Un'azienda leader nel settore della tecnologia B2B raccoglie gli accordi sulla politica con la firma elettronica multiparte di DocSend
Un'azienda tecnologica in rapida crescita aveva bisogno di una soluzione sicura per la gestione dei documenti e la firma elettronica, per il successo dei loro clienti e per le operazioni interne dei dipendenti.
Partner dal
2020
Caso d'uso
Successo del cliente
Piano DocSend
Advanced
Un'azienda leader nel settore della tecnologia B2B raccoglie gli accordi sulla politica con la firma elettronica multiparte di DocSend
Un'azienda tecnologica in rapida crescita aveva bisogno di una soluzione sicura per la gestione dei documenti e la firma elettronica, per il successo dei loro clienti e per le operazioni interne dei dipendenti.
La storia
Fondata oltre dieci anni fa, la missione di un'azienda tecnologica leader del settore è quella di consentire ai brand Fortune 500 di coinvolgere i propri clienti attraverso una varietà di canali al momento giusto. Per condividere file riservati con i clienti e per la sottoscrizione da parte deii dipendenti di accordi relativi alla politica, questa azienda si affida a DocSend per salvaguardare e organizzare i documenti in modo sicuro.
La sfida
Prima di DocSend, un responsabile della sicurezza tecnica dell'azienda inviava ai dipendenti i documenti di sicurezza per la firma elettronica utilizzando DocuSign, un'operazione troppo costosa e complessa per un semplice flusso di lavoro interno. Inoltre, il team di supporto clienti aveva bisogno di un modo più sicuro per condividere documenti sensibili con i clienti.
La soluzione
Il team è passato a DocSend per la soluzione di condivisione sicura dei documenti e Firma elettronica per salvaguardare i documenti sensibili di cybersecurity destinati sia ai dipendenti che ai clienti.
Condivisione sicura dei documenti sensibili con i clienti
Quando al responsabile della sicurezza tecnica dell'azienda è stato presentato per la prima volta DocSend tre anni fa, la piattaforma veniva utilizzata dagli addetti del supporto clienti come strumento per condividere in modo sicuro le informazioni sensibili con i clienti. Gli addetti del supporto tecnico interagiscono regolarmente con i clienti tramite e-mail, talvolta inviando informazioni sensibili sulle procedure interne di sicurezza dell'azienda. "Avevamo bisogno di un modo sicuro per attivare e disattivare facilmente l'accesso ai link, così da garantire che le informazioni giuste venissero inviate alle persone giuste", fa sapere il direttore. Con DocSend, gli addetti del supporto clienti sono in grado di inviare in modo sicuro a singoli clienti i materiali sensibili relativi alle politiche aziendali e di controllare l'accesso ai documenti per un periodo di tempo definito. In questo modo, i dipendenti possono avere il controllo sulla privacy della propria azienda e sapere esattamente chi accede ai report interni SOC2 (Service Organization Control), informazioni che evidenziano come l'azienda protegge i dati dei clienti.
Il robusto sistema di monitoraggio e analisi dei documenti di DocSend offre maggiore visibilità e flessibilità rispetto alla semplice condivisione di un link su Google Drive.
Talvolta, il supporto clienti deve condividere con i clienti file contenenti informazioni sensibili sui dati dei clienti utilizzando un portale dedicato. Archiviando questi documenti in DocSend, i clienti possono inserire una password protetta e gli addetti del supporto clienti hanno la certezza che i documenti sono al sicuro. L'ulteriore livello di sicurezza di DocSend crea fiducia tra l'azienda e i suoi clienti. "Se un cliente ha bisogno di una soluzione di supporto personalizzata, il nostro team dedicato la carica nelle cartelle apposite, condividendo le informazioni sensibili solo con quel cliente", fa sapere il manager. DocSend garantisce ai dipendenti e ai clienti dell'azienda la sicurezza che i loro documenti siano protetti nei confronti di parti non autorizzate.
