배경

Bond는 금융 혁신의 속도를 높여 자본으로의 접근성을 높이는 것을 목표로 합니다. Bond는 아직 구식 시스템을 사용하는 경우가 많은 은행과 금융기관의 시스템을 조금 더 직관적인 방식으로 통합해 규정을 준수하는 금융 상품을 간편하게 제공할 수 있도록 지원합니다. 엄청난 성장으로 인해 빠르게 직원들을 채용해야 하는 Bond는 DocSend를 사용해 면접과 채용 과정에서 지원자들과 안전하게 정보를 공유합니다.

도전과제

DocSend를 사용하기 전, Bond의 채용 담당자 Brittney Harvey는 지원자들에게 이메일 첨부파일이나 Google Drive 파일로 채용 자료와 채용 중인 직무에 관한 과제물을 공유했습니다. 하지만 고도로 민감성이 높은 업계와 경쟁이 치열한 시장에서 정보가 잘못된 사람의 손에 들어갈까 봐 걱정이 될 때도 많았죠. 이로 인해 채용 과정에서 외부와 문서를 조금 더 안전하게 공유할 수 있는 솔루션을 모색하기 시작했습니다.

해결책

팀은 채용 과정에서 지원자들에게 전송한 민감한 프레젠테이션과 사례 연구를 안전하게 보호하기 위해 DocSend의 안전한 문서 공유 솔루션을 선택했습니다.

지원자에게 전송하는 기밀문서의 액세스 제어

빠르게 성장하는 스타트업에서 채용 기능을 구축하기란 쉽지 않습니다. Brittney가 지원자들과 정보를 공유할 때 가장 중요하게 생각한 것은 보안과 간편한 사용법이었습니다. Brittney는 1차 면접을 보는 지원자들에게 회사와 제품에 관한 정보를 간략하게 정리한 개요 자료를 전송합니다. 경쟁사와 면접을 보는 지원자도 있고, 비슷한 업종의 경력을 가진 사람도 있기 때문에 이러한 자료의 보안이 안전하게 유지되고 잘못된 사람의 손에 들어가지 않도록 하는 것은 매우 중요합니다.

Brittney는 DocSend로 누가 회사 정보에 액세스하는지 파악하고 제어합니다. "이메일 알림이 전송되어 정말 편리하다. 문서를 보고 있는 지원자가 회사 지원자 추적 시스템에 등록되어 있는지 교차 확인할 수 있다"고 Brittney는 말하죠. 문서를 전송한 후 내용을 업데이트해야 할 때도 Brittney가 문서를 한 번만 수정하면 파일 버전이 자동으로 변경됩니다. 그래서 Brittney는 언제나 지원자들에게 최신 버전의 채용 자료가 전달된다는 것을 확실히 알고 있죠.

관심을 보이는 지원자에게 시기적절하게 연락

원격 근무가 가속화하고 구직자들의 선택지가 유연해지면서 채용 시장의 구직 활동은 그 어느 때보다 활발합니다. 그래서 채용 담당자가 관심을 보이는 지원자에게 시기적절하게 연락을 취하는 것이 큰 차이를 만들 수 있죠. DocSend를 사용하기 전, Brittney는 어떤 지원자가 회사에 진짜로 관심을 보이는지 판단하는 데 어려움을 겪었습니다. 하지만 DocSend의 문서 애널리틱스를 사용한 이후로는 누군가가 Brittney가 공유한 문서를 볼 때 페이지별 분석 정보와 알림이 전송됩니다. 그러면 Brittney는 이 정보를 사용해 적시에 지원자에게 연락을 취할 수 있죠. 지원자가 Bond를 최우선 순위에 두고 있을 때 재빠르게 연락을 취하면 긍정적인 답변을 받을 가능성도 커집니다.

지원자의 인게이지먼트 25% 향상, 채용 프로세스의 공정성 유지

일부 직무의 경우, 지원자가 채용 담당자의 선별 과정을 통과하면 집에서 과제를 수행하는 단계로 넘어갑니다. 이전에 Brittney는 Google 문서로 지원자들과 과제를 공유했습니다. 하지만 Brittney는 "문서를 누가 봤고 누가 보지 않았는지 추적할 방법이 없었다"라고 이야기합니다. 지원자 인게이지먼트를 추적할 수 없었던 Brittney는 어떤 지원자에게 후속 연락을 취해야 하는지 결정하는 데 어려움을 겪었습니다.

하지만 DocSend를 사용하는 현재, Brittney는 최근에 누가 과제를 열어봤는지 확인할 수 있습니다. 과제를 열어보지 않은 지원자가 있을 경우 Brittney는 해당 지원자에게 연락해 진짜로 직무에 관심이 있는지를 확인할 수 있죠. "DocSend를 사용해 시기적절하게 후속 연락을 취하게 되며 과제에 응답하는 지원자의 수가 25% 증가했다"고 Brittney는 이야기합니다.

