Så tar du din styrelsepresentation från långtråkig till lysande

En styrelsepresentation är en VD:s eller ekonomichefs möjlighet att tala direkt till styrelsen. Det är din chans att få dem att förstå din vision, att få dem att godkänna finansiella behov och projekt samt att förklara företagets resultat.

Men du kan bara göra allt detta om du faktiskt lyckas fängsla styrelseledamöterna med din presentation. Därför är det viktigt att skapa och visa upp en övertygande styrelsepresentation – en som fångar styrelseledamöternas intresse och får dem att känna sig investerade i vad som ska hända härnäst.

Att hålla en sådan presentation kräver mer än bara karisma. Din presentation måste byggas upp med målet att berätta en sammanhängande historia – det gäller allt från de ämnen du tar upp till dina bilder och din talförmåga. Så här lyckas du med alla tre aspekter av en övertygande presentation.

Ämnen att ta upp i din styrelsepresentation

Det första steget i att hålla en lysande styrelsepresentation är att ta upp de ämnen som styrelseledamöterna faktiskt bryr sig om. När du presenterar ett helt kvartal eller till och med ett år kan du täcka ett oändligt antal ämnen. Men du bör inte presentera varje liten detalj av vad företaget gjorde eller dela med dig av varje enskilt mätvärde.

Istället bör din presentation fokusera på dessa fem kategorier:

• Senaste resultatuppgifter och eventuella prestationer som du vill lyfta fram: Här är det viktigt att lyfta fram de mätvärden som styrelseledamöterna förstår och bryr sig om. Dessa värden kan variera från företag till företag, men nyckeltal som månatliga återkommande intäkter (MRR), kundbortfall och nya registreringar eller kundtillväxt är alltid säkra kort. Dessa är A och O i företagets resultat.

• Förklaringar till uppgifterna: När du har delat med dig av siffrorna är det viktigt att presentera och förklara dem i ett tidsperspektiv (till exempel förändringar från månad till månad), utifrån företagets mål, konkurrenter med mera. Genom att rama in datadiskussionen på detta sätt blir det lättare för styrelseledamöterna att förstå siffrorna och vad de betyder i förhållande till resultatet i ett större perspektiv.

• Förklaringar till eventuella missade mål eller nyckeltal: Om du ramar in uppgifterna kring de mål som företaget har satt upp (som att nå en miljon kunder) och ni har uppfyllt eller överträffat alla dem, är det jättebra. Men om ni missade några uppsatta mål är det viktigt att förklara varför det hände och beskriva hur ni kan förbättra er.

• Kommande projekt och vad du behöver från styrelsen för att de ska lyckas: Styrelsepresentationer handlar inte bara om att förklara tidigare siffror. De är också en möjlighet att skapa förutsättningar för framtida projekt som kräver styrelsens stöd eller ekonomiska bidrag.

• Områden där du behöver styrelsens expertis och råd: I slutändan är styrelsen där för att bidra med expertis och hjälpa till att göra företaget framgångsrikt. Om det finns specifika områden eller projekt där ni behöver förlita er mer på deras input kan du framhäva dem i presentationen.

Hur man skapar övertygande och användbara bilder

När du har byggt presentationen kring rätt ämnen är nästa steg att se till att dina bilder är engagerande och till nytta (för att driva presentationen framåt och hålla styrelsemedlemmarna intresserade). Det finns några olika sätt att göra det på.

Avsnittet med styrelsepresentationen bör innehålla mycket bildmaterial. Det viktiga här är att använda rätt bildmaterial som bidrar till presentationen snarare än förvirrar och distraherar från den information du presenterar. Bra bildmaterial att lägga till kan vara:

• Visuella representationer av data: Dessa kan hjälpa till att kontextualisera data kring tidsperioder, företagsmål och konkurrenters resultat.

• Exempel på tillgångar som exemplifierar en viss strategi: Det kan till exempel vara ett skärmklipp av er nydesignade webbplats eller av en viss annons i sociala medier som visar hur er strategi för sociala medier ser ut.

Att lägga till bildmaterial gör även att du kan ha med mindre text. Som riktlinje rekommenderar vi att du följer 5/5/5-regeln:

• Varje textrad bör bestå av högst fem ord.

• Varje bild bör ha högst fem rader text.

• Presentationen bör inte ha mer än fem texttunga bilder i rad.

Kom ihåg att bildspelet är där för att fungera som stöd för presentationen – inte för att fånga varje enskild detalj.

