クリエイティブ エージェンシーに勤務している場合、提案の重要性について把握しているのはもちろんのこと、提案のために普段の業務を行っているようなものです。
The 平均的な企業は 1 つの提案に 24 時間を費やしています。業績がトップクラスの会社はさらに 2 時間以上長い時間を費やしています。それらの時間を人件費に変換すると、提案の作成にかかる費用が決して少なくないことがわかるでしょう。
提案や作業指示書に多くの時間と費用をかけている場合に、目指すべきことは次の 3 つです。
- クリエイティブな能力を示す
- 魅力的なアイデアを保護する
- ビジネスを容易に獲得する
問題は、一部のテクノロジーによって、提案の閲覧が必要以上に困難になり、ビジネスの取引が行き詰まってしまう恐れがあることです。また、クリエイティブに関しては、デザインのコンセプトが競合他社の手に渡らないように特に注意する必要があります。ここでは、テクノロジーの使用方法や提案を送信するための適切な方法、クライアント候補の日常的な負担を軽減して、アイデアを安全に保ち、より多くのビジネスを獲得するために必要なデータを取得する方法について説明します。
1. DocSend で音声、画像、動画を共有してクリエイティブな作品をアピールする
効果的に物語を伝えるストーリーテラーの間でよく言われているのは、語らずに、画像や映像で示すことです。これと同じアイデアがクリエイティブにも通用します。場合によっては、単に自社のサービスを一覧で示すよりも、自社でできることを実演する方が、見込み客の心に響くことがあります。多くの場合、見込み客は貴社とのコラボレーションに同意する前に、貴社のデザインの例を確認したいと考えています。しかし、大抵の場合、大容量のスケッチや録画/録音をメールで送信するのは困難であり、ファイルの容量制限の対象となってしまいます。クリエイティブにとってさらにハードルが高いのは、一度ファイルが公開されると、誰でも簡単に配布できてしまうことです。前述のように、知的財産の保護は、最終製品に問題やリスクがないことを重要視するあらゆるエージェンシーにとって重要です。
最優先事項が知的財産の保護であることは承知しています。クライアントのソーシングから提案の管理、取引の実行まで、DocSend の豊富なメディア形式でクリエイティブのプロセスを最初から最後まで管理し、保護します。DocSend は、さまざまな クリエイティブ ファイル形式に関してインサイトとセキュリティの両方を提供することで、取引を高速化することができます。
クリエイティブの画像形式：潜在的な新しいビジネス チャンスを掘り起こしている間、DocSend の高度なコントロール機能を使用して Adobe Photoshop と Illustrator のデザインを常に保護することができます。
動画ファイル：ショーリールのどのバージョンが新しいクライアントに対して最良のパフォーマンスを発揮するのかを判断し、すべての動画を 1 か所に一元化します。
音声ファイル：メールでの長い提案を短い音声録音に取り替えて、直接アップロードを行う機能、アクセス制御、高度なエンゲージメント分析を活用します。
2. 知的財産を保護する
バーチャル プレゼンはエージェンシーにより多くのチャンスをもたらしますが、安全なファイル共有と提案のコンテンツ管理に関する新しい課題もいくつかもたらしました。
たとえば、104 West PR ファームのマネージング パートナーであるブライアン・マスト氏の場合、 差し止められた記事が悪意ある人の手に渡るのを防ぐことが頻繁に必要になります。「DocSend を使用すれば、閲覧するためにメール アドレスを要求して、差し止められたプレゼン資料の安全を守ることができます」と彼は述べます。「当該のリンクが他の人に転送されたとしても、その旨が通知されます。また、リンクを受信した人はメール アドレスを提供しないと閲覧することができません。このため、記事が漏れないという大きな安心感が得られるだけでなく、メディアの操作やタイムリーなプレゼン資料の利用に関するインサイトも得られます。」
ブライアン氏が使用する DocSend の 安全なクライアント ポータル （安全なファイル共有の究極のスタンダード）では、1 つのリンクで複数のファイルを送信し、個々のファイルごとに高度な保護をカスタマイズすることができます。
- 透かしの自動挿入—メール アドレス、IP アドレス、日付、時刻といった閲覧者の情報を自動的に表示します。そのため、提案ごとに透かしを個別に生成する必要はありません
- ワンクリック契約—知的財産やその他の機密性の高いビジネス情報を保護するために、組み込みのエクスペリエンスで署名できます
- メール アドレスの確認 —受信者によるアクセスを承認された意思決定者に限定し、提案や契約を閲覧できるユーザーを追跡します
アイデアを保護することは、新しいクライアントが別の会社に乗り換えるのを防げるかどうかを左右する場合があります。たとえば、競合のエージェンシーにデザインのコンセプトが転送され、そのエージェンシーが同じビジュアルをより迅速に再現できるだけでなく、さらに魅力的な価格でサービスを提供できるとしたら、新しいビジネスを獲得しても、自社の名前を世に出すことすらできません。透かし、パスワード、組み込みの契約などで保護を強化し、アイデアが盗まれないようにする必要があります。
3. 効率化されたクライアント ポータルを使用して、コラボレーションを容易化する
