PDF를 비밀번호로 보호해 공유하는 방법

PDF는 1990년대 등장한 이래 직장인에서부터 학생, 퇴직자, 어린이에 이르기까지 모든 사람이 일상적으로 사용하는 전자 파일 형식으로 자리 잡았습니다. 많은 사람이 PDF를 이메일 첨부파일로 전송하는 것에 익숙해져 있지만, PDF를 비밀번호로 보호하는 방법을 고려해 본 적 있으신가요?

만약 그렇다면 운이 좋으시네요. 이 안내서에서 PDF를 비밀번호로 보호하는 방법과 PDF를 전송한 후 추적하는 방법을 살펴볼 수 있습니다.

옵션 1: PDF 파일을 비밀번호로 보호

CEO, CFO처럼 민감한 문서를 전송하는 일이 잦은 사람들은 PDF에 비밀번호를 설정하면 충분히 안전하다고 생각합니다. 물론 경우에 따라서는 비밀번호가 PDF를 보호하는 역할을 하기도 하죠.

Adobe Acrobat DC를 사용해 비밀번호 보호를 추가하는 방법

Acrobat에서 PDF를 엽니다.
‘파일’로 이동한 후 ‘암호 보호’를 클릭합니다.
문서를 열 때 비밀번호가 필요한지, 문서를 변경할 때 비밀번호가 필요한지 설정할 수 있습니다.
비밀번호를 입력하고 한 번 더 입력해 비밀번호를 확인합니다.
‘확인’을 클릭합니다.

Mac에서 미리 보기를 사용해 비밀번호를 추가하는 방법

PDF를 미리 보기로 엽니다.
‘파일’로 이동한 후 ‘내보내기’를 클릭합니다.
파일 이름을 입력한 후 ‘암호화’를 선택합니다.
비밀번호를 입력하고 한 번 더 입력해 비밀번호를 확인한 후 ‘저장’을 클릭합니다.

PDF에 비밀번호를 추가하면 비밀번호를 아는 사람만 해당 PDF에 액세스할 수 있습니다. 하지만 PDF에 비밀번호를 추가한다고 해서 열람인을 추적할 수 있는 것은 아닙니다. PDF 파일을 전송한 사람은 누가 PDF를 열어 검토하는지 알 수 없죠.

그러면 누군가가 PDF 파일을 비밀번호와 함께 다른 사람에게 전달한다고 해도 알 수 없습니다. 따라서 비밀번호를 설정한다고 해서 PDF를 이메일로 안전하게 전송할 수 있는 것은 아닙니다. 결국, 제어해야 하는 PDF 문서를 제어할 수 없게 되고 비밀번호도 제 역할을 하지 못하게 됩니다. 이 방법을 사용하면 PDF 파일과 비밀번호가 어디로 전달되는지 알 수 없습니다.

이 방법과 관련된 취약점은 중요하고 유출될 경우 위험성이 큰 PDF 문서를 공유할 때 어쩔 수 없이 감수해야 하는 것처럼 보일 수 있는데요, 다행히 그렇지 않습니다.

옵션 2: DocSend를 통해 PDF 문서 공유

DocSend를 사용하면 PDF 등의 문서를 안전하게 전송해 열람인 인게이지먼트를 상세하게 추적할 수 있습니다. Gmail이나 Outlook을 통해 비밀번호로 보호된 PDF를 전송하는 방법은 이미 모두 살펴봤는데요, DocSend가 제공하는 Gmail 플러그인이나 Outlook 플러그인 도구를 사용하면 PDF를 정말로 안전하게 전송해 이후 문서에 어떤 일이 일어나는지 추적할 수 있죠. 이제 그 방법을 자세히 살펴보겠습니다.

아래 단계를 함께 따라 하고 싶다면 여기를 클릭해 DocSend를 무료로 시작하세요.

1단계: DocSend에 PDF 파일 업로드

[업로드]

DocSend에 파일 업로드하는 방법은 간단합니다. 현재 DocSend는 Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft OneDrive 등의 클라우드 스토리지 통합을 지원하고 있습니다. 따라서 어떤 스토리지에서든 파일을 끌어다 놓기만 하면 됩니다. PDF를 업로드하고 난 후에는 Gmail 플러그인과 Outlook 플러그인을 사용해 원하는 만큼 자유롭게 이메일에 PDF를 첨부할 수 있습니다. 원하는 DocSend 플러그인을 통해 PDF를 직접 업로드할 수도 있죠.

‘콘텐츠’ 탭으로 이동합니다.
오른쪽 상단에서 ‘콘텐츠 추가’를 선택합니다.
위에서 설명한 서비스나 컴퓨터에서 파일을 선택합니다.
그러면 문서 업로드가 시작되고 업로드가 완료되면 메시지가 표시됩니다. 업로드가 완료된 후 파일 이름을 수정할 수 있습니다.

