Arbetar du på en kreativ byrå så vet du inte bara om vikten av förslagen – du lever för förslagen.
The genomsnittligt företag ägnar 24 timmar åt enskilda förslag, där vissa högpresterande företag ägnar två timmar mer än så. Om vi tänker oss dessa timmar i personalkostnader är det lätt att se att förslagen inte är direkt billiga att ta fram.
När du lägger så mycket tid och pengar på förslag och arbetsförklaringar finns det tre saker du vill uppnå:
- Visa upp din kreativa kompetens
- Skydda dina fantastiska idéer
- Få affärer utan krångel
Men tyvärr finns det teknik som kan göra det onödigt svårt att granska förslagen och detta kan vara en återvändsgränd för vissa affärsavtal. Kreatörer måste dessutom vara extra försiktiga med att deras designkoncept inte hamnar hos konkurrerande byråer. Här kommer vi att gå igenom hur rätt du använder tekniken på rätt sätt för att skicka förslag, göra livet enklare för kunderna, skydda dina idéer och ge dig alla data du behöver för att landa fler avtal.
1. Visa upp dina kreativa verk med ljud-, bild- och videodelning i DocSend
Effektiva berättare brukar säga att det är viktigare att visa än att berätta. Detta gäller även för kreatörer. Ibland kan du nå fram till en potentiell kund bättre om du kan demonstrera vad du är kapabel till, istället för att bara rabbla upp en lista över dina tjänster. Möjliga kunder brukar vilja se exempel på din design innan de går med på att arbeta med dig. Men oftast är det komplicerat att skicka stora skisser eller inspelningar via mejl på grund av filstorleksgränserna. Och ett annat hinder för kreatörer är att filer lätt kan spridas vidare när de väl har skickats ut. Vi nämnde tidigare hur viktigt det är att skydda den immateriella egendomen för byråer som bryr sig om slutprodukternas integritet.
Vi vet att skyddet av din immateriella egendom är något du tänker på hela tiden. Äg och skydda din kreativa process från början till slut med DocSends många mediaformat, från kundsök till förslagshantering till avtalsslut. Med DocSend kan dy påskynda avtalsprocessen genom att ge båda parter insikt och skydd av olika kreativa filtyper:
Kreativa bildformat: Skydda Adobe Photoshop- och Illustrator-designer med de avancerade kontrollerna i DocSend samtidigt som du söker nya potentiella affärsmöjligheter.
Videofiler: Avgör vilken version av videomaterialet som får bäst genslag hos nya kunder och centralisera alla videor på ett ställe.
Ljudfiler: Byt långrandiga förslag via mejl mot korta ljudinspelningar, men möjlighet till direktuppladdning, åtkomstkontroller och avancerad interaktionsstatistik.
2. Skydda din immateriella egendom
Virtuella förslag öppnar upp vägen för fler affärsmöjligheter, men för med sig nya utmaningar for säker fildelning och hantering av förslagsmaterial.
Brian Mast, Managing Partner på firman 104 West PR måste till exempel ofta se till att artiklar under embargo inte hamnar i fel händer. ”Med DocSend kan vi hålla presentationer under embargo säkra genom att kräva en mejladress för att visa dem”, säger han. ”Även om länken vidarebefordras till andra meddelas vi om detta och de kan inte visa materialet utan att ange sin mejladress. Vi kan känna oss trygga med att artiklar inte kan läcka, men vi får också insikt i hur media interagerar med och använder vårt material.”
Brian använder DocSends Säkra klientportaler (den gyllene standarden för säker fildelning) där du kan skicka flera filer med en enda länk och ställa in avancerade skyddsåtgärder för enskilda filer:
- Dynamiska vattenstämplar– som automatiskt visar läsarens information, som mejl, IP-adress, datum och tid, så att du inte behöver generera separata vattenstämplar för varje förslag
- Avtal med ett klick– som skyddar immateriell egendom och annan känslig affärsinformation och som undertecknas i en inbyggd upplevelse
- E-postverifiering – som begränsar åtkomsten till godkända beslutsfattare och som spårar vilka som kan se förslaget eller avtalet
Möjligheten att skydda idéer kan vara avgörande för att förhindra att en ny kund får till en annan firma. Tänk om ditt nya designkoncept vidarebefordras till en konkurrerande byrå. De kan då skapa samma slags design på kortare tid och erbjuda sina tjänster till ett mer konkurrenskraftigt pris. Att få affärer handlar inte längre bara om att få ut ditt namn på marknaden. Du måste säkra dina idéer med skydd som vattenstämplar, lösenord och inbyggda avtal.
