4 rodzaje dokumentów, które musisz mieć w swoim pokoju danych do pozyskiwania funduszy

Zajmuję się finansowaniem start-upów od 9 lat i zauważyłam, że z czasem zmieniła się lista dokumentów, jakich wymagamy od założycieli podczas procesu due diligence. Na początku kariery pracowałam z długą listą dokumentów, co okazało się mało wygodne. Założycielom może być trudno odszukać każdy potencjalnie przydatny dokument, a ja obawiałam się, że bardzo szczegółowy proces due diligence utrudni zawieranie umów.

Obecnie dążę do kompromisu w procesie due diligence: z jednej strony muszę być dobrym powiernikiem moich komandytariuszy, przekazując im wystarczająco dużo istotnych informacji o spółkach, które finansujemy. Z drugiej strony chcę być dobrym partnerem dla założycieli, starannie przeprowadzając proces bez przeciążania ich prośbami o dokumenty. Oto dokumenty, których zazwyczaj wymagamy i które moim zdaniem wszyscy założyciele powinni umieścić w swoich pokojach danych:

Sprawozdania finansowe i prognozy roczne

Dokumenty finansowe zaliczają się do plików, których szukam w pokoju danych w pierwszej kolejności. Założyciele powinni zamieścić historyczne rachunki zysków i strat od momentu powstania firmy, a w połowie roku także zestawienie od jego początku. Muszę też zobaczyć najnowszy bilans firmy.

Bardzo ważne są też prognozy finansowe. Niektórzy inwestorzy nie podzielają opinii, że start-upy na etapie pre-seed i seed powinny opracowywać modele finansowe. Ja jednak uważam za naturalne to, że założyciele firm, którzy doskonale przemyśleli swój biznes, chcą poświęcić czas na przygotowanie modelu finansowego. Prognozy pomagają mi również poznać sposób myślenia założyciela firmy.

Spółki na etapie pre-seed powinny przedstawić prognozy na najbliższe trzy lata, a spółki na etapie seed – na pięć lat. Są to podstawowe modele, które obejmują przychody według segmentów, koszty sprzedaży, wydatki oraz wskaźnik EBITDA (przybliżone tempo wydawania gotówki). Jeśli funkcjonuje kilka linii działalności, należy je rozbić i pokazać również koszty sprzedaży według segmentu. Wydatki powinny obejmować marketing i sprzedaż, koszty ogólne i administracyjne oraz badania i rozwój. Na koniec chcę zobaczyć, ile kapitału będzie potrzebne w ciągu najbliższych kilku lat, aby zyski przekroczyły 25 milionów USD. Założyciele mogą sprawdzić inne moje tweety, aby poznać wskazówki dotyczące opracowania prognoz przychodów.

Prognozy finansowe pomagają mi przede wszystkim ustalić, czy wnioskodawcy pomyśleli o podstawowych założeniach działalności. Na przykład ilu handlowców potrzeba, aby co roku osiągnąć oczekiwaną liczbę klientów? Czy nakłady na badania i rozwój są wystarczające? Czy marże brutto są rozsądne? Założyciele powinni pokazać mi, że starannie przemyśleli te i inne aspekty właściwe dla prowadzonej działalności.

Lista osób udzielających referencji

Kolejne narzędzie, które stosujemy, aby poznać założycieli oraz określić, jak klienci postrzegają rozwiązywany problem, to referencje.

Założyciele powinni starać się umieścić na liście różne osoby, takie jak:

• kluczowi członkowie zespołu zarządzającego
• jeden lub dwóch klientów
• jeden lub dwóch obecnych inwestorów (jeśli są)
• doradcy
• inne osoby, które dobrze znają firmę i mogą wzmocnić wiarę w powodzenie biznesu.

Najlepsze osoby udzielające referencji to zazwyczaj dotychczasowi klienci, doradcy, obecni inwestorzy i aktualnie zatrudnieni kluczowi członkowie zespołu. (Dodam, że zwykle kontaktuję się nie tylko z osobami wskazanymi przez założycieli na liście referencji w pokojach danych, ale też z innymi osobami z mojej sieci, aby uzyskać ich opinie). Przy układaniu listy osób udzielających referencji ważne jest, aby założyciel wybrał te, które rozumieją jego działalność, którym ufa i które będą mówić dobre rzeczy o firmie. Założyciele powinni doskonale znać osoby z tej listy i dobrze orientować się, co ci ludzie powiedzą.

Listę referencji można przygotować, podając dane kontaktowe odpowiednich osób (adresy e-mail i numery telefonów). Sugeruję jednak, aby założyciele podawali jedynie imiona i nazwiska, nazwy pracodawców i profile LinkedIn osób udzielających referencji oraz proponowali udostępnienie danych kontaktowych na życzenie. W dowolnym momencie z pokoju danych założyciela może korzystać 10 lub 20 osób – jeśli każda z nich będzie kontaktować się z tymi samymi osobami, będą one miały powody do frustracji!

Być może nie chcesz, aby z najbardziej znanymi lub najlepszymi klientami kontaktował się każdy inwestor. Warto natomiast, aby z takimi klientami rozmawiał główny inwestor, sporządził notatki, a następnie udostępnił je w pokoju danych. Dzięki temu inni inwestorzy mogą przeczytać notatki i nie muszą zawracać głowy konkretnym klientom.