Med det i åtanke är nästa steg att se till att dina bilder är organiserade på ett logiskt sätt och att de följer den agenda som du har bestämt (och, förhoppningsvis, delat med styrelsen i förväg). Det viktiga här är att låta presentationen styra över bilderna snarare än tvärtom.

Även om du kan spara några minuter på att använda samma mall för varje styrelsepresentation är det mer effektivt att behandla varje bildspel som en fristående enhet. Det innebär att du måste vara sträng med vilka bilder du inkluderar och radera alla som inte förbättrar eller stöder presentationen. Se din styrelsepresentation som en pjäs i tre akter, vilket innebär att den ska ha tydlig början, mitt och slut. När det gäller styrelsepresentationer är detta det mest logiska sättet att organisera dem på:

1. Dela tidigare resultat och insatser.

2. Beskriv er strategi och era mål för framtiden.

3. Gå djupare in på den praktiska delen av hur ni ska genomföra strategin och nå målen.

Talartips för din styrelsepresentation

Nu när du har fått ordning på tillgångarna inför din styrelsepresentation ska vi prata om hur du faktiskt presenterar. Dåliga tal- och presentationsfärdigheter kan snabbt ta kål på en bra presentation – så hur du presenterar är lika viktigt som vad du presenterar.

Håll det kortfattat

Det främsta sättet att hålla styrelsepresentationen på rätt spår är att hålla den kortfattad. Som vi nämnde ovan bör styrelsepresentationer vara en översikt över företagets resultat och planer. Det betyder att presentationen bör inledas med kortfattad, övergripande information. Sen bör du vara förberedd på att mer djupgående frågor kan dyka upp.

Så, hur kort är kortfattat? Teknikreportern John Brandon hävdar i Inc. att ingen presentation kräver mer än sju minuter. Det kanske är lite extremt, särskilt om du sammanfattar ett helt kvartal eller år, men enligt vår erfarenhet är 30 minuter en bra tidsram för en presentation.

Förstå din publik

En bra presentation görs inte genom att enbart följa allmänna råd som gäller för varje presentation och varje styrelse. En bra styrelsepresentation bygger snarare på att du känner till och förstår din publik och vilka detaljer de är intresserade av. Det innebär att du måste känna till varje styrelseledamots bakgrund.

Kommer de från finansvärlden? Är de marknadsförare till yrket? Vilka akronymer och vilket branschspråk kan vara svåra för dem att förstå? Deras bakgrund kan hjälpa dig att avgöra vilken typ av information de sannolikt kommer att ta till sig och vilka delar av din presentation som kräver mer förklaring än andra. Att veta det kan också hjälpa dig att utforma presentationen på ett sätt som de förstår.

Att presentera för styrelsen är ofta en kontinuerlig process. Du kan ta reda på mycket om styrelsemedlemmarna via deras biografier eller LinkedIn-profiler, men du kan också lära dig mer om dem när du interagerar mer med var och en.

Repetera och var mänsklig

När det står mycket på spel med en styrelsepresentation är det lätt att bli stressad och ägna hela tiden åt att läsa innantill från dina bilder. Det skapar inte direkt en övertygande eller engagerande presentation.

Istället är det bättre att lägga mer tid på att repetera (så att du kan förlita dig mindre på dina bilder) och fokusera på att ha ett mänskligt samtal istället för att hålla en enkelriktad presentation. Enligt Harvard Business Review handlar det om att hitta rätt balans i förberedelserna så att du känner dig självsäker utan att bli alltför stel.

Utöver det är det viktigt att se styrelsen som en grupp jämlikar – inte de som håller i plånboken eller en grupp övermänskliga framgångssagor. Genom att engagera dig i din publik och få igång ett samtal kan du främja mer samarbete och hålla en presentation som flyter på.

Gör en lysande styrelsepresentation

Styrelsepresentationer är ett av de viktigaste sätten att kommunicera med företagets styrelse. Därför är en välgjord och engagerande presentation ett av de bästa verktygen du har för att skapa en ömsesidigt fördelaktig och öppen dialog. Denna dialog gör det lättare att få input om viktiga utmaningar, vinna stöd för nya projekt och säkra eventuella finansiella behov.

Skicka din presentation till styrelsemedlemmarna i förväg, tillsammans med övrigt material i styrelsepaketet. Med DocSend är det enkelt att skicka alla dessa dokument på ett säkert sätt med bara en enda länk.

Genom att följa dessa tips är du redan på god väg till en lysande styrelsepresentation som visar upp era resultat och stärker relationen mellan företagsledningen och styrelsen.