取引案内書をスマートに送信する方法
不動産業界には、テクノロジーに精通した起業家がそれほど多いわけではありません。多くの取引は、形式張らない雰囲気のなか口約束で進められ、契約書は書面に署名してから FAX またはメールで送信されます。一見すると、革新的な高い技術を活用してビジネスを営む必要はあまりないように思えますが、実はその裏側では、技術の助けを借りて多くのことが進歩しています。
DocSend の意外な利用方法や、弊社が想定していなかった業界での活用事例を皆様から募集しています。そのような事例がありましたら、ぜひご連絡をお願いします。ここでは、White Point Partners が同社の不動産事業に DocSend を導入し、契約の管理や不動産投資の確保に活用している事例についてご紹介します。
White Point について
White Point Partners は、不動産業界に革新的な考え方を意識的に取り入れている民間の投資会社です。同社は 2014 年にジェイ・レベル氏、ライアン・ハンクス氏、エリック・ジョンソン氏によって創立された比較的新しい会社ですが、すでに不動産投資のあり方に多大な影響を及ぼしています。簡単に言えば、同社のビジネスは米国南東部全体の不動産の取得、開発、リポジショニング（再開発）に集中しています。新築の集合住宅や小売施設の開発に加えて、付加価値を付けた不動産買収および再開発プロジェクトに特化し、コミュニティを蘇らせています。
White Point はこうした大変な業務をどのように処理しているのでしょうか？同社が活用しているのは取引案内書です。取引案内書とは、取引の明細、契約書、投資のリスクとリターンについて記載された 15 ～ 40 ページに及ぶドキュメントです。
取引案内書の問題点
取引案内書には、プレゼン資料と同じく、会社、投資、将来の戦略に関する機密情報が満載です。もしこの情報が悪意ある者の手に渡った場合、どれほどの被害が発生するでしょうか。
取引案内書は投資取引の中心的役割を果たします。取引を成立させたい場合、それを効率的に進めるには、誰が取引案内書を見ているか、誰が物件に興味を持っているかなどを把握する必要があります。
最後に、取引案内書の容量はかなり大きくなります。15 ～ 40 ページのドキュメントの場合、12 ～ 35 MB の容量が必要になる可能性があります。メール クライアントによっては、このサイズのドキュメントをメールで送信しようとすると問題が発生してしまいます。
White Point が DocSend を利用して取引案内書を管理した方法
White Point は当初、取引案内書を見込み投資家にメールで送信していましたが、そのこと自体が同社の頭痛の種になっていました。同社のメール クライアントでは、そのような大容量のファイルをスムーズに送信することが難しく、ようやく送信できても、相手が実際に取引案内書を開いて目を通したかどうかがわかりませんでした。さらに悪いことに、ドキュメントのセキュリティを管理する手段もなく、万が一そのドキュメントがまったく意図していない相手に転送されていたとしても、把握することができませんでした。
DocSend を導入することで、White Point は取引案内書をスムーズかつ安全に送信できるようになりました。リンクを送信するだけで済むので、メールに大容量のファイルを添付することを心配する必要がなくなったのです。
DocSend のリンクを使うことで、取引案内書の情報を簡単に保護できるようになりました。もし権限のない人物が取引案内書を見つけた場合でも、クリックするだけでそのリンクへのアクセスをすばやく遮断できます。
情報の安全性について確信が得られたことで、White Point は取引を成立させることに専念できるようになりました。その過程も、DocSend の診断機能を使用すれば勘に頼らずに進めることができます。投資家が取引案内書を閲覧していた時間を把握して、フォローアップすべき人物を特定できるのです。さらに、見込み投資家のフォローアップの際に、取引案内書の中で投資家がどのページを閲覧するのに時間をかけていたかに基づいて、会話を組み立てることができます。こうした情報すべてを通じて、透明で開かれたコミュニケーションが維持されます。取引を予定どおりに進めることができるため、締め切りを逃したり、取引が失敗に終わったりすることを避けることができます。
“The only way to get these decks to people prior to DocSend, was emailing them. And once you do that, you lose all control. You don’t know who they’re forwarding them to, who’s seeing them. There is proprietary information in those decks, including future strategy. Emailing them takes away all secrecy.”
Jay Levell
Partner, White Point Partners
不動産業界に技術革新をもたらした結果、投資プロセスの管理とセキュリティも改善されました。White Point は DocSend を使用して取引案内書に含まれる機密情報を保護し、投資家との取引を締結するためにかかる時間を管理しています。こうしてプロセス全体が効率的になり、一切の懸念がなくなりました。
White Point、同社の取引案内書、同社の不動産事業のビジョンに DocSend が適切である理由の詳細については、導入事例全文をご覧ください。