Aktualna i prognozowana struktura udziałowa

Założyciele muszą udostępnić aktualną i prognozowaną strukturę udziałową, aby pokazać potencjalnym inwestorom, jak kapitał w firmie jest obecnie rozdzielony i jak zmieni się to po bieżącej rundzie finansowania. Aktualna struktura udziałowa powinna pokazywać, jak wygląda dziś stan własności spółki. W prognozowanej strukturze udziałowej należy dodatkowo wskazać, co zgodnie z oczekiwaniami ma się wydarzyć po rundzie finansowania, o które firma obecnie się stara. W tym celu można podać procentowy udział w spółce, jaki mają uzyskać inwestorzy w ramach tej rundy.

W strukturze udziałowej nie trzeba podawać nazwisk inwestorów lub akcjonariuszy innych niż założyciele. Oto przykład:

• założyciel A: 45%
• założyciel B: 30%
• obecni inwestorzy: 15%
• przydzielone opcje: 2%
• nieprzydzielona pula opcji: 8%

Niektórzy założyciele decydują się na uproszczone podsumowanie obecnego stanu własności. Ja jednak wolę zobaczyć szczegółową wersję, która dokładnie informuje, kto jest właścicielem jakiej części firmy. Szczegółowe struktury udziałowe są ważne, ponieważ pokazują, jak udziałowcy spółki zmieniali się w czasie. Może ktoś ma udziały w firmie, ale już nie pracuje? W szczegółowych strukturach udziałowych można od razu znaleźć te informacje, co eliminuje wątpliwości i niepewność.

Dokumenty dotyczące inwestycji

Ostatnim, ale nie mniej ważnym elementem są dokumenty, w których określono warunki w tej rundzie finansowania. Jeśli chcesz wykorzystać instrument SAFE, to z pewnością ten dokument powinien znaleźć się w pokoju danych. Jeśli w rundzie priced equity spółka już dysponuje dokumentami, to również powinna je udostępnić. Widziałam też, że założyciele dołączali istniejące instrumenty SAFE lub obligacje zamienne, które będą konwertowane w tej rundzie.

Inne dokumenty do rozważenia

Powyższe dokumenty to obowiązkowe pozycje w pokoju danych. Jeśli ktoś chce się wykazać jeszcze większą skrupulatnością, może udostępnić inne istotne informacje. Na pewnym etapie zostanie sprawdzona umowa spółki, więc zwykle dobrym pomysłem jest włączenie jej od razu do dokumentów. Można również wskazać, czy jacyś inwestorzy już zaangażowali się w tę rundę i na jakie kwoty. Kolejna opcja to szczegółowy plan wykorzystania środków z danej rundy. Pomocne mogą być również inne dokumenty strategiczne, takie jak plan rozwoju produktu czy strategia wejścia na rynek. Jeśli masz już któryś z tych dokumentów, nie wahaj się ich dołączyć. Nie twórz ich jednak od podstaw tylko w celu dodania do pokoju danych.

W pokoju danych założyciele mogą umieścić jeszcze kilka innych dokumentów:

• wszelkie łącza do relacji prasowych o firmie,
• dane o użyciu z testów beta lub pilotażowych bądź od pierwszych klientów,
• lista klientów,
• przykładowa umowa z klientem,
• patenty lub znaki towarowe.

W przypadku tego rodzaju innych dokumentów ważne jest, aby zamieścić tylko to, co jest naprawdę istotne. Na koniec, jeśli firma jest zaangażowana w procesy sądowe lub odnoszą się do niej inne kwestie, które mogłyby mieć znaczenie dla procesu due diligence, należy śmiało przedstawić te informacje.

Dobry pokój danych do pozyskiwania funduszy wyróżnia firmę

Stworzenie pokoju danych na początku drogi do zdobycia funduszy powinno zająć zaledwie kilka godzin. Nie oznacza to jednak, że można potraktować ten proces jak błahostkę. Wręcz przeciwnie – założyciele powinni starać się stworzyć jak najlepszy pokój danych, który pomoże im wyróżnić się z tłumu i zrobić wrażenie na inwestorach.

• Pokój danych powinien zawierać od czterech do siedmiu sekcji – nie warto przecież przytłaczać inwestorów danymi ani odciągać ich uwagi od najistotniejszych informacji, których potrzebują do podjęcia decyzji o finansowaniu.
• Dla każdej z tych sekcji utwórz folder pod oczywistą nazwą, tak aby inwestorzy na pierwszy rzut oka widzieli, jakie dokumenty zamieszczono i gdzie się znajdują.
• Skorzystaj z oferty dostawcy usług pokojów danych, takiego jak DocSend, który umożliwia aktualizowanie informacji i śledzenie, co przeglądają inwestorzy.

Aby uzyskać więcej wskazówek, obserwuj mnie na Twitterze @galeforceVC i sprawdź naszą nową integracyjną grupę aniołów Vitalize Angels!

Na naszym blogu DocSend i w naszym biuletynie Weekly Index staramy się zamieszczać wypowiedzi zewnętrznych ekspertów, aby prezentować unikalne opinie z perspektywy różnych członków społeczności technologicznej. Masz jakąś historię lub radę, którą chcesz podzielić się z innymi? Dołącz do naszego Programu dla Współautorów