크리에이티브 업체에서 일하는 사람이라면 제안서가 얼마나 중요한지 잘 알고 있을 겁니다. 그리고 아마도 제안서가 일부가 된 삶을 살고 있겠죠.
The 회사에서 하나의 제안서를 작성하는 데는 평균 24시간이 소요됩니다. 잘 나가는 회사의 경우 이보다 2시간 더 많은 시간을 소비하죠. 그 시간을 인건비로 환산하면... 제안서 제작은 결코 저렴하지 않습니다.
제안서와 작업 명세서에 많은 시간과 비용을 투자하고 있다면 다음 세 가지 목표를 달성해야 합니다.
- 창의적 역량 과시
- 아이디어 보호
- 수월한 작업 수주
문제는 일부 기술로 인해 제안서를 열람하기가 필요 이상으로 어려워져 작업 수주로 가는 길이 막혀버릴 수 있다는 것입니다. 또한, 크리에이티브 업체는 디자인 콘셉트가 경쟁업체의 손에 들어가지 않도록 각별히 주의해야 하죠. 그래서 기술을 적절하게 사용해 제안서를 전송하고, 잠재적인 클라이언트에게 편의성을 제공하고, 아이디어를 안전하게 보호하고, 데이터를 바탕으로 더 많은 작업을 수주하는 방법을 정리했습니다.
1. DocSend에서 오디오, 이미지, 동영상을 공유해 크리에이티브 작업 보여주기
말로 하지 말고 보여주라, 유능한 이야기꾼들이 흔히 하는 말이죠. 이 문구는 크리에이티브 업체에도 적용됩니다. 제공하는 서비스 목록을 쭉 나열하는 것보다 어떤 역량을 갖추고 있는지 실제로 보여준다면 잠재 고객의 마음에 더 큰 반향을 일으킬 수 있습니다. 사람들은 작업을 맡기기 전에 디자인 샘플을 보고 싶어 합니다. 하지만 용량이 큰 스케치나 녹화 파일을 이메일로 전송할 경우 첨부파일 제한으로 인해 문제가 생기는 경우가 많죠. 더욱이 파일을 외부와 공유하면 파일이 통제 없이 누구에게나 전달될 수 있어 더 큰 문제가 발생할 수 있습니다. 앞에서도 언급했듯이 최종 제품의 무결성을 중요하게 생각하는 크리에이티브 업체라면 지식 재산 보호를 우선적으로 생각합니다.
DocSend는 지식 재산을 보호하는 것이 얼마나 중요한지 잘 알고 있습니다. 리치 미디어 파일을 지원하는 DocSend로 클라이언트 유치에서부터 제안서 관리, 거래 체결에 이르기까지 크리에이티브 프로세스의 모든 단계를 제어하고 보호하세요. DocSend를 사용하면 다양한 크리에이티브 파일 형식에 관한 인사이트와 보안을 모두 확보해 거래를 빠르게 성사시킬 수 있습니다.
크리에이티브 이미지 파일: DocSend의 고급 제어 기능을 사용해 Adobe Photoshop, Illustrator 디자인을 보호하는 동시에 잠재적인 비즈니스 기회를 확보할 수 있습니다.
동영상 파일: 새로운 클라이언트가 어떤 버전에 가장 큰 반응을 보였는지 파악하고 모든 동영상을 하나의 중심 공간에 보관할 수 있습니다.
오디오 파일: 장문의 이메일 제안서를 짧은 오디오 파일로 대체하고, 파일을 바로 업로드하고, 액세스를 제어하고, 고급 인게이지먼트 분석 정보를 확인할 수 있습니다.
2. 지식 재산 보호
온라인 피칭은 크리에이티브 업체에 더 많은 기회를 제공하지만, 동시에 안전한 파일 공유, 제안서 콘텐츠 관리 등에 관한 새로운 과제를 안겨줍니다.
