지루한 이사회 프레젠테이션을 탁월한 이사회 프레젠테이션으로 업그레이드하는 방법

이사회 프레젠테이션은 CEO 또는 CFO가 이사회에 직접 발언할 수 있는 입니다. 이사회에 회사의 비전을 이해시키고, 필요한 자금과 프로젝트에 관한 동의를 얻고, 회사가 이룬 성과를 설명할 수 있는 기회이죠.

하지만 그러기 위해서는 이사회 구성원들이 프레젠테이션에 집중할 수 있어야 합니다. 이사회 구성원들의 관심을 사로잡고 다음 단계에 집중하게 만드는 설득력 있는 이사회 프레젠테이션을 제작해 발표하는 것이 중요한 이유도 바로 이 때문이죠.

이사회의 관심을 사로잡는 프레젠테이션을 진행하려면 카리스마 이상의 무언가가 필요합니다. 슬라이드에 포함하는 주제부터 발표 기술에 이르기까지, 프레젠테이션은 응집력 있는 스토리 전달을 목표로 제작해야 합니다. 아래에서 설득력 있는 프레젠테이션의 3가지 주요 특성을 정확히 담아내는 방법을 살펴보세요.

이사회 프레젠테이션에서 다룰 주제

이사회 프레젠테이션을 성공적으로 진행하는 첫 번째 단계는 이사회 구성원들이 실제로 관심을 갖는 주제를 다루는 것입니다. 한 분기나 한 해를 정리하는 프레젠테이션의 경우 다룰 수 있는 주제가 무한할 수 있지만, 회사가 한 모든 일이나 측정한 모든 지표를 세세하게 설명하는 것은 바람직하지 않습니다.

대신, 다음과 같은 5가지 범주에 프레젠테이션의 초점을 맞추도록 하세요.

• 가장 최근의 성과 데이터와 최근에 성취한 목표 강조: 이 범주 안에서 이사회 구성원들이 이해하고 관심을 두는 지표를 강조하는 것이 중요합니다. 이러한 지표는 회사마다 다를 수 있지만, 월간 순환 매출(MRR), 이탈, 신규 가입, 고객 수 증가와 같은 KPI는 이사회의 관심을 끌 확률이 높습니다. 이러한 지표는 회사의 성과를 입증하는 핵심 지표이기 때문이죠.

• 성과 데이터에 관한 설명: 수치를 공유한 후에는 시간(전월 대비 변동 등), 회사 목표, 경쟁사 등의 맥락에서 수치를 설명해야 합니다. 이러한 방식으로 데이터를 설명하면 이사회 구성원들이 수치를 더 쉽게 이해할 수 있고, 더 넓은 관점에서 이러한 성과의 의미를 파악할 수 있습니다.

• 달성하지 못한 목표나 KPI에 관한 설명: 회사가 설정한 목표(100만 고객 달성 등)를 중심에 두고 데이터의 틀을 구성했는데 모든 목표가 달성되거나 초과 달성된 상태라면 더할 나위 없겠죠. 하지만 설정한 목표를 달성하지 못했다면 왜 달성하지 못했는지 그 이유를 설명하고 이를 개선하기 위한 계획을 간략하게 설명해야 합니다.

• 향후 프로젝트와 프로젝트를 성공으로 이끌기 위해 이사회로부터 필요한 지원: 이사회 프레젠테이션은 과거 수치만을 설명하는 자리가 아닙니다. 이사회의 동의나 재정적 지원이 필요한 향후 프로젝트에 대해 논의할 대화의 장을 마련할 수 있는 기회이기도 하죠.

• 이사회의 전문 지식과 조언이 필요한 분야: 궁극적으로 이사회가 존재하는 이유는 전문 지식을 제공하고 회사를 성공으로 이끄는 데 필요한 도움을 주는 것입니다. 이사회의 의견이 중요한 역할을 하는 특정 분야나 프로젝트가 있다면 프레젠테이션에서 이를 강조하도록 하세요.

