배경

10년 전 설립된 이 선도적인 기술 회사는 Fortune 500대 기업이 다양한 채널을 통해 적시에 고객들과 소통할 수 있도록 지원합니다. 이 회사는 고객들과 기밀 파일을 공유하고 직원들로부터 정책 동의서를 수집하기 위한 목적으로 DocSend를 사용해 안전하게 문서를 보호하고 정리합니다.

도전과제

DocSend를 사용하기 전, 이 회사의 기술 보안 관리자는 DocuSign을 사용해 직원 보안 문서를 전송해 전자 서명을 받았습니다. 하지만 단순한 사내 워크플로에 DocuSign을 사용하기에는 가격이 너무 비쌌고 방법도 복잡했습니다. 또한, 고객 지원팀에는 고객들과 민감한 문서를 안전하게 공유할 수 있는 방법이 필요했죠.

해결책

팀은 DocSend의 안전한 문서 공유 기능 및 전자 서명 솔루션을 사용해 직원과 고객 모두에게 전송될 민감한 사이버 보안 문서를 안전하게 보호했습니다.

고객과 민감한 문서를 안전하게 공유

3년 전 DocSend를 처음 소개받은 회사의 기술 보안 관리자는 DocSend를 고객 지원 담당자가 고객들과 안전하게 민감한 정보를 공유하는 도구로 사용했습니다. 기술 지원 담당자들은 정기적으로 고객들과 이메일로 소통합니다. 그리고 가끔은 회사 내부의 보안 절차에 관한 민감한 정보를 전송해야 할 때도 있죠. 관리자는 "올바른 정보가 올바른 사람들에게 전송될 수 있도록 링크 액세스를 간편하게 켜고 끌 수 있는 안전한 방법이 필요했다"라고 말합니다. DocSend를 도입한 후 고객 지원 담당자들은 안전하게 회사 정책에 관한 민감한 자료를 개인 고객들에게 전송하고 있습니다. 그리고 일정 기간 문서로의 액세스를 제어할 수 있죠. 이러한 방식을 통해 직원들은 회사 정보를 안전하게 제어할 수 있을뿐더러 회사가 고객 데이터를 보호하는 방식을 설명하는 SOC 2(Service Organization Control) 보고서에 누가 액세스하는지 정확하게 알 수 있습니다. 

가끔 고객 지원팀이 지원 포털에서 고객들과 고객 데이터에 관한 민감한 정보가 담긴 파일을 공유해야 할 때가 있습니다. 이러한 파일을 DocSend에 보관하면 고객들이 비밀번호를 입력해야 파일에 액세스할 수 있으며, 고객 지원 담당자는 문서의 보안이 유지되고 있다는 것을 알고 있어 안심할 수 있습니다. DocSend가 제공하는 한층 강화된 보안은 회사와 고객 간의 신뢰를 구축합니다. "고객에게 고객 지원 솔루션이 필요한 경우, 고객 지원팀은 솔루션을 지원 폴더에 업로드해 해당 고객과만 민감한 정보를 공유한다"고 관리자는 말하죠. DocSend는 회사 직원과 고객 모두에게 문서가 무단 액세스로부터 안전하게 보호되고 있다는 확신을 제공합니다. 

DocuSign에서 전환한 후 간소화된 직원 온보딩

As someone who manages the security policies and practices at the organization, the Technical Security Manager at the company wanted to explore other ways he could use DocSend document tracking within his own role. Cybersecurity touches every level of the business, including legal, human resources, IT, and customer support. Particularly, all new employees need to sign an internal cybersecurity policy package upon onboarding, as well as update their signature yearly. The Technical Security Manager thought DocSend could provide a simpler way to collect signed employee policy documents.

이전에 회사의 기술 보안팀은 DocuSign을 사용했습니다. 하지만 이들에게 필요한 기능에 비해 DocuSign은 너무 번거로웠죠. "직원 서명만 간단하게 수집하면 되는데 설정해야 할 옵션과 권한이 너무 많았다. DocuSign의 사용자 인터페이스와 사용자 경험은 너무 복잡해서 누가 정책 문서에 서명했는지 추적하기가 어려웠다"고 관리자는 설명합니다. 또한, DocuSign에 액세스하려면 추가 라이선스 비용을 지불해야 했는데, 이는 간단한 전자 서명 기능만 원하는 이들에게는 부담스러운 비용이었습니다. 팀은 당시 사용하던 DocSend 요금제에 이미 포함되어 있던 전자 서명 기능을 사용해 보기로 했습니다. 이미 고객들과 문서를 공유하는 데 DocSend를 사용하고 있었기 때문에 DocSend의 전자 서명 기능을 사용해 봐도 무리가 없을 것이라고 생각했죠. 

사이버 보안 정책 문서 추적을 위한 원활하고 비용 효율적인 다자간 전자 서명 솔루션

DocSend의 전자 서명 기능을 사용해 본 후 기술 보안팀은 비즈니스의 모든 방면에서 안전하게 문서를 전송하는 것이 이렇게 간편할 수 있다는 점에 깊은 인상을 받았습니다. 기술 보안 관리자는 "다자간 전자 서명 기능을 지원한다는 이야기를 듣자마자 DocuSign 사용을 중단해야 할 때라는 것을 알았다"고 말합니다. DocuSign과는 달리 DocSend는 사용법이 직관적이고 사내 정책 문서에 300명이 넘는 직원들의 서명을 받는 데 필요한 모든 것을 갖추고 있습니다. "매년 감사를 받는데, 이 때 회사 전체가 데이터 보존 정책에 서명해 제출해야 한다. DocSend의 다자간 전자 서명 기능 덕분에 감사인에게 회사가 개인정보 보호를 중요하게 여긴다는 것을 보여줄 수 있다. 심지어 각 직원이 계약서에 서명한 정확한 시간도 제출할 수 있다"고 기술 보안 관리자는 말합니다. 회사의 기술 보안팀은 누가 문서에 서명했는지 추적하며 회사가 엄격한 사이버 보안 정책을 준수하도록 합니다. 

밝은 미래: 온보딩 프로세스와 고객 경험 향상

회사의 기술 보안팀은 DocSend를 사용해 회사의 성장에 따라 온보딩 프로세스를 개선해 나갈 예정입니다. 내년에는 버전 관리를 유지하기 위해 제삼자 시스템을 사용해 정책 설명서를 통합할 계획입니다. 또한, 고객 지원팀은 DocSend를 사용하면 문서가 비밀번호와 만료일로 안전하게 보호된다는 사실을 알고 있어 안심하고 민감한 정보를 고객들에게 전송할 수 있습니다. 기술 보안 관리자는 "기술 보안팀과 고객 지원팀이 DocSend에 매우 만족해하고 있다. 향후 회사 규모가 커지면 만족도가 더 높아질 것이다"라고 전망합니다.