El contexto de la empresa
BioscienceLA se fundó en 2018 y es todo un catalizador de innovación en ciencias naturales y en materia de salud que opera desde el área metropolitana de Los Ángeles. Su día a día consiste en generar oportunidades de financiación, espacio y talento, así como difusión y concienciación. Esta ONG independiente garantiza que Los Ángeles tenga un ecosistema colaborativo y unido que abarque todos los aspectos del conglomerado especializado en ciencias biológicas del sur de California. BioscienceLA recurrió a DocSend para compartir información financiera confidencial de forma segura con miembros de la junta, difundir información del programa entre los participantes y firmar acuerdos de asociación con las organizaciones con las que trabajan.
El reto
Antes de usar DocSend, David J. Whelan, director general de BioscienceLA, nos comentó que la organización compartía información confidencial con el consejo de administración mediante archivos adjuntos de correo. "Necesitábamos una forma más segura de compartir información financiera y estratégica de carácter confidencial con nuestro consejo. Los archivos adjuntos enviados por correo se perdían o no se podían abrir fácilmente en dispositivos móviles, por lo que teníamos que encontrar una solución mejor", comenta Dave.
La solución:
Dave acudió a la plataforma para compartir documentos de forma segura DocSend para gestionar con seguridad la comunicación con la junta directiva de la organización, así como la incorporación de participantes en un nuevo programa de prácticas.
Alojar documentos internos de forma segura con Dropbox
Cuando Dave se unió a BioscienceLA como director general, quería asegurarse de que su equipo pudiera colaborar a distancia de forma eficaz. Como usuario pionero de Dropbox, Dave supo que era la solución perfecta por sus funciones de sincronización y almacenamiento de archivos en la nube. Independientemente de si se trata de crear planes de programas, planes financieros o notas internas, Dave y su organización confían en Dropbox para alojar de forma segura todos sus archivos y así poder seguir concentrados en su objetivo. "Para nosotros es muy fácil acceder desde cualquier lugar a los documentos de planificación que creamos en Dropbox. Vamos a abrir una nueva sede en Culver City, por lo que acceder de forma segura a nuestros archivos desde cualquier lugar es muy importante para nosotros".
I brought DocSend on to share presentations and financials with our board. It’s been helpful for me to see who has interacted with a document before a meeting. DocSend’s analytics let me know how to best prepare and tailor the meeting to our board members’ top interests.
Una manera más segura de gestionar los mensajes externos con el consejo de administración de las ONG
Al compartir información externa a su organización, Dave quería asegurarse de que toda la información confidencial estuviera a salvo. En concreto, buscaba proteger los archivos confidenciales que comparte con la junta directiva de la ONG. “Comparto presentaciones y documentación financiera con los miembros del consejo de administración antes y después de las reuniones. Quería reforzar la seguridad para asegurarme de que estos documentos no acabaran en las manos equivocadas”, comenta Dave.
Pese a que era fácil que terceros accedieran a otras herramientas de intercambio de documentos, Dave puede proteger sus documentos confidenciales mediante contraseña y pidiendo la dirección de correo electrónico como requisito para acceder a los archivos PDF y documentos de Excel, Word y PowerPoint que comparte en DocSend.
Comunicación fluida con la junta
Antes, al enviar el orden del día de las reuniones a los miembros del directorio, Dave enviaba archivos adjuntos. “Enviar estos archivos como adjuntos de correo no era sostenible para nosotros porque a veces necesitaba hacer cambios en el orden del día y no quería que las versiones actualizadas acabaran perdiéndose", afirma Dave. Para mantener una comunicación más concisa con los miembros de la junta, Dave recurrió a DocSend con la idea de simplificar la actualización de los documentos en el backend, sin tener que dar un paso atrás y actualizar el enlace original. “Es una forma mucho más respetuosa de comunicarme con los miembros de nuestra junta, ya que podemos modificar o actualizar los documentos fácilmente con DocSend en segundo plano, sin tener que avisar a nadie”, comenta Dave.
DocSend makes it much easier for us to access one link with all of the current information. For example, if a board meeting agenda changes, I can make updates behind the scenes, without notifying everyone.
Salas virtuales de datos para incorporar a participantes en el programa
BioscienceLA ofrece un programa de prácticas BioFutures que conectan a estudiantes de orígenes que carecen de representación con empleos subvencionados de prácticas en organizaciones de ciencias biológicas de Los Ángeles. Esta iniciativa forma parte de su objetivo: impulsar la capacidad y el ritmo de la innovación en el ámbito de las ciencias biológicas.
Cuando una empresa acepta recibir a alguien en prácticas, se le envía un DocSend Spaces específico con los materiales del programa y los contratos necesarios para participar. Por su parte, los becarios también reciben un espacio personalizado con documentos personalizados relacionados con el programa. El portal de contenido incluye todo lo que los socios necesitan saber sobre el programa de prácticas, incluidos horarios y responsabilidades. Esto evita que se pierdan los materiales, y crea una experiencia más personalizada con cada organización asociada y cada persona en prácticas. DocSend facilita a BioscienceLA la creación de un proceso de incorporación ordenado, además de una experiencia organizada del programa tanto para organizaciones asociadas como para los empleados en prácticas.
Formalizar acuerdos de asociación con la firma electrónica de DocSend
Al usar la firma electrónica de DocSend, las empresas asociadas que participan en el programa de prácticas de BioscienceLA pueden firmar sus acuerdos de prácticas. De forma similar, cuando se acepta a un a persona en el programa, esta firma sus contratos en DocSend. Tanto los estudiantes como los socios pueden revisar fácilmente todos los documentos de incorporación donde se describen sus responsabilidades en el programa, así como firmar sus acuerdos de participación con la firma electrónica de DocSend. Dave ahorra tiempo al arrastrar y soltar fácilmente los campos de firma personalizados en DocSend para recopilar los acuerdos de participación firmados.
DocSend’s eSignature is super intuitive and helps streamline our contractual agreements between partners and interns. . Each party can sign their agreements in a personalized content hub that holds all other relevant program information to ensure ease of access and understanding.