2단계: 암호로 보호된 링크를 만들어 PDF 공유

방금 업로드한 PDF의 공유 링크를 만들 때 PDF를 보고 다운로드할 때 이메일이 필요한지를 설정할 수 있습니다. 또한, ‘고급 옵션 표시’를 클릭해 링크에 만료일을 추가하고 PDF를 암호로 보호할 수 있죠.

그다음, PDF 링크를 복사해 이메일로 공유하면 됩니다.

(참고: 이 링크의 인게이지먼트와 전달 여부를 추적하려는 경우 PDF를 공유하는 계정, 잠재 고객, 개인별로 링크를 각각 만드는 것이 좋습니다. 조금 더 자세한 내용은 잠시 후 다루도록 하겠습니다.)

더 안전한 전송 환경을 원할 경우 고급 기능을 사용해 열람인 인증을 요구할 수 있습니다. 이 방법을 사용하면 열람인에게 이메일 주소를 입력하라는 메시지가 표시되며 PDF에 액세스하려면 해당 이메일로 전송된 링크를 클릭해야 합니다.

Gmail 플러그인과 Outlook 플러그인을 사용해 이메일에 PDF 첨부

Gmail이나 Outlook에서 바로 이메일 첨부파일로 PDF를 업로드해 공유하려는 경우 Gmail과 Outlook용 DocSend 플러그인을 사용하면 됩니다. Gmail 플러그인을 사용해 업로드된 PDF를 첨부하고 싶다면 이 링크를 클릭하고, Outlook 플러그인을 사용해 업로드된 PDF를 첨부하고 싶다면 이 링크를 클릭하세요.

3단계: 필요에 따라 링크 기반 액세스 활성화 또는 비활성화

생성한 DocSend 링크는 클릭 몇 번으로 비활성화하거나 다시 활성화해 PDF 액세스를 제어할 수 있습니다. 이 프로세스에 대한 자세한 설명은 링크 설정 업데이트에 관한 이 도움말 센터 글을 참고하세요.

Gmail에서 PDF를 편집하고 서명하는 간단한 방법: DocSend로 전자 서명 추가

PDF 문서, Google 문서, Dropbox 파일, Acrobat에 저장한 PDF 문서, DocSend와 통합한 다른 워크플로의 파일을 업로드했다면 파일을 전송하기 전에 DocSend에서 바로 전자 서명을 추가해 프로세스를 간소화할 수 있습니다.

DocSend에서는 PDF 문서나 개별적인 파일(Excel과 URL 업로드 파일 제외), DocSend 스페이스에 보관된 파일에 전자 서명을 추가할 수 있습니다. DocSend에서 문서를 서명 가능한 양식으로 변환해 안전하게 공유하는 것은 물론 대부분의 장치로 방문자를 추적하고 서명을 수집할 수 있죠. 전자 서명 기능은 한쪽 당사자가 서명해도 양쪽 당사자 모두에게 법적 구속력을 발휘합니다. 서명 요청을 전송하면 요청을 받은 사람은 Gmail 계정의 링크, 이메일 서명, G Suite, 팝업 창, 사이드바, 문서 링크를 공유한이외의 위치를 클릭해 전자 서명을 추가할 수 있습니다. 서명인은 DocSend 링크로 전송된 PDF 문서의 서명 필드에 직접 전자 서명을 추가할 수 있습니다. 이러한 방식으로 서명된 PDF로 문서는 DocSend 계정에서 기록과 감사 내역을 통해 추적이 가능해 문서 보안과 제어를 계속 유지할 수 있죠. iOS와 Android의 Chrome, Safari에서도 DocSend 모바일 웹 버전을 사용할 수 있습니다. 전자 서명 기능을 사용하면 얼마나 손쉽게 서명 가능한 PDF 문서를 만들어 공유할 수 있는지 그 자세한 정보는 이 도움말 센터 글을 참고하세요.

문서를 추적하는 방법

PDF를 DocSend에 업로드하고, 필요한 모든 보안 기능을 설정해 링크를 만들어 전송했습니다. 그다음에는 무엇을 해야 할까요? PDF에 담긴 실질적인 내용에도 신경 쓴다면 사람들이 문서를 어떻게 받아서 읽는지도 확인하고 싶을 겁니다.

그렇다면 좋은 소식이 있습니다. 각 열람인이나 열람인 그룹별로 개별적인 DocSend 링크를 만들어 전송하면 PDF 문서 추적이 가능합니다. 인게이지먼트를 모니터링하는 방법의 예를 간단히 살펴보겠습니다.

먼저, 문서가 열람되면 즉시 알림이 전송됩니다. DocSend에서 특정 파일이나 PDF 문서를 클릭한 후 ‘실적’ 탭에서도 알림 요약을 확인할 수 있습니다.

열람인이 어떤 내용을 가장 오래 검토했는지 페이지별 또는 슬라이드별로 확인할 수도 있습니다. PDF의 내용과 목적에 따라 이 정보가 큰 도움이 될 수 있는데요, 인게이지먼트 요약도 열람 알림과 마찬가지로 DocSend에서 특정 파일이나 문서를 클릭해 확인할 수 있습니다.