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役員会議プレゼンテーションを退屈なものから印象に残るものに変える方法

経営陣に好印象を与え、影響力を高めるようなインパクトのあるプレゼンテーションを準備する方法をご紹介します。
役員会議プレゼンテーション

役員会議プレゼンテーションは、CEO や CFO にとって、取締役に直接語りかける良い機会です。自分のビジョンを理解してもらい必要な資金やプロジェクトについて承認を得る機会であり、会社の業績について説明するチャンスでもあります。

しかし、取締役がプレゼンテーションに本当に耳を傾けてくれて初めてこれが可能になります。そのため、役員会議プレゼンテーションでは説得力のあるプレゼンテーションの準備と発表が重要です。つまり、取締役の関心を引き、今後に期待を抱かせるようなプレゼンテーションが必要となります。

このようなプレゼンテーションをするには、カリスマ性だけでは不十分です。プレゼンテーションでは、一貫したストーリーを伝えるという目標を念頭に置いて、トピックの選定から発表の方法まで準備を進める必要があります。説得力のあるプレゼンテーションには 3 つの側面があります。ここではそれぞれに対する対策を見ていきます。

役員会議事録テンプレート

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役員会議プレゼンテーションで取り上げるトピック

印象に残るプレゼンテーションをするための最初のステップは、取締役が本当に関心を持っているトピックを選択することです。1 四半期の場合でも 1 年の場合でも、発表で取り上げられるトピックは無数にあります。しかし、会社の些細な出来事を話したり、計測した指標を一つひとつ説明したりするのは好ましくありません。

むしろ、以下の 5 つのカテゴリに焦点を当てることが重要です。

  • 最新の業績データと強調したい最近の成果:ここでは、取締役が理解し、関心を寄せている指標を強調することが大切です。このような指標は会社によって異なります。しかし、月次の経常収益(MRR)、解約数、新規登録数、顧客数の伸びなどの KPI は迷わず取り上げることができます。これらは、会社業績の最重要指標です。
  • データについての説明:数字を示したら、時間(前月比など)、会社の目標、競合他社などの枠組みで整理し、説明することが重要です。データに関する考察をこのような枠組みで整理すれば、取締役が数字とそれが会社業績全般に与える影響を理解できます。
  • 達成できなかった目標や KPI についての説明:会社が設定した目標(顧客数 100 万人達成など)の枠組みでデータを整理した結果、これらすべてを達成できていればすばらしいことです。しかし設定された目標を達成していなければ、その理由と改善計画の骨子を説明することが重要です。
  • 直近のプロジェクトとそれを成功させるために経営陣に求めたいこと:役員会議プレゼンテーションは過去の数値を説明することだけが目的ではありません。経営陣の承認や資金面のサポートが必要な将来のプロジェクトの準備をする好機でもあります。
  • 経営陣の専門知識やアドバイスが必要な分野:結局のところ、経営陣がいるのは企業を繁栄させるために必要な専門知識と支援を提供するためです。経営陣のアドバイスが欠かせない具体的な分野やプロジェクトがある場合、プレゼンテーションではその点を強調してください。

説得力がある有益なスライドの作成方法

適切なトピックを選択してプレゼンテーションをまとめたら、次のステップは、興味を引く有益なものにスライドを仕上げることです。つまり、プレゼンテーションを前に進めながら取締役の興味を引き付けておくスライドが必要です。そのための方法がいくつかあります。

役員会議プレゼンテーションでは図やイラストをふんだんに使う必要があります。ここでのポイントは適切な図やイラストを選択することです。話を混乱させ、発表する情報から注意をそらすのではなく、内容を充実させるものを選択する必要があります。たとえば次のような図やイラストを追加します。

  • データの視覚的な表現:期間、会社の目標、競合他社の業績を軸にデータを概念化するのに効果的です。
  • 具体的な戦略を端的に表すアセットの実例:新たに再設計したウェブサイトのスクリーンショットや、現在推進中のソーシャル メディア戦略がわかる具体的なソーシャル メディア広告のスクリーンショットなどが考えられます。

また、このような図やイラストを追加することで、テキストを最小限にすることができます。ガイドラインとして推奨しているのは 5/5/5 ルールです。

  • テキストの各行の単語は 5 つ以下
  • 各スライドのテキストは 5 行以下
  • 資料の中でテキストが多いスライドは連続 5 枚以下

注意:役員会でのスライド資料の用途はプレゼンテーションのメモです。詳細をすべて盛り込むためのものではありません。

これを念頭に、次のステップでは、スライドが論理的に構成されていて、設定した(そして、できればあらかじめ経営陣に提示した)議題に沿ったものになるようにします。ここでのポイントは、スライドに引きずられて説明するのではなく、スライドを道具に使って説明することです。

