La storia

La missione di Bond è accelerare il ritmo dell'innovazione finanziaria e l'accesso al capitale. Bond semplifica l'offerta di prodotti finanziari conformi, rendendo più intuitiva l'integrazione con banche e fornitori finanziari spesso antiquati. A fronte di una crescita massiccia che comporta la necessità di assunzioni rapide, Bond si affida a DocSend per condividere in modo sicuro le informazioni con i potenziali candidati durante i colloqui e il processo di assunzione.

La sfida

Prima di DocSend, Brittney Harvey, addetta alla selezione del personale di Bond, inviava ai candidati le schede di reclutamento e le assegnazioni dei ruoli disponibili sotto forma di allegati di e-mail o file in Google Drive. In un settore altamente sensibile e in un mercato competitivo, Brittney, a volte, era preoccupata del fatto che le informazioni potessero finire nelle mani sbagliate. Questo ha portato alla ricerca di una soluzione di condivisione dei documenti esterni più sicura durante il processo di assunzione.

La Soluzione:

Il team è passato alla soluzione di condivisione sicura dei documenti di DocSend per proteggere le presentazioni e i casi di studio sensibili inviati ai candidati durante il processo di assunzione.

Controllo dell'accesso dei candidati ai documenti riservati

Gestire la funzione di reclutamento in una startup in crescita non è un compito da poco. Per la condivisione delle informazioni con i candidati, l'intento di Brittney era di dare la massima priorità alla facilità d'uso e alla sicurezza. Nell'ambito del colloquio iniziale presso Bond, Brittney invia un documento di presentazione che illustra l'azienda e il prodotto. È possibile che talvolta i candidati sostengano un colloquio anche presso la concorrenza o provengano da settori simili, quindi è importante che queste presentazioni di prodotto siano al sicuro e fuori dalla portata delle persone sbagliate.

Con DocSend, Brittney è in grado di riacquistare la sicurezza e il controllo di chi accede alle informazioni aziendali. "Trovo molto vantaggioso essere avvisata per e-mail. Posso fare un controllo incrociato e assicurarmi che i candidati che stanno visionando i documenti siano presenti anche nel nostro sistema di tracciamento dei candidati", sostiene Brittney. Se dopo l'invio, è necessario effettuare un aggiornamento su un documento, Brittney può apportare la modifica una volta sola, in quanto la versione del file viene cambiata in automatico. Pertanto, Brittney sa che sta inviando sempre la versione più aggiornata del suo materiale di reclutamento.

Contattare i candidati interessati al momento giusto

Con l'accelerazione del lavoro a distanza e la maggiore flessibilità delle opzioni per chi cerca lavoro, il mercato delle assunzioni sta registrando un aumento delle candidature senza precedenti. Per gli addetti alla selezione del personale, contattare i candidati interessati al momento giusto può essere determinante. Prima di utilizzare DocSend, Brittney aveva difficoltà a individuare i candidati realmente interessati. Con le analisi di DocSend, Brittney riceve analisi relative a ogni singola pagina e viene avvistata con una notifica quando qualcuno visualizza un documento che ha condiviso. Brittney può utilizzare queste informazioni per eseguire un follow-up al momento opportuno. Se Brittney riesce a contattare un candidato quando questo ha ancora Bond in mente, è più probabile che riceva una risposta positiva.

Aumentare i tassi di interesse dei candidati del 25% e mantenere un processo di assunzione equo

Per alcuni ruoli, una volta che un candidato supera la prima selezione, in genere, gli viene in seguito fornito del materiale per casa. In precedenza, Brittney inoltrava questo materiale ai candidati inviando un documento in Google. Tuttavia, si è resa conto che "non riuscivo a tenere traccia di chi aveva o non aveva visionato il documento". Senza la possibilità di monitorare l'interesse dei candidati per il materiale, Brittney aveva difficoltà a stabilire quali candidati contattare per primi.

Ora, grazie a DocSend, Brittney può vedere se qualcuno ha dedicato di recente del tempo al'esamina del materiale. Se qualcuno non l'ha visionato, Brittney può contattarlo per accertarsi del suo interesse in quel ruolo. "DocSend ci ha aiutato ad aumentare del 25% il numero di persone che rispondono al nostro compito per casa, grazie alla possibilità di contattare i candidati al momento giusto."

