Kategorier
Produktinsikter

Sex saker du inte visste att du kan spåra med DocSend

Säker fildelning är bara en av de många insikter som ett dokumentdelningsverktyg ger. Här är sex saker du inte visste att du kan övervaka med DocSend.
Dropbox Docsend
Dropbox DocSend
November 2, 2023
track with DocSend

The value that document sharing tools deliver is clear: Replacing vulnerability and risk with peace of mind, it gives businesses and entrepreneurs alike a secure foundation to exchange confidential and proprietary information. 

When it comes to the benefits gained from DocSend, secure file sharing is only the tip of the iceberg. Its robust analytics and dashboards unlock key insights you can use to refine pitch strategies, speed deal cycles, improve content quality, and follow up more proactively with stakeholders. You can use DocSend to surface countless nuggets of intel—here are six lesser-known areas of insight you can track.

Who’sactuallyengaging with your content

Sharing content via custom links and virtual data rooms is fast and easy—but do you know who’s actually taking the time to view it? Digging into DocSend analytics lets you see who’s interacting with the content you’re sending. In this way, it gives teams x-ray vision into how viewers are engaging with their shared documents. It lets you quickly and easily answer questions like:: 

  • Did my customer view the project proposal I sent last week? 

  • Who else is part of the review process for the sales contract? 

  • Did that investor ever peek at my pitch deck like they promised? 

Document-level analytics give you a real-time picture of engagement, allowing you to filter views at the virtual data room level or by individual content files. Plus, if you’ve enabled the “require email to view” feature, you can see who your content has been shared with. This is especially helpful during a deal cycle when new stakeholders can enter the conversation unexpectedly. 

Securely send and track with spreadsheet sharing controls

Hur lång tid läsarna tittar på dina dokument

Att analysera hur lång tid någon interagerar med ditt material gör att du kan få en bättre uppfattning om hur intresserad den personen är. Säg till exempel att en måttligt intresserad potentiell kund öppnade ditt förslag häromdagen. Men kunden skummade bara igenom hela dokumentet på ett par minuter och slutade sedan att svara på dina meddelanden. Detta kan tyda på att kunden inte längre är intresserad av din produkt eller tjänst (särskilt om svaren uteblev efter att kunden hade tittat på sidan med priset!)

On the flip side, folks who spend large amounts of time engaging with your content—reading documents and watching videos from start to finish—often signal high interest and are, thus, people you should focus more time and energy on. 

Vilka sidor visas längst

Likewise, measuring time spent per page via DocSend dashboards gives you a clear line of sight into where different folks choose to spend their time and what they prioritize. This insight can be used in a variety of ways, such as proactively scheduling a follow-up call with a prospect who’s been spending 75% of their time viewing your pricing page. Or prepping for a second conversation with a VC who’s looking closely at your business model slide. If you’re working with multiple stakeholders at the same company, you can also compare their time spent to understand their unique interests and tailor your conversations accordingly. 

Det populäraste materialen, sidorna och formaten

You can also track and measure your top-performing pages, replicating successful formats and structures to improve the quality of existing sales and marketing materials. Here, you can uncover insight into content types that resonate most across your audience reach. 

Till exempel är kundberättelser en populär marknadsföringstillgång som kommer i många olika former och format. Föredrar dina potentiella kunder kundvideor framför långa berättelser? Eller så kanske du märker att många lägger ner mycket tid på att granska jämförelsematrisen för konkurrenter inom en produktöversikt. Finns det en möjlighet att göra en liknande matris för alla dina produkter och tjänster?

Vem som tittar på dina videor både en och flera gånger – och så mycket mer!

Videos are a key sales prospecting tool, and you can use DocSend analytics to improve the quality of your videos and how prospects engage with them. Tracking engagement and performance will help you prioritize your leads and save hours of wasted effort. Here are some of the video engagement metrics DocSend lets you track. 

For each visit you’ll be able to track: 

  • Uppspelningstid per besök

  • Uppspelningsprocent per besök

  • Användarinformation som enhet, operativsystem, plats och e-postadress

  • Uppspelningsinformation för ett besök, inklusive pauser, tillbakaspolning och innehållsdelar mottagaren hoppat över

För alla dina besök kan du spåra:

  • Antalet besök i din videofil

  • Den genomsnittliga procent av din video som besökarna tittat på

  • Sammanställda visningstal över din video utifrån version

  • En besökskarta som ger insikter om var dina tittare finns

Du kan också se en sammanslagen visningsstatistik för flera versioner av din video för att se var tittarna brukar stänga av. Du kan använda den här informationen för att eliminera friktion eller förvirring genom att dela videor av högre kvalitet som resulterar i fler leads.

Hur läsarna interagerar med dina kalkylblad

DocSend’s new Spreadsheet sharing controls feature allows you to maintain control over sensitive business content and access detailed insight into how viewers engage with what you’ve shared. 

När du skickar dina kalkylblad via traditionella delningsplattformar ser du bara om någon har öppnat dokumentet. Med DocSends analyser flik för flik kan du se hur lång tid varje läsare lägger ner på varje flik, vilket ger dig insikter om exakt vad läsaren fokuserar på.

Du kan också ställa in specifika behörigheter för läsarna för att se till att var och en bara ser det de ska, samt skapa anpassade länkar för varje läsare, var och en med sina egna behörigheter. Om du är orolig för att dina känsliga filer ska hamna i fel händer kan du med DocSends delningskontroller för kalkylblad skicka en version av ditt kalkylblad som bara kan öppnas i mottagarnas webbläsare, vilket hindrar dem från att ladda ner eller skicka vidare känsliga uppgifter.

Är du intresserad av att se DocSends analysverktyg i praktiken? Registrera dig för en kostnadsfri provperiod!

Prenumerera på The Weekly Index för exklusivt material