배경

CMOE(Center for Management & Organization Effectiveness)는 개인, 팀, 조직을 대상으로 맞춤형 워크숍, 오프사이트, 강연, 자문 연구를 제공하는 교육 개발 컨설팅 그룹입니다. Northern Trust, JB Hunt, Siemens Energy, Zendesk, Amazon, Shape Technologies 등의 조직에 솔루션을 제공하는 CMOE는 영업 프로세스에 DocSend를 사용해 잠재적인 클라이언트와 문서, 프레젠테이션을 안전하게 공유합니다.

도전과제

CMOE의 영업 지원 담당 부사장 Mark Parkinson은 DocSend를 사용하기 전 영업 프레젠테이션과 제안서를 이메일에 첨부해 잠재적인 클라이언트들에게 전송했습니다. 프레젠테이션 라이브러리가 점점 확장되며 Mark와 그의 팀은 영업 프로세스를 보다 세심하게 제어할 수 있는 조금 더 체계적인 공유 솔루션을 찾고 싶었습니다.

해결책

팀은 영업 순환 주기에서 공유하는 모든 문서를 관리하기 위해 DocSend의 안전한 문서 공유 솔루션을 선택했습니다.

판매 제안서와 프레젠테이션을 원활하게 공유

잠재적인 클라이언트가 Fortune 500대 기업인 영업 파이프라인을 관리하려면 세부적인 사항에 세심한 주의를 기울여야 합니다. 정확히 언제 제안서가 전송되었고, 잠재적인 클라이언트가 어떤 자료에 액세스할 수 있는지 정확히 아는 것은 매우 중요하죠. Mark는 이메일 첨부파일은 시대에 뒤처진 방식이고, 선도적인 기업들에 자사의 모습을 대변해 보여주기에 적당한 방식도 아니라고 생각했습니다. 여러 개의 파일을 이메일에 첨부하는 방식은 전문성이 떨어졌고, 스팸으로 분류되거나 아예 잠재적인 클라이언트에게 도달하지 못할 가능성도 있었습니다.

DocSend를 처음 살펴볼 당시, Mark는 클라이언트가 직관적으로 액세스할 수 있으면서 더욱 안전해진 방식으로 클라이언트용 문서를 정리할 수 있다는 것에 큰 감명을 받았습니다. CMOE의 컨설팅 패키지에는 인상적인 콘텐츠 라이브러리도 포함되어 있습니다. Mark는 종종 잠재적인 클라이언트에게 프레젠테이션 미리 보기를 공유합니다. 그러면 클라이언트는 CMOE가 제공하는 교육과 계발 컨설팅을 맛보기로 확인할 수 있죠. 이러한 프레젠테이션에는 잘못된 사람의 손에 들어가면 안 되는 지식 재산도 포함되어 있습니다. 하지만 DocSend의 안전한 공유 기능을 사용하면 간편하게 이메일 인증이나 암호를 추가할 수 있습니다. 그러면 오직 승인을 받은 사람만 자료에 액세스할 수 있죠. 또한, Mark는 만료일을 설정해 잠재적인 클라이언트가 영업 순환 주기가 진행 중일 때처럼 지정된 기간 동안에만 콘텐츠에 액세스할 수 있게 합니다. "DocSend를 사용하면 문서를 더 강력하게 제어할 수 있다. 이러한 기능은 빠르게 돌아가는 영업 환경에서 매우 중요하다"라고 Mark는 말합니다.

잠재적인 클라이언트가 정확히 어디에서 필요한 모든 프레젠테이션 자료를 찾아볼 수 있는지 알도록 하기 위해 Mark는 DocSend 거래룸으로 200개가 넘는 개별적인 콘텐츠 포털을 만들어 클라이언트 정보를 보관합니다. 수백 개의 클라이언트 폴더를 만드는 데 많은 시간이 소요될 것 같지만, Mark는 DocSend를 사용해 1분 이내로 간편하게 거래룸 템플릿을 복제할 수 있습니다. "4가지 컨설팅 유형에 따라 4개의 서로 다른 거래룸을 템플릿으로 만들었다. 클라이언트가 전략적 사고 응용과 같은 특정 유형의 상품에 관심을 보이면 나는 거래룸을 복제해 거래룸에 맞춤형 견적서를 저장한다. 개인화된 시각적 콘텐츠를 만들 수 있어 최상의 고객 경험을 제공할 수 있다"라고 Mark는 설명합니다. Mark는 개인화된 거래룸에 잠재적인 클라이언트의 주요 관심사를 다루는 프레젠테이션 외에도 작업 명세서, 개별적인 가격 제안서 등을 포함합니다. 이메일 첨부파일은 전문성이 떨어지고 번거로워 보이지만 CMOE 로고와 배너로 꾸민 깔끔한 맞춤형 거래룸은 잠재적인 클라이언트에게 CMOE가 신뢰할 수 있는 조직이라는 인상을 주죠.