Scegliere una soluzione diversa da DocuSign per semplificare l'onboarding dei dipendenti
As someone who manages the security policies and practices at the organization, the Technical Security Manager at the company wanted to explore other ways he could use DocSend document tracking within his own role. Cybersecurity touches every level of the business, including legal, human resources, IT, and customer support. Particularly, all new employees need to sign an internal cybersecurity policy package upon onboarding, as well as update their signature yearly. The Technical Security Manager thought DocSend could provide a simpler way to collect signed employee policy documents.
Al momento dell'onboarding, il nuovo assunto o collaboratore, firma in DocSend un documento relativo alla politica interna. Posso tenere traccia di chi ha firmato le nostre politiche di sicurezza necessarie per gli audit annuali. In questo modo, le risorse umane hanno una cosa in meno di cui occuparsi.
In precedenza, il team di sicurezza tecnica dell'azienda si affidava a DocuSign, una soluzione troppo macchinosa per le sue esigenze. "Quando dovevo raccogliere le firme basilari dei dipendenti, erano necessarie troppe opzioni e troppe autorizzazioni. L'interfaccia e l'esperienza utente di DocuSign erano complicate, rendendomi difficile il monitoraggio di chi firmava i nostri documenti sulla politica", ricorda il responsabile. Per accedere al software, DocuSign richiedeva il pagamento di una licenza aggiuntiva, che era troppo costosa per le funzionalità di base di firma elettronica di cui il team aveva bisogno. Tuttavia, il team si è reso conto che avrebbe potuto provare la funzione di firma elettronica di DocSend, già inclusa nel piano DocSend esistente. Essendo già utenti di DocSend per la condivisione sicura dei documenti con i clienti, valeva la pena provare la funzionalità di firma elettronica del software.
Non ho parole per esprimere quanto mi soddisfi DocSend. Con la firma elettronica multiparte, posso controllare in tempo reale chi ha visualizzato e firmato i nostri documenti, così non serve che vada dalle Risorse Umane per controllare chi ha firmato cosa o che debba rintracciare le firme.
Una soluzione di firma elettronica multiparte, ottimizzata ed efficiente in termini di costi, per il tracciamento dei documenti relativi alla politica di cybersecurity
Dopo aver provato la firma elettronica di DocSend, il team per la sicurezza tecnica è rimasto colpito dalla facilità con cui è stato possibile inviare documenti in modo sicuro in tutta l'azienda. "Quando ci avete informato di avere la firma elettronica multiparte, ho capito subito che era giunto il momento di smettere di usare DocuSign", ha dichiarato il Responsabile della sicurezza tecnica. A differenza di DocuSign, DocSend è intuitivo da usare e dispone di tutto ciò di cui il team ha bisogno per raccogliere oltre trecento firme di dipendenti sui documenti relativi alla politica interna. "Ogni anno siamo sottoposti a un audit, per il quale dobbiamo rinnovare annualmente le firme di tutto il personale dell'azienda sulla nostra politica di conservazione dei dati. La firma elettronica multiparte di DocSend ci permette di dimostrare ai revisori la serietà con cui affrontiamo la privacy. Possiamo persino mostrare l'ora esatta in cui un dipendente ha firmato un accordo", fa sapere il Responsabile della sicurezza tecnica. Il team per la sicurezza tecnica dell'azienda è in grado di monitorare chi ha firmato i documenti e di garantire che l'azienda sia conforme alle rigorose politiche di cybersecurity.
Guardare al futuro migliorando l'onboarding e l'esperienza del cliente
In vista della crescita dell'azienda, il team per la sicurezza tecnica utilizzerà DocSend per migliorare l'onboarding. Sperano, il prossimo anno, di unificare le copertine delle politiche utilizzando un sistema di terze parti per mantenere il controllo delle versioni. Inoltre, il team di supporto clienti continuerà a inviare informazioni sensibili ai clienti con la certezza che i loro documenti sono protetti da password e da link a scadenza in DocSend. Come ha affermato il Responsabile della sicurezza tecnica, "Il mio team e quelli del supporto clienti sono stati davvero entusiasti di DocSend e non posso che pensare che questa soddisfazione continui a crescere insieme allo sviluppo futuro dell'azienda".