4 tipi di documenti di cui devi disporre nella data room per acquisire finanziamenti

Ho finanziato startup per 9 anni e ho scoperto che l'elenco dei documenti che dobbiamo vedere dai fondatori durante il processo di due diligence è cambiato nel tempo. All'inizio della mia carriera, lavoravo con un lungo elenco di documenti che si è rivelato eccessivo: per i fondatori era difficile trovare tutti i documenti che avrebbero potuto essere utili e temevo che un processo di due diligence eccessivo avrebbe potuto ostacolare potenziali trattative.

Oggi ho trovato una via di mezzo: da una parte, devo essere un buon fiduciario per i miei partner, fornendo loro informazioni pertinenti sufficienti sulle aziende che finanziamo. Dall'altra, voglio essere un buon partner per i fondatori e gestire un processo solido che non li sovraccarichi di richieste. Ecco i documenti che in genere richiediamo e che credo tutti i fondatori dovrebbero avere nelle loro data room:

Bilanci e proiezioni annuali

I documenti finanziari sono i primi file che cerco in una data room. I fondatori dovrebbero includere il conto economico da inizio attività e il bilancio alla data della pratica, se a metà anno. Ho anche bisogno di vedere lo stato patrimoniale più recente.

Anche le proiezioni finanziarie sono importanti. Alcuni VC non pensano che le società pre-seed e seed debbano elaborare modelli finanziari, ma credo che per un fondatore che comprende a fondo la propria attività sia naturale dedicare del tempo alla preparazione di un modello finanziario. Le proiezioni mi aiutano anche a capire come pensa un fondatore.

Le aziende in fase di pre-seed dovrebbero presentare una proiezione triennale, mentre le aziende in fase seed quinquennale. Questi sono modelli piuttosto semplici che includono i ricavi per segmento, costo delle vendite, spese e margine operativo lordo (una variabile per il tasso di crescita dei capitali). Se hai un paio di linee di business, dovresti scomporle e assicurarti di mostrare anche il costo delle vendite per segmento. Le spese dovrebbero coprire il marketing e le vendite, i costi generali e amministrativi e la ricerca e lo sviluppo. Infine, voglio capire quanto capitale sarà necessario nei prossimi anni per raggiungere un fatturato superiore a 25 milioni di dollari. I fondatori possono consultare alcuni dei miei tweet per suggerimenti su come creare proiezioni sui ricavi.

A fine giornata, le proiezioni finanziarie mi aiutano a comprendere se sono stati presi in considerazione tutti gli elementi fondamentali dell'attività. Ad esempio, quanti addetti alle vendite sono necessari per acquisire il numero previsto di clienti ogni anno? La spesa per le operazioni di Ricerca e sviluppo è sufficiente? I margini lordi sono ragionevoli? I fondatori dovrebbero dimostrarmi di aver pensato attentamente a questi e altri aspetti specifici della loro attività.

Elenco referenze

Le referenze sono un altro strumento che usiamo per capire i fondatori con cui lavoriamo e determinare in che modo i clienti percepiscono il problema da risolvere.

I fondatori dovrebbero a puntare a includere negli elenchi una serie di persone:

• Membri chiave di un team di gestione
• 1-2 clienti
• 1-2 investitori correnti (se presenti)
• Consulenti
• Altre persone che ti conoscono bene e che possono rafforzare il motivo per cui vale la pena credere nella tua attività

Le referenze migliori solitamente sono quelle dei clienti esistenti, dei consulenti, degli investitori correnti e dei membri chiave del team. (Per inciso, oltre alle referenze incluse nelle data room, in genere contatto altre persone della mia rete per ottenere un feedback aggiuntivo.) È importante che, quando compila l'elenco delle referenze, il fondatore scelga persone che capiscano la sua attività, di cui si fidi e che parlino bene dell'azienda. I fondatori dovrebbero sapere alla perfezione chi sarà incluso negli elenchi e cosa dirà.

Per per creare un elenco di referenze ottimale è necessario includere i dettagli di contatto (indirizzi email e numeri di telefono) delle persone incluse. Tuttavia, suggerisco ai fornitori di condividere solo i nomi, le affiliazioni e i profili LinkedIn delle referenze e fornire i dettagli di contatto su richiesta. In qualsiasi momento, un fondatore potrebbe avere 10 o 20 persone che consultano la sua data room; sarebbe frustrante se tutti contattassero le stesse persone.