役員会議プレゼンテーションで同じテンプレートを使いまわすことで節約できる時間は数分です。それより各スライド資料をまったく違うものとして扱うほうが効果的です。つまり、追加するスライドに対して妥協せず、プレゼンテーションを進歩させることもサポートすることもないスライドは削除する必要があります。役員会議プレゼンテーションを 3 幕構成の劇のように扱ってください。つまり、明確な序盤、中盤、終盤を用意します。役員会議プレゼンテーションに関していえば、スライドの最も論理的な構成は以下のようになります。

  1. 過去の実績と取り組みを報告する
  2. 自分の戦略と今後の目標を詳しく説明する
  3. 戦略の実行と目標の達成に関する実務面を掘り下げる

役員会議プレゼンテーションでの話し方に関するヒント

役員会議プレゼンテーションに使うアセットが出そろったので、ここからは実際のプレゼンテーションの方法について見ていきます。話し方やプレゼンテーションのスキルが乏しいと、せっかくの資料が台無しになってしまいます。したがって、プレゼンテーションの方法はその内容と同じくらい重要です。

簡潔に話す

役員会議プレゼンテーションを順調に進めるには、簡潔に徹することが最も重要です。前にも述べたように、役員会議プレゼンテーションは会社の業績や計画を概観することが目的です。つまり、実際のプレゼンテーションは簡潔で大まかな情報から始める必要があります。そうすれば、詳細を尋ねる質問が出てきた場合に備えることができます。

では、どの程度なら簡潔だといえるのでしょうか。テクノロジー レポーターのジョン・ブランドン氏が Inc. 誌の中で、プレゼンテーションに 7 分を超える時間は必要ないと語っています。ただし、1 四半期または 1 年を要約する場合は、これは極端かもしれません。これまでの経験では 30 分がプレゼンテーションにちょうどよい時間枠です。

オーディエンスを知る

どのようなプレゼンテーションやどのような役員会議にも当てはまる、優れたプレゼンテーションのためのベスト プラクティスがあるわけではありません。優れた役員会議プレゼンテーションをするには、オーディエンスを知り、オーディエンスが関心を寄せていることを詳細に把握する必要があります。言い換えると各取締役の背景情報を知る必要があります。

財務分野出身の人か、マーケティング分野でキャリアを積んだ人か、どのような頭字語や業界用語を聞くと身を乗り出してくるか。取締役の背景情報を知ると、どのような情報に関心を示しそうかがわかり、プレゼンテーションのどの部分で詳しい説明が必要かもはっきりします。これを知れば、オーディエンスの言葉でプレゼンテーションを組み立てることもできます。

経営陣に対するプレゼンテーションのこの側面には継続して取り組む必要があります。取締役の経歴や LinkedIn のページからは多くの情報が得られますが、一人ひとりと会話を重ねることで情報が蓄積されていきます。

リハーサルをして心のこもったプレゼンテーションをする

役員会議プレゼンテーションに多くのことが懸かっていると、緊張のあまり、スライドに書かれていることを読み上げるだけで終わってしまうことになりかねません。これでは説得力のあるプレゼンテーションにも関心を引くプレゼンテーションにもなりません。

そうなる前に、リハーサルに時間をかけて(スライドに頼らなくて済むようにして)、一方的なプレゼンテーションではなく心のこもった対話をすることに集中することが大切です。Harvard Business Review 誌によれば、リハーサルの核心は、自信を持ちながらも押しが強くなりすぎないようなバランスの取れた準備をすることです。

なによりもまず、経営陣を自分と対等な人のグループとみることが重要です。財布のひもを握っている人たちであるとか、超人的な成功を収めた人の集団であると考える必要はありません。オーディエンスと関わり合い、会話を持つことで、一層の協力を引き出してプレゼンテーションをうまく進めることができます。

印象に残る役員会議プレゼンテーションにする

役員会議プレゼンテーションは、会社の経営陣との意思疎通を図る最も重要な手段の 1 つです。そのため、しっかりと組み立てられた関心を引き付けるプレゼンテーションは、双方に有益で率直な対話を育むために利用できる最適なツールです。このような対話によって、重要な課題に対するアドバイス、新しいプロジェクトに対する承認、必要な資金面での支援が得られやすくなります。

事前に取締役にプレゼンテーションとその他の役員会議資料セットを送付してください。DocSend を使用すれば、リンク 1 つでこれらのドキュメントをすべて安全に送付できます。

印象に残る役員会議プレゼンテーションができれば、実績をアピールし、最高責任者や経営陣との関係を強めることができます。これまでに紹介したヒントに従えば、適切に準備を進められるでしょう。