背景情報
リモート ワークが当たり前になりつつあった時期に創立された新興のベンチャー キャピタル企業が、ファイルを整理し、米国国内の分散チーム全体で資金調達を成功させるためのより良い方法を探していました。この企業は Dropbox と DocSend を選択し、どこでも効果的に働ける環境と、初期投資のための資金調達を実現しました。
導入の目的
Dropbox と DocSend の導入以前、この新興企業の IR 担当ディレクターは、初期投資のための資金調達を実現するため、機密性の高い財務情報を潜在的なリミテッド パートナー（LP）とより安全に共有する手段が必要だと語っていました。
ソリューション
同社の IR 担当ディレクターは、Dropbox のファイル同期プラットフォームと DocSend の安全なドキュメント共有ソリューションを使用して、企業の重要な経営資料のシームレスな保管と安全な共有を実現し、潜在的な LP や投資家へのアウトリーチを最適化しました。
コラボレーションに関連するすべての社内資料を Dropbox に格納
この組織は、大多数の新興企業がリモート ワーク環境への適応を余儀なくされた時期に設立されたこともあり、社内業務に関連するすべてのファイルや情報を集約する場所として創業当初から Dropbox の導入を決断しました。「当社ではほとんどのファイルを Microsoft Word、Powerpoint、Excel を使用して作成しているため、Dropbox ではそれらのファイルが常にバックアップされると聞いて安心しました」とディレクターは語っています。
チーム メンバーがどこにいても、投資戦略、基本的なポートフォリオ ファンド調査資料、リスクリターン分析ドキュメント、およびリスク管理手順を含むすべての重要なファイルが最新の状態に維持され、保護されています。チームは修正や最終的な編集を Dropbox で簡単に行え、誰かがドキュメントを更新したら通知を受け取ることができます。「Dropbox の共有フォルダとグループ フォルダの構造により、機密性の高い財務情報をより細かく管理できるようになりました」とディレクターは語ります。
チームは米国国内に広く分散しているため、リモート コラボレーションには情報源の一元化が欠かせません。IR 担当ディレクターは、正社員のメンバーやファンド フェロー以外に、外部のマーケティング チームとも連携してカスタマイズした PDF とマーケティング資料を作成しています。「マーケティング チームが作成してくれたパンフレットや投資資料に何度も修正を加えることができます。コメントをやり取りして、最適な見た目とデザインを決定することができます」とディレクターは語っています。ドキュメントが完成したら、ディレクター個人の Dropbox アカウントから直接 DocSend にアップロードできます。
潜在的 LP と共有している機密性の高い財務情報を DocSend で保護
IR 担当ディレクターは、幅広い層の潜在的投資家を特定し、企業の初期投資のために資金を調達する責任を負います。ディレクターが DocSend に初めて資料をアップロードするときに、機密性の高い財務情報に対して高度なセキュリティを設定できます。ターゲットを絞った潜在的投資家のみがこのファイルにアクセスできるように、独自のパスコードを作成し、メール アドレスの確認を要求し、有効期限を設定することができます。「潜在的投資家に当社の財務情報を広く配布したいと考えています。一方で、当社の活動を模倣しようとしている他のファンドの手に渡ってしまわないよう、アクセスを管理する必要もあります」とディレクターは述べています。
いくつかの概要資料や財務ドキュメントは、潜在的投資家がアクセスする前に NDA に署名する必要があります。ディレクターは、企業の標準的な NDA を DocSend にアップロードして、指定の署名可能フィールドをドキュメントに直接ドラッグ & ドロップできます。ファイルのセキュリティ対策を強化する必要がある場合は、ワンクリック NDA を要求できます。ドキュメント閲覧ワークフローに組み込まれた DocSend の直感的ソリューションによって、潜在的 LP は NDA 署名プロセスを難なく片付けることができます。
DocSend has given us a new way to manage files that we are sharing with potential LPs and investors for our emerging fund. From a control perspective and managing files that are too big to send over email as an attachment, I love DocSend.
DocSend の仮想データ ルームを活用して新興ベンチャー キャピタルの資金調達を実現
IR 担当ディレクターは、ファイルを DocSend にアップロードしたら、仮想データ ルームを作成してすべての重要な投資情報を単独のリンクで共有します。「DocSend のデータ ルームへのリンクを、投資家向けのメールに組み込むだけです。その後、潜在的な LP や投資家は、ソフトウェアをダウンロードすることなく参考資料や財務ドキュメントにアクセスできます」とディレクターは述べています。潜在的投資家は、あらゆるデバイスのブラウザ内で、デュー デリジェンスに関するアンケート、ファクト シート、法律文書を簡単に閲覧できます。さらに、カスタム バナー画像やロゴを使用して仮想データ ルームをカスタマイズして、すっきりとした表示体験を閲覧者に提供することができます。
さらなる保護が必要な他のドキュメントでは、ワンクリック NDA の他、パスワード保護やメール アドレスの確認を追加できます。ファイルをメールに手動で添付した場合、サード パーティが容易にダウンロードして共有する可能性がありますが、その代わりに DocSend の仮想データ ルームを使用することで、ディレクターは機密性の高い財務情報を簡単に保護することができます。
DocSend の分析機能が LP の関心についてインサイトを提供
潜在的な LP や投資家が仮想データ ルームにアクセスすると、IR 担当ディレクターにはメール通知が送信されます。そのため、誰がどのファイルを確認したか正確に把握できます。ページ単位で分析を確認できるため、「特定のドキュメントの中で潜在的な LP や投資家がどこに注意を向けているか深く理解でき、特定の投資家との関係性の改善に役立っています」と述べています。DocSend のドキュメント分析により、潜在的な LP や投資家との会話の方向性を決定して、より有意義なやり取りをすることが可能になります。
DocSend’s analytics helps us to determine what is working and what is not and what needs to be removed from the deck in the future and where we can potentially enhance information.
最終的に、インパクトのある投資家体験を作るというディレクターの取り組みは報われ、この新興企業の初期投資に対する資金調達は成功しました。「数社の LP が DocSend のデータ ルームにアクセスして契約書に署名してくれました。データ ルームは簡単に作成でき、LP にシームレスに表示されました。」
