PDF は 1990 年代に誕生して以来、専門家から学生、退職者、子供まで、あらゆる人の間で幅広く利用される電子ファイル形式になりました。PDF をメールに添付して送信することは一般的な習慣になっていますが、PDF をパスワードで保護する方法について立ち止まって考えてみたことはありますか？
もしあるようでしたら、今回は良い機会となるでしょう。このガイドでは、PDF をパスワードで保護し、送信した PDF を追跡する方法について確認します。
オプション 1：PDF ファイルをパスワードで保護する
CEO や CFO など、機密性の高いドキュメントを送信するほとんどの専門家は、パスワードを追加することで PDF を十分に保護できると想定しています。そして、場合によっては、確かに、パスワードでの保護によって PDF を保護することができます。
Adobe Acrobat DC を使用してパスワードによる保護を追加する方法
- Acrobat で PDF を開きます。
- ［File（ファイル）］に移動し、［Protect Using Password（パスワードを使用して保護）］をクリックします。
- PDF の編集または閲覧だけのためにパスワードを設定できます。
- パスワードを入力してから、再入力します。
- ［Apply（適用）］をクリックします。
Mac でプレビューを使用してパスワードを追加する方法
- プレビューで PDF を開きます。
- ［ファイル］に移動して、［書き出す］をクリックします。
- ファイル名を入力してから、［暗号化］を選択します。
- パスワードを入力して、再入力し、［保存］をクリックします。
PDF にパスワードを追加すると、パスワードを知っているユーザーだけがその PDF にアクセスできるようになります。PDF にパスワードを追加しても不可能なことは、閲覧者の追跡です。PDF ファイルの送信者は、どの受信者がその PDF を開いて読み進めているのかを把握できません。
また、誰が PDF やパスワードを他の人に転送しているのかを把握することもできません。あえて言えば、PDF をメールで安全に送信したい場合、パスワードを追加することは最善の方法ではないでしょう。明確な管理が求められる PDF ドキュメントを、事実上、その要件を満たす形で管理することはできなくなっています（それゆえに、パスワードが最もよく用いられています）。このシナリオでは、その PDF とパスワードの転送先を知ることもできません。
このアプローチに付きものの脆弱性は、重要で機密性の高い PDF ドキュメントを共有する際の必要悪のように思えるかもしれませんが、幸いなことにそうではありません。
オプション 2：DocSend で PDF ドキュメントを共有する
DocSend を使用すると、ビジネス リーダーがドキュメントを安全に送信し、詳細な閲覧者エンゲージメントを追跡できるようになります。これには PDF も含まれます。パスワードで保護された PDF を Gmail や Outlook を介して送信することには馴染みがあると思いますが、DocSend の Gmail プラグインや Outlook プラグインなどのツールを使用すると、本当に安全な PDF を送信し、それらに対する操作を追跡することができます。ここでは、その方法について解説します。
手順を追って学習したい場合は、無料で DocSend の使用を開始することができます。
ステップ 1：PDF ファイルを DocSend にアップロードする
［アップロード中］
DocSend へのファイルのアップロードは簡単です。DocSend は現在 Google ドライブ、Dropbox、Box、Microsoft OneDrive などと連携されているため、どこからでもファイルをドラッグ & ドロップできます。PDF をアップロードしたら、（Gmail および Outlook プラグインを使用して）必要な数のメールに添付できます。必要に応じて、選択した DocSend プラグインを使用して PDF を直接アップロードすることもできます。
- ［コンテンツ］タブに移動します。
- 右上の［コンテンツを追加］を選択します。
- 上記のサービスのいずれか、またはパソコンからファイルを選択します。
- ドキュメントのアップロードが開始され、完了すると通知されます。この時点で、アップロードしたドキュメントの名前を変更できます。
ステップ 2：パスコードで保護されたリンクを作成して PDF を共有する
アップロードしたばかりの PDF の共有リンクを作成するときに、閲覧とダウンロードの許可のためにメール アドレスを要求するかどうかを指定できます。［詳細オプションを表示］をクリックすると、リンクの有効期限を追加して、PDF をパスコードで保護することもできます。
その後、PDF へのリンクをコピーしてメールで共有できます。
（注：このリンクのエンゲージメントと転送を追跡する場合は、PDF を共有しているアカウント、リード、または個人ごとに 1 つのリンクを作成する必要があります。これについては後で詳しく説明します。）
