DocSend と Dropbox を使って顧客提案書を最適化し、クリエイティブ アセットを整理する Sleepless Media

背景情報

Sleepless Media は、包括的なサービスを提供するウェブ デザインおよび開発会社であり、カスタマイズしたレスポンシブ ウェブサイトを中心とする革新的なブランド体験をもたらします。Levi Strauss、Lenny & Larry’s、Breeo といった大企業の顧客向けのクリエイティブ アセットを制作している Sleepless Media は、Dropbox と DocSend の両方を利用して、プロジェクトの提案書やクリエイティブ ファイルを見込み客と安全に共有しています。

導入の目的

CEO 兼クリエイティブ ディレクターのジョン・カッティベラ氏は、DocSend を導入するまで、パートナーシップ提案書やクリエイティブ ファイルをメールに添付してクライアントに送信していました。しかし顧客リストが長くなるにつれ、提案プロセスをもっとうまく管理するための拡張可能なソリューションが必要となりました。さらに、デザイン要素をカスタマイズして整理できる、より堅牢なプラットフォームも必要でした。

ソリューション：

そこで、販売提案書を見込み客に安全に送信して追跡するために DocSend を、クリエイティブ ファイルを共有するために Dropbox を使用することにしました。

クライアント向け提案書に対する高度なインサイトで販売サイクルを短縮

業界をリードするグローバル ブランドを顧客に持つデザインおよびウェブ開発会社のマネジメントを務めるクリエイティブ プロフェッショナルとして、カッティベラ氏は、最高のカスタマー サービスを提供するためにさまざまな役割を担っています。特に新規ビジネスの獲得時には、見込み客に適切なタイミングでフォローアップすることが欠かせません。たとえ時間は限られていても、プロジェクトの提案書を共有し、見込み客からの業務指示書を確認する際には、慎重に熟慮しなければなりません。これまでは、カッティベラ氏が送った提案書を見込み客が確認したかどうかを把握する手段はありませんでした。「初回打ち合わせの後、どの企業が当社とのビジネスに関心を持っているかまったくわかりませんでした。見込み客が当社との取引を真剣に検討しているかどうかを見極められるようになりたいと考えていました」（カッティベラ氏）。

DocSend の無料トライアル版を試したカッティベラ氏は、DocSend のドキュメント分析機能がもたらす効果をすぐに実感しました。リアルタイムでのメール通知や、見込み客がプロジェクト提案書を確認したことを知らせる通知を通じて、どの見込み客がコラボレーションに本当に関心があるかを正確に把握できるようになりました。さらに、自分のファイルが相手先企業内の適任者に転送されたかどうかを確認することもできます。何週間もかけて連絡先を探さなくても適任者を見つけることができ、適切なフォローアップを実施できます。「DocSend が他の主要な意思決定者を明らかにしてくれるので、高品質なクリエイティブ デザインと開発という、私たちが最も得意とすることに集中する時間を取り戻すことができました」

直感的なプレゼンテーションでクライアントとの強固な関係性を構築

多くの見込み客は複数の会社を検討するものです。そのため、デザインおよび開発会社にとっては、競合他社の中で突出したものを示すことが重要になります。カッティベラ氏は DocSend を活用して、カスタマイズした提案書をプロフェッショナルな方法で提示しています。これは彼の会社に他にはないメリットをもたらしています。「画面全体を共有するのではなく、ブラウザだけを共有することが多いので、自分の提案書は DocSend で直接提示しています。DocSend ならウェブサイトと PDF の行き来が 1 つのウィンドウで完結します。ブラウザの外にあるファイルを探すために行ったり来たりする必要がなく、画面全体を共有する必要もありません。」（カッティベラ氏）

電子署名により、マスター サービス契約書の締結が簡単に

勢いのある成長著しいデザインおよびクリエイティブ開発会社として、Sleepless Media は固有のビジョンを持った幅広いクライアントと取引しています。DocSend の電子署名機能を使用してマスター サービス契約書や業務指示書に署名できることがわかったときのカッティベラ氏の喜びは相当なものでした。「以前に DocuSign を検討したことはあったのですが、あまりにも使い勝手が悪かったのです。顧客との契約を締結するためのシンプルな方法を真剣に必要としていました」とカッティベラ氏は当時を振り返ります。顧客が Sleepless Media とのパートナーシップに同意したら、契約書を DocSend で直接送付して署名してもらいます。「DocSend の電子署名機能を使用することで、顧客は簡単に提案書を確認して、契約を締結できます。重いソフトウェアをいくつも切り替える必要はありません」（カッティベラ氏）。

また、クリエイティブ関連の業界では、マイルストーンや成果物が変更されることは珍しくありません。膨大な顧客のさまざまな変更指示書を管理することは簡単ではありませんが、カッティベラ氏は締結済みの顧客契約書をすべて DocSend フォルダで整理することができています。

顧客のブランディング アセットとクリエイティブを Dropbox に保存

多種多様な企業と一緒に仕事をするには、あらゆるクリエイティブ ファイルの動きをしっかりと追う必要があります。カッティベラ氏は、顧客のロゴや重要なデザイン要素などをすべて整理するために Dropbox Business を活用しています。顧客が Sleepless Media との契約に合意すると、カッティベラ氏はそのパートナーシップに必要なすべてのものを格納した Dropbox フォルダを作成します。「膨大な数の顧客がいるので、プロジェクトで必要になる可能性があるクリエイティブ要素をすぐに見つけることに Dropbox が大いに役立っています。当社の Sketch ファイル、重いデザイン ファイル、ブランディング アセットのすべてを Dropbox に保存しています」とカッティベラ氏は語ります。

Sleepless Media グループのチーム メンバーは、柔軟な働き方が可能で、どこにいても Dropbox 内のクリエイティブ ファイルに変更を加えることができます。クリエイティブへの調整が頻繁に発生する業界なので、カッティベラ氏とチームは Dropbox のクラウド ストレージを使用して、安全な方法ですべてのファイルを最新の状態に保っています。Dropbox と DocSend の両方を活用することでパートナーシップ契約を確保し、増え続ける顧客のために革新的なウェブ デザインを提供しています。