Så här lösenordsskyddar du en PDF innan du delar den

Sedan PDF-formatet skapades under 90-talet har det blivit ett oerhört populärt elektroniskt filformat för alla, från proffs och studerande till pensionärer och barn. Att skicka PDF-bilagor har blivit den naturliga standarden, men har du någonsin funderat över hur du gör för att lösenordsskydda en PDF?

I så fall har du tur! I den här guiden går vi igenom hur du lösenordsskyddar en PDF och spårar den när du väl har skickat iväg den.

Alternativ 1: Lösenordsskydda PDF-filer

De flesta yrkesverksamma som skickar känsliga dokument, som VD och ekonomichefer, utgår ifrån att det räcker med att lägga till ett lösenord för att skydda filen, och i många fall räcker det för att hålla din PDF säker.

Så här lägger du till lösenordsskydd med Adobe Acrobat DC

1. Öppna PDF-filen i Acrobat.

2. Gå till Arkiv och klicka på ”Skydda med lösenord”.

3. Du kan ställa in om lösenordet endast gäller för redigering av PDF-filen eller för att öppna den.

4. Skriv in lösenordet och skriv sedan in det igen.

5. Klicka på ”Tillämpa”.

Så här lägger du till ett lösenord med Förhandsvisning på Mac

1. Öppna PDF-filen i Förhandsvisning.

2. Gå till Arkiv och klicka på ”Exportera”.

3. Ange filnamnet och välj ”Kryptera”.

4. Skriv in ett lösenord, skriv in det igen, och klicka på ”Spara”.

När du lägger till ett lösenord till en PDF begränsar du åtkomsten till PDF-filen till de personer som känner till lösenordet. När du lägger till ett lösenord till en PDF får du däremot inte någon spårning av vilka som läser den. Som PDF-filens avsändare kan du inte veta vilka av mottagarna som läser och interagerar med PDF-filen.

Dessutom kan du inte veta vilka som vidarebefordrar PDF-filen och dess lösenord till andra. Med andra ord, vill du skicka en PDF säkert via mejl så är ett lösenord kanske inte den allra bästa metoden. Du förlorar mer eller mindre kontrollen över PDF-dokumentet som du ville behålla kontrollen över (det var ju därför du lade till ett lösenord, trots allt). I det här scenariot kan ingen säga var PDF-filen och lösenordet kan hamna.

Sårbarheten i den här metoden kan verka som ett nödvändigt ont för att kunna dela viktiga, högriskdokument i PDF-form. Men som tur är så behöver det inte vara så.

Alternativ 2: Dela PDF-filer via DocSend

DocSend gör det möjligt för företagsledare att skicka dokument på ett säkert sätt och få ingående data över läsarnas interaktioner med PDF-filen. Att skicka lösenordsskyddade PDF-filer via Gmail eller Outlook är kanske vad vi är vana vid, men det går att skicka PDF-filer som är säkra på riktigt med verktygen i DocSends Gmail-plugin eller Outlook-plugin och se vad som händer med dem. Vi visar hur det går till.

Vill du prova själv kan du komma igång med DocSend helt kostnadsfritt.

Steg 1: Ladda upp PDF-filerna till DocSend

[ladda upp]

Det är enkelt att ladda upp filer till DocSend. För närvarande kan DocSend integreras med Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft OneDrive och andra tjänster. Det är vara att dra och släppa filer från var du än har dem. När du har laddat upp PDF-filerna kan du bifoga dem till så många mejl du vill (med Gmail- och Outlook-pluginerna). Du kan till och med ladda upp PDF-filer direkt via önskad DocSend-plugin om du föredrar det.

1. Gå till fliken Material.

2. Välj ”Lägg till material” uppe till höger.

3. Välj en fil från någon av tjänsterna vi nämnde ovan, eller från din dator.

4. Dokumentet laddas upp och du meddelas när uppladdningen är klar. Vid den här punkten kan du också ändra namnet på uppladdningen.

Steg 2: Skapa en länk skyddad med en åtkomstkod för att dela PDF-filen

När du skapar en delningslänk för PDF-filen du precis har laddat upp kan du välj om du att det ska krävas en mejladress för att kunna visa dokumentet och om du vill tillåta nedladdning. Klickar du på "Visa avancerade alternativ" kan du dessutom lägga till ett utgångsdatum för länken och skydda PDF-filen med en åtkomstkod.

Därefter kan du kopiera och dela länken till PDF-filen i ett mejl.