설득력 있고 유용한 프레젠테이션을 만드는 방법

적절한 주제를 중심으로 프레젠테이션을 만들었다면 다음 단계에서는 슬라이드가 프레젠테이션을 계속 진행하고 이사회 구성원들의 관심을 끌 만큼 유용한지 확인해야 합니다. 그 방법은 다음과 같습니다.

이사회 프레젠테이션 슬라이드에는 충분한 시각 자료를 포함해야 합니다. 여기서 핵심은 프레젠테이션의 정보에 집중할 수 없게 만들고 혼란을 야기하는 것이 아니라 프레젠테이션의 질을 향상하는 적절한 시각 자료를 선택하는 것입니다. 프레젠테이션에 삽입할 수 있는 적절한 시각 자료는 다음과 같습니다.

• 데이터를 시각적으로 표현하는 자료: 이러한 자료는 기간, 회사 목표, 경쟁사의 실적 관련 데이터를 맥락화하는 데 도움이 됩니다.

• 특정 전략을 보여주는 샘플 자료: 새로 디자인한 웹사이트의 스크린샷, 소셜 미디어 전략이 실행되는 모습을 보여줄 수 있는 특정 소셜 미디어 광고 등이 이러한 자료의 예가 될 수 있습니다.

이러한 시각 자료를 프레젠테이션에 추가하면 텍스트를 최소한으로 유지하는 데도 도움이 됩니다. 시각 자료를 활용할 때는 5/5/5 규칙을 가이드라인으로 따르는 것을 권장합니다.

• 한 줄의 텍스트에는 5개 이하의 단어를 사용해야 합니다.

• 한 개의 슬라이드에는 5줄 이하의 텍스트를 사용해야 합니다.

• 피치 덱에는 텍스트가 많은 슬라이드를 연속 5개 이하로 사용해야 합니다.

슬라이드 덱은 모든 세부 정보를 담는 용도가 아니라 프레젠테이션을 위한 메모 역할을 하는 것이라는 점을 명심하세요.

이 점을 염두에 두고 슬라이드가 논리적인 방식으로 조직되어 있고, 설정한 의제에 부합하는지 살펴보는 다음 단계로 넘어가세요. 그리고 가능하다면 프레젠테이션을 발표하기에 앞서 이사회와 슬라이드를 공유하는 것이 좋습니다. 여기서 핵심은 슬라이드가 프레젠테이션을 규정하는 것이 아니라 프레젠테이션이 슬라이드를 규정해야 한다는 점입니다.

모든 이사회 프레젠테이션에서 똑같은 템플릿을 사용하면 시간을 조금 절약할 수는 있겠지만, 이사회 프레젠테이션마다 고유한 슬라이드 덱을 사용하는 것이 더 효과적입니다. 즉, 포함할 슬라이드는 과감하게 포함하고, 프레젠테이션의 질을 높이거나 뒷받침하지 않는 슬라이드는 모두 제외하세요. 이사회 프레젠테이션을 시작과 중간, 끝이 명확하게 구분된 3막짜리 연극처럼 생각하세요. 이사회 프레젠테이션에서는 다음과 같은 구조가 가장 논리적인 구조입니다.

1. 이전의 성과와 노력 공유

2. 앞으로의 전략과 목표를 자세히 설명

3. 전략 실행과 목표 달성이 실제로 어떻게 진행될지를 자세히 설명

이사회 프레젠테이션 발표 팁

이사회 프레젠테이션을 위한 자료를 완성했으니 이제 어떻게 프레젠테이션을 발표할 것인지에 대해 이야기해 보겠습니다. 말하기 기술과 프레젠테이션 기술이 부족할 경우 잘 만든 슬라이드 덱이 무용지물이 될 수 있습니다. 따라서 어떻게 프레젠테이션을 발표하는지는 어떤 내용을 발표하는지만큼 중요합니다.

발표는 간결하게

이사회 프레젠테이션을 원활하게 진행하는 가장 좋은 방법은 간결함을 유지하는 것입니다. 위에서 언급했듯이 이사회 프레젠테이션은 회사가 거둔 성과와 계획에 관한 개요를 설명하는 자리여야 합니다. 즉, 실제 프레젠테이션을 진행할 때는 고급 정보를 간결하게 전달하며 시작해야 하고, 그런 다음에는 이사회 구성원들이 물을 수 있는 심층적인 질문에 대비해야 합니다.

