Det finns ett smartare sätt att skicka din avtalsbok
Fastighetsbranschen är inte nödvändigtvis känd för sina tekniskt drivna entreprenörer. Många erbjudanden säkras i informella sociala miljöer med muntliga avtal, och kontrakt undertecknas på papper och faxas eller mejlas sedan. På ytan verkar det inte finnas något större behov av innovativa, högteknologiska affärsmetoder. Men i verkligheten pågår mycket bakom kulisserna som skulle kunna behöva en teknisk uppgradering.
Vi älskar att få höra berättelser om hur DocSend används på oväntade sätt eller i branscher som kanske inte funnits på vår radar, och vi hoppas att också du vill dela sådana berättelser med oss! Just nu har vi nöjet att berätta om hur White Point Partners använde DocSend i fastighetsbranschen för att hantera avtal och skydda fastighetsinvesteringar.
Vad är White Point?
White Point Partners är ett privat investmentbolag som lanserar innovation i fastighetsbranschen. Jay Levell, Ryan Hanks och Erik Johnson grundade företaget i mars 2014, och även om de är ett relativt nystartat företag förändrar de redan sättet fastighetsinvesteringar genomförs på. Kortfattat fokuserar de på förvärv, utveckling och ompositionering av fastighetstillgångar över hela sydöstra USA. De är specialiserade på heltäckande utveckling av flerfamiljsbostäder och detaljhandelsfastigheter, tillsammans med mervärdestjänster och ombyggnadsprojekt som bidrar till att omvandla samhällen.
Hur får de allt detta otroliga arbete gjort? Jo, White Points transaktioner bygger på en avtalsbok. Vad är en avtalsbok? Det är ett dokument på 15–40 sidor som innehåller alla avtalets detaljer, själva kontraktet samt investeringens risker och avkastning.
Vad är grejen med en avtalsbok?
Avtalsboken innehåller i likhet med en säljpresentation mycket egen information om företaget, investeringen och om framtida strategier. Kan du föreställa dig den skada som skulle kunna uppstå om denna information hamnar i fel händer?
Och avtalsboken är kärnan i investeringstransaktionen. Om du vill nå avslut och göra det effektivt måste du veta vem som tittar på avtalsboken och vem som är intresserad av fastigheten.
Slutligen är en avtalsbok ett ganska stort dokument. Dessa 15–40 sidor kan ta upp allt från 12–35 MB. Vissa e-postklienter har svårt att skicka e-post den här storleken.
Hur använde White Point DocSend för att hantera sina avtalsböcker?
White Point började med att mejla avtalsböcker till potentiella investerare, vilket i sig själv kunde ge huvudvärk. Deras e-postklient kan vara lite petig när det gäller stora filer. Och när e-postmeddelandet äntligen gått iväg hade de ingen aning om någon faktiskt öppnade och läste igenom avtalsboken. Ännu värre är att de inte hade någon kontroll över säkerheten för dokumentet – vidarebefordrades det till människor som de aldrig tänkt skulle få tillgång till innehållet?
Med DocSend har White Point inga problem att skicka ut avtalsboken smidigt och säkert. De slipper oroa sig över problem med stora filer e-postbilagor när allt som behöver skickas ut är en länk.
Med DocSend-länkar är det enkelt att skydda informationen i avtalsböckerna. Om en obehörig part får tag på deras avtalsbok kan de snabbt inaktivera åtkomsten till länken med bara ett klick.
I trygg förvissning om att deras information är skyddad kan White Point fokusera sin energi på att nå avslut. Med DocSend-diagnostik slipper de gissa i denna process: med kunskap om hur mycket tid en investerare tillbringar med avtalsboken vet White Point vem de ska följa upp med. Ännu bättre är att de, när de följer upp med en potentiell investerare, kan skräddarsy konversationen baserat på hur mycket tid en investerare tillbringar med specifika sidor i avtalsboken. All denna information håller kommunikationslinjerna öppna och transparenta, så att de kan hålla sig till tidsplanen och slippa missa deadlines och tappa avtal.
“The only way to get these decks to people prior to DocSend, was emailing them. And once you do that, you lose all control. You don’t know who they’re forwarding them to, who’s seeing them. There is proprietary information in those decks, including future strategy. Emailing them takes away all secrecy.”
Jay Levell
Partner, White Point Partners
Med teknisk innovation i fastighetsbranschen kommer också ökad kontroll och säkerhet i investeringsprocessen. White Point använder DocSend för att skydda den egna informationen i sina avtalsböcker och för att kontrollera den tid som läggs på att nå avslut med investerare, vilket gör hela processen mer effektiv och bekymmersfri.
Läs mer om White Point, deras avtalsböcker, och hur DocSend passar in i deras vision för fastighetsbranschen i denna detaljerade fallstudie:
