언론 매체의 광고를 구매하는 회사는 어떤 매체를 상대하든 맞춤형 피칭과 요금을 기대합니다. 이러한 환경은 미디어 영업팀과 크리에이티브팀에 큰 부담을 줍니다. 혁신적인 아이디어를 구상해야 하는 것은 물론 독특하고 창의적인 방식으로 피칭까지 해야 하기 때문이죠. 이로 인해 영업 프로세스가 복잡해지고 시간도 많이 소요됩니다. 하지만 Quartz는 DocSend를 통해 적절한 투명성과 추적 기능을 갖출 수 있다는 것을 알고 있었습니다.
경쟁력 강화를 통한 협상력 향상
"이제는 DocSend를 사용하기 전에 어떤 방식으로 일했는지 잘 기억이 나지 않아요. Quartz에 오기 전부터 이미 이전 직장을 포함해 5년 가까이 DocSend를 사용하고 있었고, 언제나 DocSend의 팬이었습니다"라고 Quartz의 파트너십 책임자 Ryan Froats 님은 회상합니다.
Quartz는 주로 금융 서비스와 보험 회사를 대상으로 광고를 판매합니다. 그래서 Ryan의 주요 고객층은 보안에 큰 비중을 두죠. Ryan은 이메일 첨부파일로 자료를 전송하는 방식은 이렇게 강화된 보안과 방화벽을 사용하는 고객들과 맞지 않다고 생각했습니다. DocSend를 사용하기 전, Ryan은 PDF를 첨부파일로 보내거나 대용량 파일의 경우 파일 전송 앱을 사용했었습니다.
"DocSend를 사용하기 전에는 고도의 보안을 유지하는 클라이언트를 상대할 때 다양한 파일 전송 서비스를 사용했다. 하지만 고객의 인프라스트럭처와 호환되지 않는 경우가 많아 양쪽 모두 불만이 생겼다. 하지만 DocSend를 사용하기 시작한 후에는 아무런 문제도 발생하지 않았다. 클라이언트는 이메일 주소를 입력하기만 하면 우리가 전송한 피치 덱을 볼 수 있다"고 Ryan은 말합니다.
미디어 영업은 경쟁이 치열한 분야죠. 2020년은 경쟁이 더욱 극심했던 시기였습니다. 분기별로 수많은 제안서를 관리하는 Ryan 님은 가장 실속 있는 거래에 시간과 노력을 투자해야 합니다.
이에 대해 Ryan 님은, "경쟁이 매우 치열하기 때문에 손에 넣을 수 있는 모든 전략적 정보가 소중합니다. 특히 클라이언트가 시간을 할애해 우리가 전송한 제안서를 검토했는지 확인할 수 있는 기능은 정말 유용하죠. 이를 통해 직무를 전략적으로 수행하며 어떤 부문에 우선적으로 시간을 투자해야 하는지 판단할 수 있어 성사 가능성이 높은 거래에 집중할 수 있기 때문입니다"라고 설명합니다.
피칭의 방향이 변경되거나 파일이 수정된 경우, Ryan은 DocSend 덕분에 업데이트된 링크나 파일을 클라이언트에게 다시 보낼 필요 없이 클라이언트를 방해하지 않고 이미 전송한 파일을 업데이트할 수 있습니다. 이러한 방식은 Ryan이 피칭에 조금 더 체계적으로 접근하고, 후속 연락을 조금 더 전략적으로 취할 수 있도록 도와주죠.
"클라이언트가 제안서를 보고, 전달하고, 다운로드하고, 다시 클릭했을 때 알림이 전달되어 정말 편리하다. DocSend가 제공하는 인사이트는 관심이 없던 잠재 고객이 관심을 가지게 만들고, 관심이 있던 고객이 거래를 체결하도록 도와준다"고 Ryan은 이야기합니다.
문제 없이 크리에이티브 제안서 제작
미디어 영업팀이 피칭에 관한 인사이트를 파악하면 Quartz의 크리에이티브팀은 클라이언트 브리프에 대한 캠페인 대응 계획을 작성하기 시작합니다. 각 클라이언트 제안서에는 많은 시간과 창의력이 투입되므로 검토를 위해 전달할 때 브리프가 잘 정리되어 있는 것이 중요합니다.
Quartz의 선임 크리에이티브 전략가 Tara Mallen은 "DocSend를 사용하기 전에는 크리에이티브 브리프와 제안서를 공유할 때 다양한 도구를 사용했다. 제안서는 마지막 순간에 수정되는 경우가 많다. 그러면 클라이언트에게 완전히 새로운 이메일과 링크를 다시 보내야 한다. 하지만 DocSend를 사용하면 더 능률적이고 체계적으로 클라이언트와 소통할 수 있다"라고 말합니다.
DocSend 덕분에 Tara는 링크를 추가로 전송하지 않고도 클라이언트가 항상 최신 버전의 캠페인 대응 계획에 액세스할 수 있도록 할 수 있습니다. 뿐만 아니라 DocSend의 페이지별 분석 정보를 통해 누가 캠페인 대응 계획을 검토했고, 특별히 선호하는 콘셉트가 있는지도 파악할 수 있죠.
"나는 DocSend에서 특히 2가지 기능을 좋아한다. 하나는 최종 사용자의 링크는 그대로 유지하면서 백엔드에서 프레젠테이션이나 문서를 업데이트하는 기능이다. 덕분에 전송한 파일에 오류가 있어도 클라이언트에게 이를 알릴 필요가 없다. 다른 하나는 DocSend에서는 프레젠테이션을 미리 보기로 확인할 때도 GIF가 재생되어 클라이언트가 한눈에 피칭의 콘셉트를 파악할 수 있다는 것이다"라고 Tara는 이야기합니다.
Recently, Quartz reevaluated the tools we were using. The sales and creative team were really vocal in ensuring we kept DocSend. At the end of the day, it is our competitive edge.
