Zarys
Aquamarine to spółka inwestycyjna inspirowana pierwotnymi rozwiązaniami Buffetta z lat 50., prowadzona przez Guya Spiera, który ściśle odwzorowuje oryginalne zasady dotyczące prowadzenia spółek Buffetta. Ten zarządzający aktywami o wartości milionów dolarów fundusz inwestycyjny stale się rozwija i korzysta z DocSend, aby bezpiecznie zarządzać komunikacją z potencjalnymi klientami oraz innymi stronami zewnętrznymi.
Wyzwanie
David Jud, kierownik finansowy w firmie Aquamarine, powiedział, że przed wprowadzeniem Dropbox i DocSend jego organizacja polegała na przestarzałych systemach do przechowywania i wewnętrznego udostępniania plików w ramach globalnego zespołu. Ponadto zespół szukał bezpieczniejszego sposobu zewnętrznego udostępniania oficjalnych dokumentów inwestorom, potencjalnym klientom i innym podmiotom zewnętrznym oraz śledzenia tych dokumentów.
Rozwiązanie:
David skorzystał z rozwiązania Dropbox do synchronizacji plików oraz platformy DocSend do bezpiecznego udostępniania dokumentów, aby ujednolicić przechowywanie zawartości w swojej organizacji, a także bezpiecznie komunikować się z potencjalnymi klientami i innymi podmiotami zewnętrznymi.
Bardziej płynny sposób synchronizacji i udostępniania plików dzięki Dropbox
Jako członek szybko rozwijającego się i rozproszonego po całym świecie zespołu, który zarządza funduszem inwestycyjnym, David stale współpracuje z innymi członkami zespołu i komunikuje się z inwestorami, potencjalnymi klientami i innymi podmiotami zewnętrznymi. Początkowo firma Aquamarine używała starszego oprogramowania do zapisywania i tworzenia kopii zapasowych plików. „Mieliśmy wiele problemów z naszym starszym systemem do przechowywania plików. Nie mogliśmy udostępniać plików osobom spoza naszej firmy ani przeglądać dokumentów otwieranych w przeglądarce” – mówi David. Bez bezpiecznej platformy do udostępniania dokumentów „komunikowanie się z ludźmi spoza naszej organizacji było dla nas wyzwaniem” – dodaje. Zespół Aquamarine potrzebował systemu opartego na chmurze do synchronizacji i przechowywania plików z dowolnego miejsca.
Kiedy kilka lat temu organizacja przeszła na Dropbox, od razu odczuła korzyści płynące ze specjalnie zaprojektowanego systemu, który automatycznie tworzy kopie zapasowe wszystkich ważnych dokumentów i badań inwestycyjnych. „Członek naszego zespołu w Stanach Zjednoczonych może pracować nad badaniami inwestorskimi i w tym samym czasie poprosić współpracownika ze Szwajcarii o dodanie komentarzy” – mówi David. Dropbox stał się dla zespołu podstawową platformą do przechowywania plików, która ułatwia współpracę z dowolnego miejsca. „Jesteśmy naprawdę zadowoleni z usługi Dropbox” – dodaje.
Dropbox makes it easier for us to sync important documents to the cloud right from our desktop. No matter where I might be working, I always have access to the most up-to-date file.
Bezpieczne udostępnianie oficjalnych dokumentów w DocSend
David może przesyłać dokumenty do DocSend i tworzyć chronione łącza dla osób spoza organizacji, aby mogły uzyskać dostęp do oficjalnych dokumentów branżowych, raportów i arkuszy informacyjnych. Pliki w DocSend są zabezpieczone za pomocą białej listy adresów e-mail i dat wygaśnięcia, a dodatkowo są chronione hasłem, dzięki czemu dostęp do nich mają tylko upoważnione osoby. Te dokumenty, pierwotnie przechowywane w Dropbox na potrzeby współpracy wewnętrznej, są następnie udostępniane na zewnątrz za pomocą DocSend. Zanim odbiorca otworzy dokument, jednym kliknięciem podpisuje umowę o zachowaniu poufności w DocSend. Zamiast zarządzać wieloma dokumentami i łączami firma Aquamarine wbudowała swoją umowę o zachowaniu poufności w środowisko wyświetlania dokumentów w DocSend. Cała ta ochrona nie tylko zapewnia Aquamarine spokój, ale także pozwala na bezproblemową obsługę klientów.