DocSend가 제공하는 한층 강화된 보안은 지원자가 과제를 직무에 관심 있어 하는 다른 사람과 공유할 수 없도록 방지해줍니다. Brittney가 링크에 만료일을 설정할 수도 있고, 과제 다운로드를 비활성화할 수도 있죠. 과제가 다른 사람과 공유되는 것을 방지함으로써 Brittney는 모든 지원자의 채용 프로세스에서 공정성을 유지할 수 있습니다.

분석 정보를 바탕으로 지원자와 나눌 대화의 방향 설정

채용 담당자나 채용 관리자가 겪는 문제 중 하나는 바로 지원자가 회사를 얼마나 잘 알고 있는지, 지원자가 면접에서 어떤 질문을 할지 정확히 알기가 어렵다는 것입니다. 지원자가 좋은 인상을 남기고 싶어 하는 것처럼 회사도 최고의 인재를 확보하기 위해 면접 과정에서 좋은 인상을 남기기를 원합니다.

Brittney와 Bond의 채용 관리자들은 이제 모든 면접에 준비된 상태로 참여합니다. 지원자가 회사에 대해 관심을 가질 만한 부분과 면접 과정에서 할 만한 질문을 파악하고 있기 때문이죠. 예를 들어, 면접이 시작되기 전에 지원자가 채용 피치 덱에서 문화에 관한 슬라이드를 오랫동안 살펴본 것을 알게 될 경우 Brittney는 해당 지원자와 대화할 때 문화적 요소에 초점을 맞춰야 한다는 것을 알게 됩니다. "지원자가 어떤 부분에 가장 큰 관심을 보이는지 아는 것은 매우 중요하다. 그러면 나는 다른 면접관들에게 어떤 부분에 중점을 둬야 하고, 지원자가 어떤 질문을 할 가능성이 있는지 알려줄 수 있다"고 Brittney는 말합니다.

끊임없이 변동하는 구직 시장에서, 특히 지원자가 다른 회사의 제안도 받은 경우에는 지원자의 마음이 어디에 있는지 알기 어려울 수 있습니다. 가장 유능한 지원자가 채용 제안을 수락하는 쪽으로 마음이 기울었는지 여부를 알면 채용 담당자도 어디에 시간을 투자해야 할지 알 수 있습니다. Brittney의 경우, 채용 프로세스의 후반부에 DocSend를 통해 지원자의 관심을 가늠할 수 있습니다. "여러 회사의 제안을 받은 가장 유능한 지원자가 우리 회사의 자료를 다시 확인했다는 사실을 채용 관리자에게 알릴 수 있다는 것이 가장 좋은 점이다. 이는 지원자가 우리 회사를 아직도 마음에 두고 있다는 것을 의미하기 때문이다. 이때야말로 지원자에게 다시 전화를 걸어 궁금한 점이 있는지 물어볼 수 있는 좋은 기회다." Brittney는 DocSend를 지원자가 채용 확인서에 서명할 가능성이 있는지를 파악하는 초기 지표로 사용합니다.

온보딩 이후의 직원 서류를 Dropbox에 안전하게 보관

신규 직원이 회사에 입사하면 인사 담당자는 직원에게 다양한 온보딩 서류를 검토 후 서명하는 과정에 대해 안내합니다. 이때 인사 담당자가 안전한 클라우드 플랫폼을 사용해 온보딩 서류와 파일을 체계적으로 정리할 수 있어야 합니다.

Bond의 경우, 신규 직원이 입사하면 인사 담당자가 Dropbox를 사용해 모든 온보딩 서류를 수집합니다. "우리 회사는 Dropbox를 사용해 직원 서류를 관리한다. 여기에는 채용 확인서, 서명이 완료된 계약서, 직원이 서명해야 하는 모든 문서가 포함된다." Bond는 Dropbox의 안전한 클라우드 파일 동기화 기능과 스토리지를 사용해 모든 내부 문서를 안전하게 보관합니다. 그래서 조직은 더 큰 목표에 효과적으로 집중할 수 있죠. "Dropbox에 모든 파일을 체계적으로 정리하고 폴더를 간편하게 정렬할 수 있다는 점이 정말 마음에 든다. 회사 법무팀은 Dropbox를 사용해 승인된 사람만 비밀번호로 보호된 내부 문서에 액세스할 수 있도록 한다." Bond처럼 성장하는 회사의 경우, 이동 중에도 파일을 공유하려면 보안과 간편한 사용법이 중요합니다.

Bond의 채용 담당자들은 DocSend를 사용해 민감한 문서를 지원자들과 안전하게 공유하고, 인사팀은 서명이 완료된 직원 계약서를 Dropbox에 안전하게 보관합니다. Bond의 인사팀은 DocSend와 Dropbox를 함께 사용해 회사가 지속적으로 성장과 확장을 이어가는 상황에서도 팀을 원활하게 운영하죠.