배경

2018년에 설립된 BioscienceLA는 그레이터 LA 지역의 생명과학과 의료 혁신을 선도하며 재정 지원, 공간, 인재, 메시지, 인식 구축을 위한 새로운 기회를 다양하게 창출하고 있습니다. 독립적으로 운영되는 이 비영리 단체는 LA에 남부 캘리포니아 생명과학 클러스터를 총망라하는 통합된 협업 생태계를 구축하고 있습니다. BioscienceLA는 민감한 재무 정보를 이사회와 안전하게 공유하고, 프로그램 정보를 프로그램 참가자들에게 배포하고, 참가 조직과 제휴 계약서를 작성하기 위해 DocSend를 도입했습니다.

도전과제

BioscienceLA의 CEO David J. Whelan에 따르면 DocSend를 사용하기 전에는 이메일에 파일을 첨부해 전송하는 방식으로 이사회와 민감한 정보를 공유했습니다. "민감한 재무 정보와 전략을 이사회와 더 안전하게 공유할 수 있는 방법이 필요했다. 이메일 첨부파일은 잃어버리기 쉽고 모바일로 열기가 어려워 더 나은 방법을 찾아야만 했다"고 David는 말합니다.

해결책

David는 이사회 간부들과 안전하게 소통하고, 새로운 인턴십 프로그램 참가자들의 온보딩을 진행하기 위해 DocSend의 안전한 문서 공유 플랫폼을 도입했습니다.

Dropbox로 내부 문서를 안전하게 보관

처음 BioscienceLA의 CEO직을 맡았을 때 David는 팀이 원격 협업을 효율적으로 진행할 수 있는 환경을 구축하겠다고 마음먹었습니다. Dropbox를 초창기 때부터 사용했던 David는 Dropbox의 클라우드 파일 동기화 기능과 스토리지 기능이 조직에 적합할 것이라고 생각했습니다. 이제 David와 임직원들은 Dropbox를 사용해 프로그램 기획서, 재무 계획, 내부 문서를 작성합니다. 그리고 모든 내부 파일을 Dropbox에 안전하게 보관해 두고 자신의 임무에만 집중하죠. "어디서든 Dropbox로 만든 기획서에 간편하게 액세스할 수 있다. 컬버시티에 새로운 지점을 열 계획이라 이동 중에도 파일에 안전하게 액세스할 수 있는 기능이 매우 중요하다"라고 David는 말합니다.

외부 이사회와 더 안전하게 자료 공유

David는 조직 외부로 정보를 공유할 때 민감한 정보가 안전하게 보호되기를 원했습니다. 특히 이사회와 공유하는 민감한 파일은 더더욱 안전하게 보호해야 했죠. "나는 회의 전후로 이사회 구성원들에게 프레젠테이션과 재무 정보를 전송한다. 이러한 자료가 잘못된 사람의 손에 들어가지 않도록 보안을 강화하고 싶었다"라고 David는 말합니다.

다른 문서 공유 솔루션의 경우 외부에서 쉽게 접근할 수 있습니다. 하지만 David는 DocSend에서 공유한 PowerPoint, PDF, Excel, Word 문서에 비밀번호를 추가하고 이메일 주소를 입력해야 접근할 수 있게 설정해 민감한 문서를 안전하게 보호합니다.

원활한 이사회 커뮤니케이션 업데이트

이전에 이사회 구성원들에게 회의 안건을 전송할 때는 이메일 첨부파일을 사용했습니다. "이러한 자료를 첨부파일로 전송하는 방식은 지속 가능하지 않았다. 가끔 안건을 수정해야 할 때가 있는데 구성원들이 수정된 버전을 놓칠 수 있기 때문이다"라고 David는 말합니다. 이사회 구성원들과 간결한 소통을 유지하기 위해 David는 원본 링크로 돌아가 수정하지 않고도 백엔드에서 간편하게 문서를 수정할 수 있는 DocSend를 도입했습니다. "이사회 구성원들과 훨씬 정중하게 소통할 수 있다. DocSend를 사용하면 수정이 필요할 때마다 모두에게 알릴 필요 없이 뒤에서 간편하게 문서를 수정하고 업데이트할 수 있다"고 David는 말하죠.

가상 데이터룸을 통한 프로그램 참가자 온보딩

생명과학 분야의 역량과 혁신 속도를 높인다는 사명의 일환으로 BioscienceLA는 로스앤젤레스 지역의 생명과학 기관과 소외계층 학생들을 연결해 주는 보조금 지원 인턴십 프로그램인 BioFutures Internship Program을 진행하고 있습니다.

이 프로그램에 참여하는 기업들은 인턴 채용에 동의하면 각각 프로그램 자료와 참가 계약서가 담긴 DocSend 스페이스를 받게 됩니다. 마찬가지로 인턴들도 프로그램과 관련된 개인별 문서가 담긴 맞춤형 스페이스를 받습니다. 콘텐츠 포털에는 일정, 책임 등 인턴십 프로그램과 관련해 파트너 기업이 알아야 할 모든 정보가 보관되어 있습니다. 이러한 방식은 자료가 분실되는 것을 방지하는 것은 물론 프로그램에 참여하는 각 조직과 인턴에게 더 개인화된 경험을 제공합니다. DocSend 덕분에 BioScienceLA는 체계적인 온보딩 프로세스와 참여 조직, 인턴 모두를 위한 종합적인 프로그램 환경을 간편하게 구축할 수 있습니다.

DocSend 전자 서명으로 파트너십 계약 체결

BioscienceLA의 인턴십 프로그램에 참여하는 파트너 기업은 DocSend 전자 서명을 사용해 파트너십 계약서를 체결합니다. 마찬가지로 프로그램에 합격한 인턴도 DocSend를 사용해 계약서에 서명하죠. 덕분에 학생과 파트너 기업 모두 각자의 책임과 의무를 설명하는 모든 온보딩 문서를 간편하게 검토할 수 있고, DocSend 전자 서명을 사용해 참가 계약서에 서명합니다. DocSend에 서명 필드를 끌어오기만 하면 계약서를 준비해 서명을 수집할 수 있어 David는 많은 시간을 절약하고 있습니다.