幅広いメディアのプレゼンテーションに向けてドキュメント分析を実行

DocSend 導入前の 104 West では、個別のリスト、Google ドライブのフォルダ、ドキュメントでメディア リレーションズの整理と管理を行っていました。顧客ごとにプレゼン資料やプレスリリースの原稿、メディア キットのリストを作成するのは面倒で時間のかかる作業でした。「アカウント マネージャーとして、プレゼンテーションのプロセスや状況を顧客に対して明確に示すことを常に心がけています。当社が顧客に伝えるプレゼンテーションの進捗状況は非常にシンプルで、提案して返事が来ないか、提案して返事が来るかのどちらかです。そのため、連絡がないメディア関係者に対していつ、どのようにフォローアップするのが最適かを判断するために十分な仮説を立てることになります」と 104 West のアカウント マネージャーであるローラ・クビッツ氏は言います。

ストーリーを提供するのに適していると思われるメディアに的を絞ってプレゼンテーションを行う場合、記者が何に関心を持ち、何を取り上げるかは、ストーリーの魅力、これまでの仕事上の付き合い、さらには偶然など、さまざまな要因に左右されます。タイミング、現在のプロジェクト、ニュースのサイクルは、すべてメディアの関心や記事への組み込みに影響します。104 West では DocSend を活用して、プレスリリースやコンテンツの一部など、自社が発信するコンテンツをストーリーごとに追跡可能な固有のリンクでホスティングしています。これにより、特定のプレゼン資料に対する関心度について分析データを集めることができます。この情報を基に、104 West は期待される関心度を予測したり、あるいは別の角度から試したほうがよいか、別のメディア グループを探すべきかを判断したりすることができます。

「DocSend を利用することで、当社のプレゼンテーションの状況をより具体的かつ正確に顧客に報告できるようになりました。たとえば、メディア関係者が資料を見たか、どこまで掘り下げたか、同僚と共有したかといったことです。そうすることで特定のメディアがどのような反応を示したかを把握し、それに基づいて戦略的にアプローチし、最適な次のステップを積極的に提案できます」とクビッツ氏は述べています。

シンプルで安全なリンク 1 つで顧客のメディア キットの維持と配布に対応

104 West では、各顧客に関する記事の画像やコピーが最も正確かつ最新の状態となるように、顧客のメディア キットを維持しています。DocSend を導入する前は、104 West のクリエイティブ サービス マネージャーであるアリソン・ハード氏が、顧客ごと、時にはメディアへのアウトリーチごとに Google ドライブのフォルダを管理し、適切な関係者がすべてを閲覧できるように、または見るべきものだけを閲覧できるようにしていました。Google のユーザー プロビジョニングや安全な共有には限界があるため、プレゼンテーションに応じて顧客ごとに複数のメディア キットを管理する必要がありました。また、メディア キットはメールに添付する形で共有されていましたが、ファイルサイズが大きすぎるため配信に支障をきたし、肝心なときに遅延や混乱が生じることも少なくありませんでした。

「時には特定の動画やカスタム グラフィックだけをメディア関係者と共有したいことがあります。また、あるメディア関係者に対しては、別のメディア関係者とは異なるレベルの詳細を共有したい場合もあります。そのため顧客のプレゼン資料 1 つに対して複数のフォルダを作成することになり、それが社内の混乱を招き、情報源の一本化に問題が生じることになりました」とハード氏は振り返ります。

「DocSend のおかげで、顧客のメディア キットをスペースという一元化された安全な場所で簡単に管理できるようになりました。リンクは常に有効で最新の状態に保たれるので、メディアに古いロゴや誤ったひな形が使われていないか心配する必要がなくなりました。また、メディア コンタクトのグループごとに異なるアクセス レベルやカスタム ビューを設定することもできます。これは適切な情報を適切な関係者に提供するという点で、私たちにとって画期的なことです」とハード氏は語ります。

顧客のメディア キットを DocSend で管理する 104 West

 

安全な共有機能による公開前情報の管理

104 West では、話題性のある情報、機密性の特に高い情報、次回の記事などを共有する場合に、公開前情報の管理が思うようにいかないことがありました。DocSend の前は、添付ファイルや Google ドキュメントのリンクを使ってメールで管理されていました。Google ドキュメントはリアルタイムの編集やコラボレーションに向いていますが、話題性が高い情報を安全に提示したい場合、リンクや添付の PDF ファイルが悪用されると、記事の初公開が台無しになる可能性があります。

「DocSend を使用すれば、閲覧時にメール アドレスの入力を必須にすることで、公開前のプレゼン資料を保護できます。そのリンクが他の人に転送されると、転送されたことが私たちに通知されます。リンクを受け取った人もまた、メール アドレスを入力しないと資料を見ることができません。これにより、記事が漏れないという大きな安心感が得られるだけでなく、メディアのインタラクションやタイムリーなプレゼン資料の利用に関するインサイトも得られます」と、104 West のマネージング パートナーであるブライアン・マスト氏は述べています。

クライアントとメディア リレーションズに新たな視点を

DocSend を使用することで、104 West はより先を見越したメディア リレーションズの管理を実現し、プレゼンテーションのプロセスや戦略について、より詳細で具体的なインサイトを顧客に提供できるようになりました。顧客アセットをリアルタイムで安全に共有、追跡、管理できるので、104 West はフォローアップよりも記事の切り口を決めることに時間を使えるようになりました。

「DocSend はメディアへのプレゼンテーションや情報共有の方法を一変させました。当社がメディアと連携する最善の方法は、人々が求める価値ある情報を提供することです。当社のストーリーの何が共感を呼ぶのか、あるいは呼ばないのか、リアルタイムでインサイトが得られるようになりました。これらのインサイトを利用して、より良好な関係をマスコミと築き、透明性、メディア戦略、全体的な顧客サービスを向上させています」とマスト氏は結論付けています。