문서 분석 정보를 바탕으로 다양한 미디어 피칭 진행

DocSend를 사용하기 전, 104 West는 수많은 목록과 Google Drive 폴더, 문서로 미디어 관계를 정리해 관리했습니다. 클라이언트별로 피치 덱, 보도 자료 초안, 미디어 키트를 관리하는 일은 지루하고 시간도 많이 소요되는 작업이었습니다. "나는 고객 담당자로서 클라이언트에게 언제나 피칭 프로세스와 진행 상황에 대한 투명성을 제공하기 위해 노력한다. 클라이언트에게 공유할 수 있는 피칭 진행 상황은 피칭을 했는데 아무런 응답이 없었거나, 피칭을 한 후 응답을 받았거나, 둘 중 하나다. 응답이 없는 미디어의 경우 가정을 바탕으로 언제, 어떻게 후속 연락을 취해야 하는지 결정해야 한다"라고 104 West의 고객 담당자 Laura Kubitz는 이야기합니다.

스토리에 부합하는 미디어에 스토리를 피칭할 때 기자의 관심과 이해 수준은 이야기가 얼마나 설득력 있는지, 기존의 업무 관계는 어떠한지 등에 따라 달라집니다. 물론 어느 정도 운도 따라야 하죠. 타이밍과 현재 진행 중인 프로젝트, 뉴스 주기도 모두 스토리에 대한 해당 미디어의 관심도와 포용성에 영향을 미칩니다. 104 West는 스토리마다 DocSend가 제공하는 고유한 추적 가능 링크를 사용해 보도 자료, 콘텐츠 파일 등 피칭하는 콘텐츠를 호스팅합니다. 그러면 특정 피칭에 대한 분석 정보를 통합해 확인할 수 있죠. 104 West는 이를 통해 미디어가 얼마나 관심을 보이는지, 새로운 앵글로 접근해야 할지, 아니면 다른 미디어를 좇아야 할지 예측합니다.

"DocSend를 사용한 후 클라이언트들에게 훨씬 더 가시적이고 정확한 피칭 진행 상황을 보고할 수 있게 되었다. 예를 들어, 미디어가 피치 덱을 검토했는지, 검토하는 데 시간을 얼마나 들였는지, 피치 덱을 동료들과 공유했는지 등의 정보를 알려줄 수 있다. 이러한 정보는 특정 미디어에 전략적으로 접근해 가장 바람직한 다음 할 일을 선제적으로 제안할 수 있는 역량을 제공한다"고 Laura는 말합니다.

안전하고 간편한 링크 하나로 클라이언트 미디어 키트를 관리하고 배포

104 West는 각 클라이언트가 발행한 이미지와 카피가 정확한 최신 버전으로 유지될 수 있도록 클라이언트의 미디어 키트를 관리합니다. DocSend를 사용하기 전, 104 West의 크리에이티브 서비스 담당자 Allison Heard는 클라이언트별로 Google Drive 폴더를 만들거나, 경우에 따라 미디어 홍보 활동별로 폴더를 만들어 모든 관계자가 자료를 볼 수 있도록 했습니다. 하지만 Google의 경우 사용자를 프로비전하거나 안전하게 자료를 공유하는 기능이 제한적이었습니다. 그래서 피칭에 따라 클라이언트별로 여러 개의 미디어 키트를 관리해야 했죠. 이메일에 첨부해 전송하기에는 미디어 키트에 포함된 파일의 크기가 너무 커 전송에 문제가 생기거나 중요한 시기에 혼란이나 지연이 발생하기도 했습니다.

"가끔 미디어에 특정 동영상이나 맞춤 제작한 그래픽만 공유하고 싶은 경우가 있다. 또는 미디어별로 세부적인 디테일이 다른 정보를 공유해야 할 때도 있다. 그러면 우리는 클라이언트 피칭 하나를 위해 여러 개의 폴더를 만들어야 했다. 이러한 방식은 내부적으로 많은 혼란을 불러일으켰고 이는 단일 진실 공급원에 관한 문제로 이어졌다"고 Allison은 회상합니다.

"DocSend에서는 스페이스를 안전한 중심 공간으로 사용해 클라이언트 미디어 키트를 간편하게 관리할 수 있다. 링크가 언제나 최신 버전으로 업데이트되어 미디어가 이전 버전의 로고나 잘못된 표준 문안에 액세스할까 봐 걱정할 필요가 없다. 또한, 미디어 유형별로 다른 수준의 액세스와 맞춤 화면을 제공할 수 있다. DocSend는 우리가 미디어별로 올바른 정보를 제공할 수 있게 해주는 신의 한 수 같은 도구다"라고 Allison은 이야기합니다.

DocSend로 클라이언트의 미디어 키트를 관리하는 104 West

 

안전한 공유 기능으로 보도가 유예된 스토리 관리

기대가 높거나 기밀로 유지되어야 하는 정보 또는 예정된 스토리를 공유하는 상황에서 보도가 유예된 스토리를 관리하기란 쉽지 않습니다. DocSend를 사용하기 전에는 이메일 첨부파일이나 Google 문서 링크로 이러한 스토리를 관리했습니다. Google 문서는 실시간 편집과 협업에는 유용하지만 사람들의 기대가 큰 정보를 안전하게 피칭해야 하는 상황에서 링크나 PDF 첨부파일이 잘못된 사람의 손에 들어갈 경우 스토리의 데뷔를 망칠 수 있습니다.

"DocSend에서는 파일을 보려면 이메일 주소를 입력하도록 설정해 보도가 유예된 스토리의 보안을 유지할 수 있다. 링크가 다른 사람에게 전달되는 경우 우리에게 알림이 전송되며 이메일 주소를 입력하지 않고는 스토리를 열어 볼 수 없다. 이러한 방식을 사용하면 스토리가 유출될 수 없어 항상 안심할 수 있을 뿐 아니라 미디어의 반응과 소비에 관한 인사이트도 얻을 수 있다"고 104 West의 매니징 파트너 Brian Mast는 이야기합니다.

클라이언트와 미디어 관계를 보는 새로운 시각

이제 104 West는 DocSend를 사용해 보다 적극적으로 미디어 관계를 관리하고 있습니다. 또한, 클라이언트들에게 피칭 프로세스와 전략에 관한 더 자세하고 구체적인 인사이트를 제공하고 있죠. 클라이언트 자료를 실시간으로 안전하게 공유하고, 추적하고, 관리하는 역량을 갖게 된 104 West는 후속 조치보다 매력적인 스토리 제작에 더 많은 시간을 할애할 수 있게 되었습니다.

"DocSend는 우리가 미디어에 피칭하고 정보를 공유하는 방식을 변화시켰다. 우리는 관련성 높고 가치 있는 정보를 제공하는 것이 미디어와 일하는 가장 좋은 방식이라고 생각한다. DocSend를 사용하면 우리의 스토리에서 어떤 부분이 공감을 얻고 어떤 부분이 공감을 얻지 못하는지 실시간으로 파악할 수 있다. 우리는 이러한 인사이트를 바탕으로 언론과 더 나은 관계를 구축하고, 클라이언트들에게 더 향상된 투명성과 미디어 전략, 전반적인 서비스를 제공하고 있다"라고 Brian은 이야기합니다.