한 예로, 104 West PR의 매니징 파트너 Brian Mast는 수시로 보도가 유예된 스토리가 잘못된 사람의 손에 들어가지 않도록 보호해야 합니다. Mast는 "DocSend에서는 파일을 보려면 이메일 주소를 입력하도록 설정해 보도가 유예된 스토리의 보안을 유지할 수 있다. 링크가 다른 사람에게 전달되는 경우 우리에게 알림이 전송되고, 이메일 주소를 입력하지 않고는 스토리를 열어 볼 수 없다. 이러한 방식을 사용하면 스토리가 유출될 수 없어 항상 안심할 수 있을 뿐 아니라 미디어가 우리 피칭을 어떻게 소비했고 반응했는지 인사이트도 얻을 수 있다"고 말합니다.
Brian은 DocSend의 안전한 클라이언트 포털 (안전한 파일 공유의 표준)을 사용해 링크 하나로 여러 파일을 전송하고, 파일 개별적으로 고급 보호 기능을 맞춤 설정합니다.
- 워터마크 – 이메일, IP 주소, 날짜, 시간 등의 열람인 정보가 자동으로 표시되어 제안서마다 별도로 워터마크를 생성할 필요가 없습니다.
- 원클릭 동의 – 플랫폼에 탑재된 환경에서 서명을 진행해 지식 재산, 기타 민감한 비즈니스 정보를 안전하게 보호할 수 있습니다.
- 이메일 인증 – 액세스를 승인된 의사 결정자로 제한하고 제안서나 계약서를 볼 수 있는 사람을 추적할 수 있습니다.
아이디어 보호 기능은 새로운 클라이언트를 다른 업체에 빼앗기는 일을 막는 데 결정적인 역할을 합니다. 디자인 콘셉트가 똑같은 시각 자료를 더 짧은 시간에 재현하고 더 매력적인 가격으로 서비스를 제공할 수 있는 경쟁업체에 전달되었다고 생각해보세요. 더 이상 이름을 알리는 것만으로는 새로운 작업을 수주할 수 없습니다. 워터마크, 비밀번호, 내장된 계약서 작성 기능 등의 보호 기능을 추가해 아이디어를 보호해야 하죠.
3. 간소화된 클라이언트 포털을 사용해 간편하게 협업
얼마나 많은 클라이언트가 단순히 함께 일하기 편하다는 이유로 업체를 선택하는지 알면 아마 놀랄 겁니다. 그리고 함께 일하기 편하다는 말에는 클라이언트의 받은 편지함 사정을 고려한 방식의 커뮤니케이션도 포함됩니다.
디지털 파일 공유는 수십 년 동안 우리의 곁에 존재해 왔지만, 필요한 문서의 최신 버전을 빠르게 찾는 일은 어쩐지 여전히 어렵습니다. Quartz의 선임 크리에이티브 전략가 Tara Mallen은 "DocSend를 사용하기 전에는 크리에이티브 브리프와 제안서를 공유할 때 다양한 도구를 사용했다. 제안서는 마지막 순간에 수정되는 경우가 많다. 그러면 클라이언트에게 완전히 새로운 이메일과 링크를 다시 보내야 한다. 하지만 DocSend를 사용하면 더 능률적이고 체계적으로 클라이언트와 소통할 수 있다"라고 말합니다.
Tara가 위에서 설명한 것은 개인화된 클라이언트 포털인데요, 유망 고객이나 클라이언트를 위해 구축된 맞춤형 디지털 공간을 말합니다. 클라이언트는 링크 하나만 클릭하면 관련된 모든 파일에 액세스할 수 있어 더 이상 이메일 첨부파일을 검색할 필요가 없습니다. 이제 더 이상 이 제안서 버전이 진짜 최신 버전이 맞는지 의심하지 마세요. 게다가 각 클라이언트 포털의 모든 파일을 완벽하게 제어할 수 있습니다. 개별화된 제안서에 워터마크를 삽입하고, 특정 디자인 샘플에 이메일 인증을 적용해 작업물의 소유권을 안전하게 보호하세요. 클라이언트 포털을 사용하면 혼란이 사라져 클라이언트가 하나의 전용 공간에서 필요한 모든 콘텐츠에 액세스할 수 있습니다.