さらに安全な送信エクスペリエンスを実現するために、Advanced ユーザーは閲覧者の確認を要求できます。このシナリオでは、閲覧者にメール アドレスの入力を求めるプロンプトが表示され、PDF にアクセスするには、そのメール アドレスに送信されたリンクをクリックする必要があります。
DocSend の Gmail および Outlook プラグインで PDF をアップロードして、メールに添付することも可能
Gmail や Outlook で直接 PDF をメールの添付ファイルとしてアップロードして共有したい場合は、Gmail および Outlook 用の DocSend プラグインを使用できます。こちらのリンクから、Gmail のプラグインを使用してアップロードされた PDF を添付できます。また、こちらのリンクからは、Outlook プラグインを使用してアップロードされた PDF を添付できます。
ステップ 3：必要に応じてリンクベースのアクセスを無効にしてから再度有効にする
数回クリックするだけで、作成した DocSend リンクの無効化や再有効化を実行して、PDF へのアクセスを抑制することができます。このプロセスの詳細な手順については、リンク設定の更新に関するヘルプセンターの記事をご確認ください。
Gmail 内の PDF で編集や署名が必要なら DocSend の電子署名機能で解決
Google ドキュメントまたは Dropbox から PDF ファイルや Word ドキュメントをアップロードするか、Acrobat、または DocSend と連携する別のワークフローに保存した PDF ドキュメントをアップロードすると、送信する前に DocSend で電子署名を直接追加して、プロセスを効率化できます。
DocSend 内では、PDF ドキュメントに署名したり、個々のファイルや DocSend スペースのワークスペース内のファイル（Excel や URL にアップロードされたファイルを除く）に電子署名を追加したりすることができます。署名可能なドキュメントでは、ほとんどのデバイスでアクセスの追跡機能や署名の収集機能を利用でき、DocSend からドキュメントを安全に変換して共有できます。電子署名機能では、一方の当事者が署名でき、この署名は両当事者に対して法的拘束力を持ちます。署名依頼を送信した後、受信者が Gmail アカウントやメールの署名、G Suite、ポップアップ、サイドバー、ドキュメントのリンクを共有しているその他の場所でリンクをクリックすると、デジタル署名を追加できます。署名者は、DocSend リンクとして送信される PDF ドキュメントに追加した署名フィールドにデジタル署名を直接追加できます。こうした署名付き PDF ドキュメントは、履歴と監査証跡とともに DocSend アカウントで追跡されるため、ドキュメントを安全かつ管理された状態で維持できます。これは、iOS の Safari と Android の Chrome の DocSend モバイル ウェブ バージョンでも機能します。このヘルプセンターの記事では、電子署名機能を使用して署名可能な PDF ドキュメントを簡単に作成して共有する方法について詳しく説明しています。
ドキュメントを追跡する方法
PDF を DocSend にアップロードして、必要なすべてのセキュリティ アラートを含むリンクを作成したら、送信します。次の手順についてですが、保護するために PDF の内容に十分に配慮している場合、PDF の受信方法と読み取り方法にも配慮したいと思っていることでしょう。
こうした場合には、受信者または受信者のグループごとに個別の DocSend リンクを作成して送信することで、安全な PDF ドキュメントを追跡できます。エンゲージメントをモニタリングする方法の例を簡単に見てみましょう。
まず、ドキュメントが閲覧されたときに瞬時に既読通知が届きます。これらの通知の概要は、DocSend で特定のファイルまたは PDF ドキュメントをクリックしたときに［パフォーマンス］タブにも表示されます。
さらに、閲覧者がどの箇所に時間を費やしたのかをページまたはスライドごとに確認できます。PDF の内容と目的によっては、これはきわめて有意義になり得ます。既読通知の場合と同様に、DocSend で特定のファイルやドキュメントをクリックしたときにもエンゲージメントの概要を表示できます。
DocSend で追跡できるエンゲージメントのメトリックとメジャーは、他にも多数あります。DocSend の無料トライアルを開始して、その PDF を送信し、インサイトに満ちたパフォーマンス指標をお好きなように研究してみることをお勧めします。
DocSend ツールについて、またはアカウントの最適な設定方法についてご不明な点がある場合は、DocSend ヘルプセンターをご確認いただくか、サポート チームにお問い合わせください。