DocSend’s NDA lets us share industry research with peers with a single click of a button. Fund managers and investors alike can then access their signed NDAs after completion, making for an easy audit trail.
Śledzenie zaangażowania użytkowników dzięki świadomemu przywództwu
Podczas pandemii COVID-19 Guy Spier, partner zarządzający Aquamarine, zaczął tworzyć podcast pod tytułem Education of a Value Investor. Zainspirowany tytułem swojej książki o tym samym tytule, Spier prowadzi rozmowy z wpływowymi liderami, obejmujące różne tematy, od strategii inwestycyjnych przez uważność po uczenie maszynowe itp. Podcast stał się podstawą sposobu, w jaki firma kształtuje świadomość i rozwija swoją sieć.
Podczas gdy Spier i jego zespół tworzyli wartościowe treści, trudno było śledzić zaangażowanie poszczególnych użytkowników wśród słuchaczy uzyskujących dostęp do materiału na hoście zewnętrznym.
David rozwiązał ten problem w innowacyjny sposób – umieszcza transkrypcję podcastów w opisie każdego odcinka w DocSend. „DocSend jest dość wygodnym rozwiązaniem. Przesyłamy transkrypcje podcastów do unikalnych łączy DocSend, a każdy widz przed ich przeczytaniem wprowadza swój adres e-mail” – mówi David. Nowi słuchacze, którzy korzystają z transkrypcji, często stają się aktywnymi członkami sieci Aquamarine. Dzięki DocSend David może śledzić tych potencjalnych użytkowników i ich aktywność w czasie, jednocześnie wzbogacając ogólne wrażenia słuchaczy poprzez zapewnienie dostępu do podcastu w alternatywnym formacie. „Mogę otrzymywać powiadomienia, jeśli niektóre odcinki zyskują na popularności, i widzę, kto wchodzi w interakcje z naszymi treściami” – dodaje. DocSend sprawia, że proces zabezpieczania zawartości jest intuicyjny. Umożliwia każdemu pracownikowi firmy tworzenie treści zabezpieczonych oraz śledzenie zaangażowania słuchaczy w czasie, niezależnie od technicznego doświadczenia marketingowego.
Intuicyjna integracja DocSend z Salesforce
Integracja DocSend z Salesforce upraszcza sposób, w jaki David śledzi interakcje użytkowników z zawartością. Jako osoba, która często korzysta z Salesforce, David jest zadowolony, że wszystkie interakcje odbiorców z badaniami inwestorskimi przechowywanymi w DocSend są również widoczne na poziomie konta w Salesforce. „Dzięki temu, że nie muszę przełączać się między dwoma programami, oszczędzam mnóstwo czasu. Mogę zobaczyć w Salesforce, jak ludzie korzystają z dokumentów, które wysyłamy”. Dla Davida Salesforce jest jedynym źródłem autentycznych informacji. DocSend rozszerza podstawową analizę uzyskiwaną z Salesforce, zapewniając „bardziej szczegółowe dane dotyczące interakcji użytkowników z naszą zawartością” – dodaje David.
Wirtualne pokoje danych wzbogacają konferencje z inwestorami
Guy Spier co roku organizuje konferencję dla współpracowników dotyczącą postępów i wyników badań inwestycyjnych. Prezentacje uczestników są poufne, dlatego muszą być przechowywane w bezpiecznym środowisku wirtualnym.
David używa wirtualnych pokojów danych DocSend, aby przechowywać materiały konferencyjne i prezentacje, które są udostępniane uczestnikom. „O wiele łatwiej jest nam korzystać z pokoju danych DocSend do przechowywania wszystkich prezentacji konferencyjnych, niż wysyłać każdemu uczestnikowi dwadzieścia unikatowych łączy” – twierdzi David. Tylko osoby z zatwierdzonej listy mogą uzyskać dostęp do prezentacji przed konferencją w jednym łatwo dostępnym pokoju danych.
Dzięki połączonym możliwościom Dropbox i DocSend firma Aquamarine może sprawniej zarządzać zawartością oraz ją aktualizować i udostępniać, zarówno pracownikom wewnętrznym, jak i osobom z zewnątrz. „Dzięki Dropbox i DocSend jesteśmy doskonale zorganizowani, wszystko mamy dopięte na ostatni guzik i aktywnie zarządzamy całą zawartością” – powiedział David.
