.

DocSends analyser giver indsigt i interesse fra kommanditselskaber

Once potential LPs and investors access his virtual data room, the Director of Investor Relations is notified via email, so he knows exactly who has reviewed which of his files. The director can see page-by-page analytics, which “gives a deeper understanding of where potential LPs and investors are focusing their attention within a particular document, which has allowed us to improve relationships with specific investors,” he shared. DocSend’s analytics can help shape conversations with potential LPs and investors, helping him have more meaningful interactions.

Direktørens bestræbelser på at udvikle en investoroplevelse, der skaber resultater, har i sidste ende givet pote, da den ny virksomhed for nylig har lukket aftaler om deres Fund 1-startkapital. “Vi fik en håndfuld kommanditister til at skrive under, efter at de havde haft adgang til vores datarum i DocSend. Vores datarum var nemt for mig at oprette og problemfrit for LP'erne at se," siger han.