(Obs: Tänker du spåra interaktioner och vidarebefordringar av länken behöver du skapa en länk per konto, lead eller person som du delar PDF-filen med. Vi går igenom det närmare lite senare!)

Avancerade användare som vill ha ännu säkrare upplevelse kan kräva läsarbekräftelser. I detta scenario får läsaren en uppmaning att ange sin mejladress och måste därefter klicka på en länk för att skicka mejladressen och på så sätt få åtkomst till PDF-filen.

Du kan även ladda upp och bifoga PDF-filen till ett mejl med DocSends Gmail- och Outlook-pluginer.

Vill du hellre ladda upp och dela PDF-filen som en e-postbilaga utan att behöva lämna Gmail eller Outlook kan du göra detta med DocSends pluginer för Gmail och Outlook. Här är länken till att bifoga en uppladdad PDF med Gmail-pluginet, och här är länken till att bifoga en uppladdad PDF med Outlook-pluginet.

Steg 3: Inaktivera och återaktivera länkåtkomsten efter behov

Det tar bara ett par klick att ändra åtkomsten till PDF-filen genom att inaktivera och/eller återaktivera DocSend-länkar som du skapat. En detaljerad vägledning till denna procedur hittar du i vår hjälpcenterartikel om att uppdatera länkinställningar.

Hur gör du för att redigera och signera en PDF i Gmail? Enkelt, lägg bara till en e-signatur med DocSend

När du har laddat upp ett PDF-dokument, en fil från Google Docs eller Dropbox, PDF-dokument du sparat i Acrobat eller något annat arbetsflödei DocSend-integreringarna, kan du lägga till en e-signatur direkt i DocSend innan du skickar ut materialet för att förenkla proceduren.

Med DocSend kan du signera PDF-dokument, eller lägga till elektroniska signaturer i enskilda filer (inte Excel-filer eller filer uppladdade via webbadress) och filer i DocSend-arbetsytor. Användare kan använda signerbara dokument till att konvertera och dela dokument på ett säkert sätt i DocSend och spåra visningar och skaffa signaturer på de flesta enheter. E-signaturfunktionen gör det möjligt för en part att signera ett dokument och är juridiskt bindande för båda parter. När du har skickat ut signaturbegäranden kan mottagarna lägga till sina digitala signaturer genom att klicka på en länk i sina Gmail-konton, en epostsignatur, G Suite, en popup, ett sidofält, eller någon annan plats där du vill dela dokumentlänken. Undertecknare kan lägga till sina signaturer direkt i signatursfält som du lägger till i de PDF-dokument du skickar som en DocSend-länk. Dessa signerade PDF-dokument spåras i ditt DocSend-konto med historik och granskningsloggar så att du kan hålla dem säkra och under kontroll. Detta fungerar även i den mobila webbversionen av DocSend i Chrome och Safari för iOS och Android. I den här hjälpcenterartikeln beskriver vi hur enkelt det är att skapa och dela signerbara PDF-dokument med e-signaturfunktionen.

Så här spårar du ditt dokument

Du har laddat upp din PDF till DocSend. Du har skapat en länk med alla nödvändiga säkerhetsdetaljer och nu har du skickat iväg den. Vad händer nu? Bryr du dig tillräckligt mycket om PDF-filen att försöka skydda den vill du nog också veta om den tas emot och om någon läser den.

Stämmer det har vi goda nyheter: om du skapar och skickar ut enskilda DocSend-länkar för varje mottagare eller mottagargrupp är du redan på god väg att spåra dina säkra PDF-dokument. Låt oss ta en snabb titt på ett exempel på hur du kan övervaka engagemang.

Först får du omedelbara meddelanden om läsning när dokumentet visas. Dessutom finns det en sammanfattning av dessa meddelanden på fliken Resultat när du klickar på en viss fil eller PDF i DocSend.

Dessutom kan du se var läsaren ägnade sin tid, antingen sida för sida eller bild för bild. Beroende på vad PDF-filen hade för syfte kan det säga en hel del! Precis som med läsmeddelandena finns det en sammanfattning av alla interaktioner tillgänglig när du klickar på en fil eller ett dokument i DocSend.

Det finns ett antal andra mätvärden och mått på interaktionerna som du kan spåra i DocSend. Ta gärna och starta din kostnadsfria provperiod på DocSend, skicka ut en PDF och upptäck alla de olika insikter du kan få av resultatindikatorerna!

Har du frågor om DocSend-verktygen eller hur du ställer in ditt konto? Ta bara en titt i DocSend hjälpcenter eller kontakta vårt supportteam.