4. 음성 해설 동영상으로 제안서 제작
Decks sent via email don’t always pop the way you need them to. That’s why some creative agencies are sending more personalized video recordings to stand out.
비동기식 동영상 피칭은 빠르게 필수가 되어가고 있습니다. 동영상 형식으로 제작한 제안서의 경우 거래가 26% 더 빠른 속도 로 성사됩니다. 비동기식 동영상 피칭을 전송하면 동영상을 받은 사람이 원할 때 동영상을 시청할 수 있어 받은 편지함을 뒤지느라 시간을 낭비할 필요가 없습니다.
동영상 피칭을 녹화할 때는 보통 화면과 얼굴을 동시에 촬영하는데요, 그러면 적절한 어조로 메시지를 명확하게 전달할 수 있습니다. DocSend와 Dropbox Capture를 통합 하면 개인화된 클라이언트 포털에서 바로 음성 해설과 함께 짧은 동영상을 녹화할 수 있고, 하나의 중심 공간에 모든 콘텐츠를 보관할 수 있습니다.
5. 동영상 제안서와 오디오 파일에 관한 분석 정보 수집
동영상 제안서가 얼마나 효과가 있는지 실험하다 보면 효과가 얼마나 있는지 알고 싶을 겁니다. 몇 번만 해보면 동영상 피칭을 제작하는 데 그리 오랜 시간이 걸리지 않는다는 것을 알게 되겠지만, 그래도 새로운 작업을 수주할 때 내가 자원을 효율적으로 사용하고 있는지 여전히 확인하고 싶죠.
DocSend 동영상 분석 정보 가 동영상 피칭 전략을 테스트하고 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다. 게다가 오디오 파일에 관한 세부적인 분석 정보도 수집할 수도 있죠. DocSend는 방문 인게이지먼트 점수를 통해 방문자가 파일을 보고 들었는지, 파일을 얼마나 빠르게 재생했는지 알려줍니다. 유망 고객에게 동영상 파일과 오디오 파일을 전송 할 때 얻을 수 있는 인사이트는 다음과 같습니다.
- 재생 시간 비율 – 열람인이 피칭이나 MP3를 얼마나 시청하고 들었는지 알 수 있습니다. 30초, 60초, 90초 버전을 테스트해 차이를 확인하세요.
- 건너뛰기 – 어떤 섹션을 건너뛰었는지 확인해 재작업 여부를 파악할 수 있습니다.
- 되감기 - 어떤 섹션에 가장 흥미로웠고, 어떤 섹션을 늘려야 하는지 파악할 수 있습니다.
- 백그라운드에서 재생 – 열람인이 진짜로 관심을 보였는지, 아니면 다른 자료를 확인하며 백그라운드에서 틀어놓기만 했는지 확인할 수 있습니다.
6. DocSend에 탑재된 전자 서명으로 개인화된 방식으로 계약 체결
유망 고객을 확보하는 과정에서 가장 신나는 일은 바로 새로운 작업을 수주하는 일입니다. 하지만 여기에는 계약서 초안 작성, 승인과 같은 사무적인 작업이 수반됩니다.
계약 체결을 완료하기까지, 특히 수많은 의사 결정자가 관여된 경우, 계약서를 끊임없이 주고받아야 합니다. 하지만 DocSend의 전자 서명을 사용하면 끌어다 놓기 방식으로 맞춤형 서명 필드를 만들고 최대 10명의 서명인에게 원클릭 서명을 지원해 승인이 지연되는 일을 방지할 수 있습니다.
원클릭 서명은 영업 순환 주기를 단축해주는 게임 체인저 입니다. 클라이언트가 계약서에 더 빠르게 서명할 수 있고, 클릭 한 번으로 법적 구속력이 있는 서명을 추가할 수 있어 때문에 정말 편리하죠.
DocSend가 실제로 어떻게 작동하는지 직접 체험할 준비가 되셨나요? 지금 바로 무료 평가판 시작을 시작하세요을 전송하는 크리에이티브 업체가 점점 더 많아지고 있습니다.
