背景情報

Center for Management & Organization Effectiveness（CMOE）は、個人、チーム、および組織と連携して、カスタマイズされたワークショップ、オフサイト ミーティング、講演活動、およびコンサルティング調査を実施する人材育成コンサルティング グループです。Northern Trust、JB Hunt、Siemens Energy、Zendesk、Amazon、Shape Technologies などの組織にソリューションを提供している CMOE は、DocSend を利用して、セールス プロセス中にドキュメントとプレゼンテーションを見込み客と安全に共有しています。

導入の目的

DocSend の導入前、CMOE のセールス イネーブルメント担当バイス プレジデントのマーク・パーキンソン氏は、営業用プレゼンテーションや提案書をメールの添付ファイルとして見込み客に送っていました。プレゼンテーションのライブラリが急増したため、パーキンソン氏と彼のセールス チームは、セールス プロセスの管理を強化できる、よりわかりやすい共有ソリューションを見つける必要がありました。

ソリューション：

セールス サイクルで共有されるすべてのドキュメントを管理するため、チームが注目したのが DocSend の安全なドキュメント共有ソリューションでした。

営業提案書とプレゼンテーションをシームレスに共有する

フォーチュン 500 社の見込み客のパイプラインを管理するには、細部へのこだわりと集中が必要です。提案書を送信するタイミングと、見込み客がアクセスできる資料を正確に把握することが重要です。パーキンソン氏にとって、メールの添付ファイルは時代遅れで、大企業を前にして自社をアピールするものではありませんでした。メールに複数の添付ファイルを含めるのはプロと言えないだけでなく、スパム フィルタに引っかかったり、見込み客に届かなかったりする可能性もあります。

パーキンソン氏は、最初に DocSend を検討したとき、顧客向けドキュメントを安全に整理して、顧客がより直感的にアクセスできる点が気に入りました。CMOE には、コンサルティング パッケージに含まれる優れたコンテンツ ライブラリがあり、パーキンソン氏は見込み客とプレゼンテーションのプレビューを共有して、CMOE の人材育成サービスを体験してもらうことがよくあります。これらのプレゼンテーションには、悪意のある人に渡したくない知的財産が含まれています。DocSend の安全な共有機能を使って、メール アドレスの確認またはパスコードを簡単に追加すると、承認された見込み客のみが資料にアクセスできます。さらに、有効期限を設定して、アクティブなセールス サイクル中など、特定の期間にのみ、見込み客がコンテンツにアクセスできるようにすることもできます。「DocSend によってドキュメントを厳格に管理しています。この機能はペースの速いセールス環境には不可欠です」（パーキンソン氏）。

ニーズに関連するすべての CMOE プレゼンテーションを閲覧できる場所を見込み客に知らせるために、パーキンソン氏は DocSend 取引ルームを使って顧客情報が格納された 200 を超える個別のコンテンツ ポータルを作成しました。数百の個別の顧客フォルダと聞くと、作成に多くの時間がかかりそうですが、DocSend を使うと、取引ルーム テンプレートを 1 分未満で簡単に複製できます。「4 つの異なる製品に対応する 4 つの取引ルームをテンプレートとして作成しました。お客様が、たとえば「Applied Strategic Thinking」製品に関心を示している場合は、その取引ルームを複製して、カスタマイズした販売見積もりに含めることができます。コンテンツをパーソナライズして視覚的に表現することで、最高のカスタマー エクスペリエンスを提供できます」とパーキンソン氏。パーキンソン氏は、見込み客の主要な関心分野に対応するプレゼンテーションに加え、パーソナライズされた取引ルームに作業明細書と個別の価格提案書も含めています。メールの添付ファイルでは、カジュアルすぎる、または面倒であるという印象を与える可能性がありますが、CMOE のロゴやバナーが付いたわかりやすく、カスタマイズされた取引ルームを見れば、見込み客は CMOE が信頼できる組織であるという安心感を得ることができます。

ドキュメント分析により意思決定者を見つけ出す

セールス組織が直面している多くの課題の 1 つが、取引を承認する適切な意思決定者を見つけることです。DocSend を使用する前、パーキンソン氏は、取引の成立に関わる話ができる適切な人物を見つけるのに苦労していました。「10 回のうち 9 回は、他のコンサルティング組織と話し合って意思決定者に調査結果を提供しているような人物と話をしていました」（パーキンソン氏）。

パーキンソン氏は、DocSend の分析機能を使ってドキュメントの転送先の詳細を把握し、それらの情報を活用できます。「DocSend が優れているのは、価格提案書の転送先の人物を把握できる点です。そのおかげで、誰が最終意思決定者であるか明確に判断し、適切なタイミングで適切な人物とつながることができるようになりました」とパーキンソン氏。セールス プロセスの初期段階で最終意思決定者を特定することで、パーキンソン氏は適切な人物に適切な情報を提示し、CMOE を見込み客にとっての最有力候補にすることができています。

データに基づくアプローチで会話を進める

DocSend の導入前、パーキンソン氏は、見込み客が共有しているコンテンツを使用しているかどうかについてほとんど把握していませんでした。メールが開封されているかどうかはわかりましたが、顧客が提案に目を通しているかはわかりませんでした。同氏が得られた唯一の情報は、見込み客との最初の会合でしたが、大抵は情報を得られませんでした。

今では、送信した資料を見込み客がどのように利用しているのか把握できるようになりました。「プレゼン資料と営業提案書を送信した後、たとえば、見込み客が料金ページを見ているかどうか、その閲覧時間はどのくらいか把握できます。これで、見込み客が料金に懸念があるとわかった場合は、次の電話でその話題に言及できます」とパーキンソン氏。パーキンソン氏は、データを活用することで、見込み客が疑問に思っていることや懸念事項を予測して会話を進めることができます。「電話をかける前に、DocSend にアクセスし、個人の名前を検索してコンテンツ消費データを確認します。見込み客が閲覧した内容を確認しておくと、会話を組み立てるのに役立ちます」（パーキンソン氏）。コンサルティング販売の鍵となるのは、見込み客のニーズを予測し、できる限り多くの情報を見込み客に提供して情報に基づいた意思決定ができるようにすることです。パーキンソン氏は、DocSend 分析を使って各四半期の潜在的な案件をこれまでよりも正確に予測し、関心度を測定できるようになりました。

将来を見据えて見込み客のポータルをカスタマイズする

パーキンソン氏は引き続き DocSend を組織内のセールス ツールとして利用していますが、DocSend 取引ルームにある他のカスタマイズ オプションも試したいと考えています。「バナーをカスタマイズしたり、取引ルームに見込み客のロゴを追加して、お客様に合わせてパーソナライズしたイメージを提供したりするのが楽しみです」と同氏は話します。新しい顧客と関係を築く場合は、個々の顧客に合わせたアプローチを行うことが功を奏します。DocSend を使うと、パーキンソン氏のようなセールス担当者は、リモートで提案書を作成するときに簡単に一工夫できます。

さらに、パーキンソン氏は、新しい資料をコンテンツ ポータルに追加するときに新しい取引ルームの更新通知をテストしたいと考えています。「ポータルに情報を追加したときに見込み客に通知できる DocSend の機能はとても便利です。この機能を使えば、見込み客に価値を提供し続け、有用な情報とともに以前弊社と行った会話を思い出してもらうことができるので、見込み客の関心を引くだけでなく、古い見込み客を呼び戻す場合もあります」とパーキンソン氏は話します。パーキンソン氏は見込み客との関係をより細かに管理できるようになり、CMOE のすべての製品をさらに多くの組織に提供できるようになりました。