3. Gör det enkelt att arbeta med dig med lättanvända kundportaler
Det kan kanske låta simpelt, men många kunder väljer att arbeta med de byråer som är enkla att arbeta med. Så enkelt är det. En stor del av att vara enkel att arbeta med är ett kommunicera på ett sätt som respekterar kundens inkorg.
Vi har använt digital fildelning i åratal nu men ändå kan det vara svårt att hitta rätt version av dokumenten vi behöver. Tara Mallen, Senior Creative Strategist på Quartz, säger”Före DocSend använde vi en mängd olika verktyg för att dela med oss av våra kreativa underlag och förslag. Men i dessa förslag görs ofta ändringar i sista sekund, och då måste vi skicka helt nya mejl och länkar till kunden. Med DocSend kan vi ha en enklare och mer organiserad kommunikation med kunderna.
Det Tara beskriver är en personanpassad kundportal – en anpassad digital yta avsedd endast för en potentiell kunds eller befintlig kunds filer. Kunden kan få åtkomst till alla filer inblandade i era interaktioner via en enda länk. Ingen behöver söka efter specifika bilagor bland alla mejl. Ingen behöver fundera över en den senaste versionen av ett förslag verkligen är den allra senaste. Och dessutom behåller du full kontroll över alla filer i varje kundportal. Oavsett om du vattenstämplar enskilda förslag eller använder mejlautentisering på ett visst designexemplar är det du som äger dina verk. Kundportaler undanröjer förvirringen och kunderna kan få åtkomst till allt de behöver på en enda dedikerad plats.
4. Spela in videor med röstpålägg för att ge liv åt varje förslag
Decks sent via email don’t always pop the way you need them to. That’s why some creative agencies are sending more personalized video recordings to stand out.
Asynkrona videopresentationer är på väg att bli ett måste, med 26 % snabbare avslut för förslag med video. När du skickar en asynkron videopresentation låter du mottagaren titta på presentationen när du kan – vilket återigen är ett sätt att respektera mottagarens tid och inkorg.
När du spelar in en videopresentation är det vanligt att spela in skärmen och ditt ansikte för att framföra rätt ton och budskap. DocSend-integrering med Dropbox Capture gör det möjligt att skapa korta videoinspelningar med röstpålägg direkt i de personliga kundportalerna. Då finns allt material på ett enda ställe.
5. Samla in statistik om videoförslag och ljudinspelningar
När du börjar experimentera med videoförslag vill du säkerligen veta om det är värt besväret. Det tar inte så mycket mer tid att skapa videopresentationer när du väl har ett par under bältet, men du behöver alltid veta att du använder dina resurser effektivt för att få mer arbete.
Videostatistiken i DocSend kan hjälpa dig att testa och förfina strategin för videopresentationer. Du kan dessutom få detaljerad statistik om ljudfiler. DocSend visar en interaktionspoäng för besöken som kan visa dig om tittare har kunnat se och höra filen och hur snabbt de spelade upp den. Här är några av de insikter du kan ta del av när du börjar skicka video- och ljudfiler till potentiella kunder:
- Uppspelningsprocent– för att ta reda på hur stor del av presentationen eller mp3-filen som spelas upp. Testa versioner på 30, 60 och 90 sekunder för att se skillnaden.
- Överhoppning– för att se om det finns avsnitt som behöver göras om.
- Bakåtspolning– för att se vilka avsnitt som är mest intressanta eller som behöver utökas.
- Uppspelning i bakgrunden– för att se om du verkligen fångat intresset eller om tittaren bara har videon på i bakgrunden och egentligen tittar på något annat.
6. Slut anpassade avtal med DocSends inbyggda e-signaturer
Den mest spännande delen av prospekteringen är att landa en affär, men detta för förstås med sig en del administrativt arbete med att ta fram och godkänna avtal.
Att ta ett avtal hela vägen över mållinjen innebär ofta detaljer och dokument som skickas hit och dit, särskilt när det finns många beslutsfattare involverade. Undvik fördröjningar under godkännandena med DocSends e-signatur som gör det möjligt att skapa anpassade signaturfält genom att dra och släppa, eller aktivera signering med ett klick för upp till tio olika undertecknare.
På det stora hela har signering med ett klick förändrat allt och gjort det möjligt att skynda på hela försäljningscykeln. Du kommer att gilla det, inte bara för att kunden kan skriva under snabbare, utan också för att det enda kunden behöver göra är att klicka en gång för att skapa en juridiskt bindande signatur.
Är du redo för att se hur DocSend fungerar på riktigt? Påbörja din kostnadsfria provperiod nu.
