Zarys

Misją czołowej firmy technologicznej, założonej ponad dekadę temu, jest umożliwienie markom z listy Fortune 500 nawiązywania kontaktu z klientami za pośrednictwem różnych kanałów we właściwym momencie. Aby udostępniać poufne pliki klientom i podpisywać z pracownikami umowy dotyczące zasad, firma ta korzysta z DocSend w celu zabezpieczania i organizowania dokumentów.

Wyzwanie

Przed wprowadzeniem DocSend kierownik ds. bezpieczeństwa technicznego w firmie wysyłał pracownikom dokumenty dotyczące bezpieczeństwa do podpisu elektronicznego za pomocą DocuSign, co było zbyt kosztowne i skomplikowane, jak na prosty wewnętrzny przepływ pracy. Ponadto zespół pomocy technicznej potrzebował bezpieczniejszego sposobu udostępniania poufnych dokumentów klientom.

Rozwiązanie

Zespół zdecydował się na rozwiązanie DocSend do bezpiecznego udostępniania dokumentów oraz ePodpis w celu chronienia poufnych dokumentów dotyczących cyberbezpieczeństwa, które są wysyłane do pracowników i klientów.

Bezpieczne udostępnianie klientom poufnych dokumentów

Kiedy trzy lata temu kierownikowi ds. bezpieczeństwa technicznego w firmie po raz pierwszy przedstawiono DocSend, platforma była wykorzystywana przez przedstawicieli pomocy technicznej jako narzędzie do bezpiecznego udostępniania klientom poufnych informacji. Przedstawiciele pomocy technicznej regularnie komunikowali się z klientami za pośrednictwem poczty elektronicznej, czasami przesyłając poufne informacje na temat wewnętrznych procedur bezpieczeństwa firmy. „Potrzebowaliśmy bezpiecznego sposobu łatwego włączania i wyłączania dostępu do łączy, aby mieć pewność, że właściwe informacje są wysyłane do właściwych osób” – twierdzi kierownik. Dzięki DocSend przedstawiciele pomocy technicznej mogą bezpiecznie wysyłać poufne materiały dotyczące zasad firmy do poszczególnych klientów oraz kontrolować dostęp do dokumentów przez określony czas. W ten sposób pracownicy mogą bezpiecznie kontrolować prywatność swojej firmy i dokładnie wiedzą, kto uzyskuje dostęp do wewnętrznych raportów Service Organization Control (SOC 2) – informacji, które pokazują sposób, w jaki firma chroni dane klientów. 

Czasami dział obsługi klienta musi udostępniać klientom pliki w portalu pomocy technicznej, które zawierają ich poufne dane. Dzięki umieszczeniu tych dokumentów w DocSend klienci mogą wprowadzić chronione hasło, a przedstawiciele działu obsługi klienta mogą być spokojni, że dokumenty są bezpieczne. Dodatkowa warstwa zabezpieczeń w DocSend buduje zaufanie między firmą a jej klientami. „Jeśli klient potrzebuje niestandardowego rozwiązania pomocy technicznej, nasz zespół przesyła je do folderów pomocy technicznej i udostępnia poufne informacje tylko temu klientowi” – mówi kierownik. DocSend daje pewność zarówno pracownikom firmy, jak i klientom, że ich dokumenty są chronione przed nieautoryzowanym osobami. 

Przejście z DocuSign w celu uproszczenia procesu wdrażania pracowników

As someone who manages the security policies and practices at the organization, the Technical Security Manager at the company wanted to explore other ways he could use DocSend document tracking within his own role. Cybersecurity touches every level of the business, including legal, human resources, IT, and customer support. Particularly, all new employees need to sign an internal cybersecurity policy package upon onboarding, as well as update their signature yearly. The Technical Security Manager thought DocSend could provide a simpler way to collect signed employee policy documents.

Wcześniej zespół ds. bezpieczeństwa technicznego firmy polegał na usłudze DocuSign, która była zbyt nieporęcznym rozwiązaniem, jak dla ich potrzeb. „Kiedy potrzebowałem zebrać podstawowe podpisy pracowników, miałem do czynienia ze zbyt wieloma przytłaczającymi opcjami i zbyt wieloma uprawnieniami. Interfejs użytkownika i środowisko obsługi w DocuSign to było zbyt wiele. Ciężko było śledzić, kto podpisał nasze dokumenty dotyczące zasad” – wspomina kierownik. W przypadku DocuSign zespół musiał uiścić dodatkową opłatę licencyjną, aby uzyskać dostęp do oprogramowania, co było zbyt kosztowne jak na podstawową funkcjonalność ePodpisów, której potrzebowali. Jednak zespół zdał sobie sprawę, że zamiast tego może wypróbować funkcję ePodpisu DocSend, która była już uwzględniona w ich istniejącej ofercie DocSend. Byli już użytkownikami DocSend, bezpiecznie udostępniającymi dokumenty klientom, więc wypróbowanie oprogramowania pod kątem możliwości podpisu elektronicznego miało sens. 

Bezproblemowe i ekonomiczne rozwiązanie do obsługi wielostronnych podpisów elektronicznych w celu śledzenia dokumentów z zasadami cyberbezpieczeństwa

Po wypróbowaniu funkcji podpisów elektronicznych DocSend zespół ds. bezpieczeństwa technicznego był pod wrażeniem łatwości bezpiecznego przesyłania dokumentów w obrębie firmy. „Gdy tylko powiedzieliście, że macie wielostronny podpis elektroniczny, wiedzieliśmy, że nadszedł czas, aby przestać używać DocuSign” – powiedział kierownik ds. bezpieczeństwa technicznego. W przeciwieństwie do DocuSign rozwiązanie DocSend jest intuicyjne w obsłudze i ma wszystko, czego potrzebuje zespół, aby zebrać ponad trzysta podpisów pracowników na dokumentach dotyczących zasad wewnętrznych. „Każdego roku jesteśmy poddawani audytowi i co roku każdy pracownik firmy jest zobowiązany do podpisania zasad przechowywania danych. Dzięki wielostronnemu podpisowi elektronicznemu DocSend możemy pokazać audytorom, że poważnie traktujemy ochronę prywatności. Możemy nawet pokazać dokładną sygnaturę czasową podpisania umowy przez pracownika” – uważa kierownik ds. bezpieczeństwa technicznego. Zespół bezpieczeństwa technicznego może śledzić, kto podpisał dokumenty, i zapewnić, że firma przestrzega surowych zasad bezpieczeństwa cybernetycznego. 

Patrząc w przyszłość: sprawniejszy proces wdrażania i lepsze wrażenia klientów

Zespół ds. bezpieczeństwa technicznego w firmie będzie korzystać z DocSend w celu usprawnienia procesu wdrażania w miarę rozwoju firmy. W przyszłym roku firma chce ujednolicić strony tytułowe zasad przy użyciu systemu innej firmy w celu zachowania kontroli wersji. Ponadto zespół pomocy technicznej będzie nadal wysyłał klientom poufne informacje, mając pewność, że ich dokumenty są chronione za pomocą haseł i wygasających łączy w DocSend. Jak powiedział kierownik ds. bezpieczeństwa technicznego – „Mój własny zespół oraz nasze zespoły pomocy technicznej były bardzo podekscytowane możliwością korzystania z DocSend i widzę, że tak będzie nadal w miarę naszego przyszłego rozwoju”.