あまりにも単純な話のように思えますが、意外にも、多くのクライアントは単にコラボレーションしやすいという理由でエージェンシーを選んでいます。そして、クライアントの受信トレイに負担をかけない形でコミュニケーションをとることは、コラボレーションのしやすさにつながります。
デジタル ファイル共有は何十年も前から存在していますが、それでも、必要なドキュメントの最新バージョンをすばやく見つけるのは困難です。 Quartz でシニア クリエイティブ ストラテジストを務めるタラ・マレン氏は次のように述べています。「DocSend を利用するまでは、クリエイティブに関する説明や提案を共有するために、さまざまなツールを使用していました。でも、こうした提案は土壇場で変更になることが多く、その度にメールやリンクを作り直してクライアントに送らなければなりませんでした。DocSend のおかげで、クライアントとのコミュニケーションを整理し、効率よくやり取りすることができます。」
タラ氏が話題にしているのは、 パーソナライズされたクライアント ポータルです。これは、見込み客やクライアントのファイル専用の区分けされたカスタムのデジタル スペースです。クライアントは 1 つのリンクをクリックするだけで、やり取りに関連するすべてのファイルにアクセスできます。メールの添付ファイルを探す必要はありません。最新バージョンの提案が 本当に 最新なのかを疑う時代は終わりました。それだけではなく、各クライアント ポータルのあらゆるファイルを完全に制御し続けることができます。パーソナライズした提案に透かしを入れる場合でも、特定のデザイン サンプルにメール アドレスの認証を適用する場合でも、ご自身で作品を管理できます。クライアント ポータルはわかりやすさを重視して作られているため、クライアントは必要とするすべてのものに単一の専用スペースでアクセスすることができます。
4. ナレーション動画を録画して、提案をより魅力的にする
Decks sent via email don’t always pop the way you need them to. That’s why some creative agencies are sending more personalized video recordings to stand out.
非同期型の動画によるプレゼンは急速に不可欠なものになりつつあり、動画を利用した提案によって 26 % の取引が成約までの時間を短縮 しています。非同期型の動画によるプレゼンを送信すると、好きなときにプレゼンを閲覧できるようになります。これも、時間と受信トレイに負担をかけないことにつながります。
プレゼン動画を録画する際には、オーディエンスに対して適切な口調でメッセージを伝えられるように、通常は画面と話し手の顔を録画します。 DocSend の Dropbox Capture との連携 により、パーソナライズされたクライアント ポータルから短い動画のナレーションの録音を直接作成できるため、すべてのコンテンツを 1 つのスペースに一元化できます。
5. 動画による提案と音声録音に関する分析を収集する
動画による提案の試行段階では、 本当に価値があることなのか知りたいと思うことでしょう。動画によるプレゼンをすでに何度か行っている場合は、作成にそれほど余分な時間はかかりません。それでも、新しいビジネスの獲得のためにリソースが効率的に活用されていることを確認する必要があります。
DocSend 動画分析 は、動画によるプレゼンの戦略のテストと改善に役立ちます。さらに、音声ファイルの詳細な分析も収集できるようになっています。DocSend では、アクセスしたユーザーがファイルを見たり聞いたりしたかどうか、およびファイルを再生した速度を示すアクセスのエンゲージメント スコアも提示されます。以下では、見込み客に 動画および音声ファイルの送信 を開始する際に収集できるインサイトをいくつか紹介します。
- 再生時間の割合—閲覧者がプレゼンや mp3 をどこまで視聴しているのかを確認します。30 秒、60 秒、90 秒のバージョンをテストして、違いを確認できます。
- スキップ—一部のセクションに修正が必要かどうかを判断します。
- 巻き戻し—どのセクションが特に関心を集めているのか、または展開が必要なのかを確認します。
- 背景情報—動画が本当に閲覧者の注意を引き付けたのかどうか、または、閲覧者が他のものを見ながらバックグラウンドで動画を再生しているかどうかを確認します。
6. DocSend の組み込み電子署名でカスタムの契約を施行する
新しいビジネスの獲得は新規開拓の醍醐味ですが、これには契約の起草と承認という管理面の作業も伴います。
特に多数の意思決定者が関与している場合、契約の締結に至るまでに多くのやり取りが伴います。DocSend の電子署名で承認の遅延を回避し、ドラッグ & ドロップでカスタム署名フィールドを作成したり、 ワンクリック署名を有効にして 最大 10 人の署名者に対応したりすることができます。
全般的に見て、ワンクリック署名は販売サイクルの短縮に 大きな変革 をもたらす存在です。クライアントがより迅速に契約に署名できるだけでなく、一度クリックするだけで法的拘束力のある署名を作成できるため、大きなメリットが得られます。
DocSend を実際に使ってみたいという方は、 この機会にぜひ無料トライアルをお試しください。
