Når virksomheder skal købe reklamer af medierne, forventer de, at salgsoplægget og prisen bliver tilpasset til dem. Det lægger et stort pres på mediesalgteams og kreative teams, som først og fremmest skal finde på nyskabende idéer, men også præsentere dem på en unik og kreativ måde. Dette skaber en kompleks og tidskrævende salgsproces, men Quartz vidste, at de kunne bruge DocSend til at perfektionere den med den rette gennemsigtighed og sporing.

Forhandling af aftalen med en konkurrencemæssig fordel

“Det er svært at huske, hvad jeg brugte før DocSend. Jeg kom til Quartz som DocSend-bruger, og jeg havde brugt det hos min tidligere arbejdsgiver i næsten 5 år – så jeg har altid været fortaler for værktøjet,” siger Ryan Froats, Director of Partnerships hos Quartz.

Ryan fokuserer på salg af reklamer til finansielle tjenester og forsikringer, så hans målgruppe er naturligvis meget optaget af sikkerhed. Han fandt ud af, at afsendelse af vedhæftede filer via e-mail ikke var kompatibelt med deres skærpede sikkerhedsniveau og firewalls. Før DocSend sendte han som regel en PDF-fil som en vedhæftet fil eller brugte en app til overførsel af større filer.

“Når jeg skulle arbejde sammen med kunder med høj sikkerhed, inden vi brugte DocSend, var jeg nødt til at bruge en række forskellige filoverførselstjenester. De var som regel aldrig kompatible med kundernes infrastruktur, hvilket skabte frustration på begge sider af bordet,” sagde Ryan. “Men med DocSend har jeg ingen problemer. Det kræver kun, at de indtaster en e-mail for at se vores pitch.”

Mediesalg er en meget konkurrencepræget branche – og det gjaldt i endnu højere grad i 2020. Ryan skal administrere mange forslag pr. kvartal og skal sikre, at han bruger sin tid og kræfter på de mest frugtbare aftaler.

“Med den konkurrence, vi står over for, er vi glade for alle strategiske oplysninger, som vi kan få fat i. Jeg elsker, at jeg kan se, hvornår en kunde bruger tid på vores forslag, fordi det giver mig mulighed for at være mere strategisk i min rolle – hvilket er en stor hjælp, når jeg skal prioritere min tid og sikre, at jeg fokuserer på de rigtige aftaler,” siger Ryan.

Hvis deres oplæg ændres, eller noget bliver redigeret, kan Ryan med DocSend opdatere den fil, der allerede er derude, uden afbrydelse for kunden, i stedet for at skulle sende et opdateret link eller en opdateret fil til kunden. Dermed kan han være mere organiseret i sin tilgang til oplægget og strategisk i sin opfølgningsstrategi.

“Jeg er glad for at få besked, når vores forslag bliver set, videresendt, downloadet og endda klikket på igen. Indsigten fra DocSend kan hjælpe os med at forvandle et koldt kundeemne til et varmt kundeemne eller et varmt kundeemne til et brandvarmt kundeemne,” fortæller Ryan.

Skab kreative forslag uden problemer

Når mediesalgsteamet har identificeret de forskellige pitches, kommer Quartz' kreative team ind i billedet for at skabe en kampagne, der lever op til kundens krav. Der lægges meget tid og kreativitet i hvert enkelt kundeforslag, og derfor er det vigtigt, at oplægget er helt i orden, når det sendes til gennemsyn.

“Før DocSend brugte vi en række forskellige værktøjer til at dele vores kreative oplæg og forslag. Men i forbindelse med disse forslag sker der ofte ændringer i sidste øjeblik, hvilket betyder, at vi er nødt til at sende en helt ny e-mail og et nyt link til kunden. DocSend gør det muligt for os at være mere strømlinede og organiserede i vores kundekommunikation,” siger Tara Mallen, Senior Creative Strategist hos Quartz.

Med DocSend kan Tara sikre, at kunden altid har den nyeste og korrekte version af hendes kampagnesvar uden at skulle følge op med yderligere links. Ikke nok med det, hun kan også bruge DocSends sidebaserede analyse til at få et indblik i, hvem der har gennemgået svarene, og om de lader til foretrække ét kreativt koncept frem for et andet.

Tara fortæller: “Jeg har to yndlingsfunktioner i DocSend. Den første er muligheden for at opdatere en præsentation eller et dokument i vores backend, uden at slutbrugerens link ændrer sig. Hvis der har sneget sig en fejl ind i det, vi har sendt ud, behøver vi aldrig at give kunden besked om det. For det andet er jeg vild med, at når man ser en præsentation i forhåndsvisning i DocSend, kan man se animerede GIF-filer, så kunden hurtigt kan få et indtryk af konceptet i vores oplæg.”