그렇다면 얼마나 간결해야 간결하다고 할 수 있을까요? 기술 전문 기자 존 브랜든(John Brandon)은 Inc. 기사에서 그 어떤 프레젠테이션도 7분을 넘어서는 안 된다라고 주장합니다. 조금은 극단적인 주장일 수도 있습니다. 특히 한 분기나 한 해 전체를 요약하는 프레젠테이션의 경우 7분으로는 부족할 수 있죠. 경험상 프레젠테이션 발표 시간은 30분 정도가 적당합니다.

청중 파악

한 가지의 좋은 프레젠테이션이 모든 프레젠테이션과 모든 이사회에 공통 적용되지는 않습니다. 좋은 프레젠테이션은 청중이 누구이고, 이들이 어떤 것에 관심을 두는지를 이해하는 것에서 비롯되죠. 따라서 각 이사회 구성원의 배경을 파악하는 것이 좋습니다.

금융업계에 종사한 경력이 있는지, 마케팅 전문가인지, 이들이 어떤 약어와 업계 용어에 약한지, 그 배경을 알면 이들이 관심을 가질 가능성이 높은 유형의 정보를 사용하고 프레젠테이션의 어떤 부분에 더 중점을 두고 설명할 것인지 파악하는 데 도움이 됩니다. 또한, 이사회 구성원들이 익숙한 용어나 표현으로 프레젠테이션을 구성하는 데도 도움이 될 수 있죠.

이사회 구성원을 파악하는 데는 지속적인 노력이 필요합니다. 프로필이나 LinkedIn 페이지를 통해 이사회 구성원에 관한 정보를 파악할 수도 있지만, 각 구성원과 교류하는 과정에서 계속해서 더 많은 정보를 얻을 수 있기 때문입니다.

리허설은 필수, 발표는 인간적으로

이사회 프레젠테이션에 많은 것이 달려 있으면 스트레스를 받기 쉽고 결국 슬라이드에 쓰인 내용만 읽는 데 시간을 허비하게 됩니다. 이럴 경우 프레젠테이션이 그리 설득력 있게 들리지 않죠.

(슬라이드에 적힌 내용에 덜 의존할 수 있도록) 충분한 시간을 들여 리허설을 하고, 일방적인 프레젠테이션을 진행하는 대신 인간적인 대화를 나누는 데 집중하세요. Harvard Business Review에 따르면 준비 과정에서 적절한 균형을 찾아야 과도하게 경직되지 않고 자신감 있게 프레젠테이션을 진행할 수 있습니다.

이 외에도 이사회를 돈줄을 쥐고 있는 사람이나 초인적인 성공을 거둔 사람으로 보는 것이 아니라 동료로 보는 것도 중요합니다. 청중과 소통하고 대화를 나누면 더 많은 협력을 이끌어낼 수 있고, 순조롭게 프레젠테이션을 진행할 수 있습니다.

탁월한 이사회 프레젠테이션을 만들고 싶다면...

이사회 프레젠테이션은 회사의 이사회와 소통하는 가장 중요한 수단 중 하나입니다. 따라서 잘 정리된 프레젠테이션은 서로에게 도움이 되는 열린 대화를 나누는 데 있어 최고의 도구이죠. 이러한 대화는 더 간편하게 주요 문제에 관한 의견을 얻고, 새로운 프로젝트에 대한 동의를 얻고, 필요한 자금을 확보할 수 있도록 도와줍니다.

프레젠테이션을 진행하기에 앞서 이사회 구성원들에게 이사회 자료 묶음과 함께 프레젠테이션 파일을 전송하세요. 이때 DocSend를 사용하면 링크 하나로 모든 문서를 안전하게 전송할 수 있습니다.

위에서 설명한 팁을 잘 따른다면 회사가 이룬 성과를 보여주고 경영진, 이사회와의 관계를 돈독하게 만드는 멋진 이사회 프레젠테이션을 진행할 수 있을 겁니다.