Il livello di protezione aggiuntivo di DocSend impedisce ai candidati di condividere il materiale con altre persone interessate al ruolo disponibile. Brittney può impostare le date di scadenza dei link e disattivare la possibilità di scaricare il materiale assegnato. Impedendo che i documenti vengano inviati ad altri, Brittney è in grado di mantenere un processo di assunzione equo per tutti i potenziali candidati.

Analisi che contribuiscono allo svolgimento informato dei colloqui con i candidati

In qualità di addetto alla selezione del personale o di responsabile delle assunzioni, può essere difficile sapere esattamente quanto un candidato conosca la tua azienda o prevedere le domande che potrebbe porre durante il colloquio. Esattamente come un candidato vuole fare una prima impressione positiva, così anche i datori di lavoro vogliono dare il meglio di sé durante il colloquio, in modo da assicurarsi i talenti migliori.

Sapendo quali sono gli aspetti dell'azienda che potrebbero interessare ai candidati e riuscendo a prevedere l'ambito delle domande, Brittney e i responsabili delle assunzioni di Bond sono in grado di arrivare a ogni colloquio preparati. Ad esempio, prima di un colloquio, notando che un candidato ha dedicato più tempo alla slide sulla cultura della presentazione di reclutamento, Brittney sa che sono questi gli elementi da enfatizzare durante il colloquio. "Essere in grado di vedere ciò che interessa maggiormente al candidato è molto importante. Sono in grado di informare gli altri esaminatori su quali aree insistere o quali solo le domande che i candidati potrebbero porre", dichiara Brittney.

In un mercato del lavoro in costante fluttuazione, può essere difficile sapere quale sia la posizione di un candidato, soprattutto quando è possibile che abbia ricevuto altre offerte. Sapere se un candidato di spicco è propenso a firmare un'offerta, mette gli addetti alla selezione nella condizione di sapere a chi rivolgere le loro attenzioni. Brittney è in grado di valutare l'interesse dei candidati nelle fasi successive del processo di assunzione grazie a DocSend. "Mi piace essere in grado di dare ai responsabili delle assunzioni la buona notizia che un candidato di spicco, che ha ricevuto svariate offerte, esamina di nuovo il nostro materiale. Questo significa che sta ancora pensando a noi e che potrebbe essere un buon momento per contattarlo e rendersi disponibili a rispondere a eventuali altre domande". Brittney utilizza DocSend per ottenere precocemente indicazioni sulla probabilità che un candidato firmi una lettera d'offerta e darne informazione ai responsabili delle assunzioni.

Archiviare in modo sicuro i documenti dei dipendenti dopo l'assunzione con Dropbox

Quando i nuovi dipendenti iniziano a lavorare in un'azienda, i responsabili delle risorse umane richiedono loro di esaminare e firmare diversi documenti di onboarding. È fondamentale che i responsabili delle risorse umane possano contare su una piattaforma cloud sicura per organizzare i file e i documenti di onboarding.

Da Bond, quando un nuovo dipendente entra in azienda, i responsabili delle risorse umane raccolgono tutti i nuovi documenti di onboarding utilizzando Dropbox. "Usiamo Dropbox per gestire i documenti dei nostri dipendenti: lettere d'offerta, accordi firmati e praticamente tutto ciò che normalmente si firma quando si viene assunti". Bond si affida alle funzionalità di sincronizzazione dei file e di archiviazione del cloud sicuro di Dropbox per archiviare in modo sicuro tutti i documenti interni e permettere all'organizzazione di concentrarsi efficacemente sugli obiettivi più importanti. "Ci piace molto il modo in cui Dropbox organizza tutti i file e la possibilità di gestire facilmente le cartelle. Il nostro team legale si affida a Dropbox per assicurarsi che solo le persone giuste accedano ai documenti interni grazie alla protezione tramite password". Per un'azienda in crescita come Bond, la sicurezza e la semplicità della condivisione di file da qualsiasi luogo sono fondamentali.

In Bond, gli addetti alla selezione del personale si affidano a DocSend per condividere in modo sicuro i documenti sensibili con i candidati, mentre il team delle risorse umane archivia in modo sicuro i contratti firmati dai dipendenti in Dropbox. Entrambi i prodotti assicurano l'efficienza del team del personale di Bond, che continua a crescere e ad evolversi.