문서 분석으로 의사 결정자 파악

영업 조직이 직면하는 다양한 문제 중 하나는 바로 누가 거래를 승인할 의사 결정자인지를 파악하는 일입니다. DocSend를 사용하기 전, Mark는 거래를 성사시키기 위해 대화를 나눌 적임자가 누구인지 찾는 데 어려움을 겪었습니다. "10번 중 9번은 다른 컨설팅 조직과도 이야기를 나누며 논의 결과를 의사 결정자에게 전달하는 위치에 있는 사람을 상대해야 했다"고 Mark는 이야기하죠.

이제 Mark는 DocSend의 애널리틱스 기능을 사용해 문서가 누구에게 전달되는지 확인하며 이러한 인사이트를 조직에 유리한 방향으로 활용합니다. "DocSend가 좋은 점은 가격 제안서가 누구에게 전달되는지 확인할 수 있다는 것이다. 이를 통해 누가 최종 의사 결정자인지 감을 잡을 수 있고, 적시에 적격한 사람에게 연락을 취할 수 있다"고 Mark는 말합니다. Mark는 최종 의사 결정자를 영업 프로세스 초반에 파악해 올바른 정보를 올바른 사람에게 제공하며 잠재적인 클라이언트가 CMOE를 최우선 순위로 삼을 수 있도록 이끕니다.

데이터를 기반으로 대화의 방향 설정

DocSend를 사용하기 전, Mark는 유망 고객이 자신이 공유한 콘텐츠를 보기는 했는지 알 방법이 거의 없었습니다. 이메일의 경우 수신 확인은 가능했지만 클라이언트가 제안서를 살펴봤는지는 전혀 알 수 없었죠. Mark가 기댈 수 있는 유일한 정보는 유망 고객과의 첫 미팅이었지만, 대부분의 경우 미팅에서조차도 아무런 정보를 얻을 수 없었습니다.

이제 Mark는 잠재적인 클라이언트가 전송된 자료에 어떻게 반응하는지 확인할 수 있습니다. "프레젠테이션과 판매 제안서를 전송하고 난 후 '아, 지금 유망 고객이 요금 페이지를 보고 있구나'하고 알 수 있다. 그리고 얼마나 오랜 시간을 들여 페이지를 검토하는지도 확인할 수 있다. 이를 통해 이들이 요금을 부담스럽게 생각할 수도 있겠다는 정보를 얻어 다음번 전화 통화에서 이 문제에 대처할 수 있다"라고 Mark는 이야기합니다. Mark는 이러한 데이터를 사용해 유망 고객이 가질 수 있는 우려나 던질 수 있는 질문을 예측하며 이들과 나눌 대화의 방향을 정합니다. Mark는 "전화 통화를 하기 전에 DocSend에서 유망 고객의 이름을 찾아 콘텐츠 소비 데이터를 확인한다. 이들이 열람한 모든 것을 확인할 수 있어 대화의 방향을 잡는 데 큰 도움이 된다"라고 말합니다. 컨설팅 서비스를 판매할 때의 핵심은 잠재적인 클라이언트에게 필요한 것이 무엇인지 예측해 이들이 정보에 입각한 의사 결정을 내릴 수 있도록 가능한 한 많은 정보를 제공하는 것입니다. Mark는 DocSend 애널리틱스 기능을 사용해 분기별로 잠재적인 거래를 예측하고 유망 고객의 관심도를 측정합니다.

밝은 미래: 맞춤형 클라이언트 포털 구축

조직에서 계속 DocSend를 영업 도구로 사용하고 있기 때문에 Mark는 DocSend 거래룸의 맞춤형 옵션을 더 다양하게 활용할 수 있는 방안을 모색하고 있습니다. "거래룸의 배너를 맞춤형으로 디자인하고 유망 고객의 로고를 추가해 조금 더 개인화된 느낌을 주려고 한다"고 Mark는 말하죠. 이러한 개인화된 요소는 새로운 클라이언트와 관계를 구축할 때 큰 도움이 될 수 있습니다. DocSend는 Mark와 같은 영업 담당자들이 원격으로도 간편하게 제안서의 성과를 높일 수 있도록 도와줍니다.

Mark는 콘텐츠 포털에 새로운 자료를 추가할 때 새롭게 추가된 거래룸 업데이트 알림 기능도 사용해 볼 계획입니다. "DocSend 포털에 정보가 추가되었을 때 잠재적인 클라이언트에게 알림을 전송할 수 있는 기능은 정말 훌륭하다. 이 기능은 계속해서 유망 고객에게 가치를 제공하는 동시에 유용한 정보를 통해 이전에 나눴던 대화를 상기시켜 이들의 관심을 사로잡는 데 도움이 될 것이다. 또한 좀처럼 진척이 없던 잠재 고객의 참여를 다시 유도하는 데도 도움이 될 것 같다"라고 Mark는 말합니다. 이제 Mark는 잠재적인 클라이언트와의 관계를 더 효율적으로 제어하며 더 많은 조직에 CMOE가 제공하는 가치를 전파합니다.