Non è detto che tutti gli investitori vogliano contattare i profili migliori o i clienti più importanti. Una buona strategia consisterebbe nel far parlare l'investitore principale con questi clienti, prendere appunti e condividerli nella data room. In questo modo, gli altri investitori potranno leggere le note, senza disturbare altri clienti.

Tabelle di capitalizzazione attuali e proforma

I fondatori devono condividere le tabelle di capitalizzazione attuali e proforma per mostrare ai potenziali investitori come viene attualmente allocato il capitale aziendale e come cambierà l'allocazione dopo la richiesta corrente di finanziamento. La tabella di capitalizzazione corrente dovrebbe mostrare l'assetto proprietario attuale dell'azienda. Nella tabella di capitalizzazione proforma, è necessario aggiungere ciò che si prevede accadrà dopo l'acquisizione del finanziamento corrente. Puoi farlo indicando la percentuale della società che gli investitori di questa fase si dovrebbero possedere.

Nella tabella di capitalizzazione non è necessario includere i nomi degli investitori o degli azionisti diversi dai fondatori. Ecco un esempio:

• Fondatore A: 45%
• Fondatore B: 30%
• Investitori esistenti: 15%
• Opzioni di allocazione: 2%
• Pool di opzioni non allocate: 8%

Mentre alcuni fondatori potrebbero optare per un riepilogo semplificato della proprietà corrente, vorrei vedere una versione dettagliata che delinei esattamente la percentuale detenuta da ogni membro dell'azienda. Disporre di tabelle di capitalizzazione dettagliate consente di avere informazioni utili sull'evoluzione degli stakeholder nel tempo. Ad esempio, qualcuno detiene quote ma non è più in azienda? Avere tabelle di capitalizzazione chiare consente di disporre sempre di informazioni aggiornate ed eliminare congetture e confusione.

Documenti di investimento

Ultimi, ma non meno importanti, sono i documenti che indicano i termini di lavoro per questa fase di finanziamento. Se stai facendo un SAFE, dovrai avere sicuramente quel documento nella tua data room. Se invece hai un priced round e disponi già dei documenti, dovresti condividere anche quelli. Ho anche visto fondatori includere SAFE esistenti o obbligazioni convertibili che verranno convertite in questa fase.

Altri documenti da considerare

Se i documenti indicati in precedenza devono essere presenti nella tua data room, potresti voler fornire una documentazione più completa e condividere altre informazioni rilevanti. L'atto costitutivo a un certo punto verrà controllato, quindi sarebbe una buona idea includerlo fin dall'inizio. Potresti anche indicare la quota eventualmente già versata da ogni investitore in questa fase. Un'altra possibilità è rappresentata da un piano dettagliato sull'utilizzo dei fondi derivanti da questa fase. Potrebbe essere utile disporre anche di altri documenti, come una roadmap di prodotto o una strategia di go-to-marketing. Se hai già questi documenti, includili pure, ma non crearli appositamente solo per inserirli nella data room.

I fondatori potrebbero decidere di inserire altri documenti nella data room:

• Qualsiasi link relativo a notizie di stampa sull'azienda
• Dati sull'utilizzo derivanti da test delle beta, progetti pilota o clienti con accesso in anteprima
• Elenco clienti
• Esempio di contratto con il cliente
• Brevetti e marchi registrati

Nell'ambito della scelta di questi ulteriori documenti, è importante includere solo quelli davvero rilevanti. In ultima istanza,se hai cause legali in corso o qualsiasi elemento che potrebbe costituire un ostacolo al processo di due diligence, includi qualsiasi informazione pertinente in modo proattivo.

Una buona data room per l'acquisizione di finanziamenti può farti partire con il piede giusto

La creazione di una data room all'inizio di una raccolta di finanziamenti dovrebbe richiedere solo poche ore. Ma questo non significa che tu debba prendere il processo alla leggera. Al contrario, i fondatori dovrebbero puntare a creare la migliore data room possibile, per emergere rispetto alla concorrenza e impressionare gli investitori.

• Punta su 4-7 sezioni nella data room, per non sovraccaricare gli investitori di informazioni o impedire che si concentrino sui punti più importanti e necessari per prendere una decisione relativa al finanziamento.
• Includi una cartella per ciascuna di queste sezioni, con una denominazione chiara che consenta agli investitori di vedere a colpo d'occhio quali documenti sono inclusi e dove si trovano.
• Utilizza un provider di data room come DocSend che ti permetta di mantenere le informazioni aggiornate e di tenere traccia di ciò che gli investitori stanno esaminando.

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