Agera på dokumentanalys för breda mediepresentationer

Innan de började använda DocSend organiserade och hanterade 104 West medierelationer över olika listor, Google Drive-mappar och dokument. Att upprätthålla en löpande lista över presentationer, pressutkast och mediepaket för varje klient var både tråkigt och tidskrävande. ”Som kontoansvarig strävar jag alltid efter att ge våra kunder insyn i presentationsprocessen och dess status. De framsteg i presentationsprocessen vi kan dela med klienterna är ganska svartvita. Vi har antingen presenterat och inte fått svar, eller så har vi presenterat och fått svar. Detta leder till ganska mycket gissningar och ältande från vår sida kring när och hur det är bäst att följa upp med de kontaktpersoner vi inte hört ifrån”, berättar Laura Kubitz, kontoansvarig på 104 West.

När du presenterar mot en riktad lista över medier som kan passa bra för en berättelse beror reporterintresset och användningstalen på ett antal saker, inklusive hur spännande din berättelser är, om det finns en befintlig arbetsrelation, och naturligtvis också turen. Timing, nuvarande projekt och den aktuella nyhetscykeln kan alla påverka medias intresse och användning av en berättelse. 104 West använder DocSend som plats för materialet de presenterar, till exempel ett pressmeddelande eller annat innehåll, och de använder en unik spårbar länk för varje story och får på så vis sammanställda analyser av intresset en viss presentation skapar. På så vis kan 104 West förutse det förväntade intresset eller i det omvända fallet fundera på nya vinklar eller en annan grupp medier om intresset är lågt.

”Med DocSend kan jag nu få mycket mer konkreta och korrekta statusrapporter om våra presentationer till kunder. Har mediebolaget till exempel tittat på presentationen, hur noga läste de, har de delat den med andra intressenter? Detta ger oss möjlighet att strategiskt närma oss vissa medier eftersom vi vet att de har interagerat med dokumentet, och proaktivt föreslå kommande steg,” säger Laura.

En enkel och säker länk för underhåll och distribution av klientmediapaket

104 West underhåller sina klienters mediepaket för att säkerställa att bilderna och texten som publiceras om varje klient alltid är korrekt och uppdaterad. Innan de började använda DocSend fick Allison Heard, Creative Services Manager på 104 West, ha en Google Drive-mapp per klient och ibland även per mediekontakt, för att säkerställa att alla relevanta intressenter såg allt eller bara exakt rätt innehåll. På grund av Googles begränsningar i användaretablering och säker delning behövde flera mediepaket per klient hanteras baserat på den aktuella presentationen. Vid andra tillfällen delades mediepaket som en e-postbilaga men många gånger var filerna för stora vilket orsakade leveransproblem och förseningar eller förvirring i avgörande skeden.

”Ibland vill vi bara dela en viss video eller anpassad grafik med mediebolaget. Alternativt kanske vi vill dela olika detaljnivåer med olika mediekontakter. Så det slutade med att vi skapade flera olika mappar för en enda klientpresentation, vilket sedan skapade intern förvirring och ledde till problem med flera olika informationskällor”, berättar Allison.

”Med DocSend kan vi enkelt underhålla våra kunders mediepaket i DocSend-ytor – en enda central och säker plats. Länken är alltid levande och uppdaterad, så jag behöver inte längre oroa mig över föråldrade logotyper eller gammal standardtext, och vi kan också tillhandahålla olika åtkomstnivåer eller anpassade vyer till olika uppsättningar av mediekontakter. Detta förändrar spelplanen helt för oss när det gäller att presentera rätt information för rätt människor”, berättar Allison.

104 West hanterar sina kunders mediepaket i DocSend

 

Hantera en skyddad berättelse genom säker delning

För 104 West kan det vara svårt att hantera skyddade historier när man delar mycket efterlängtad eller hemlig information eller en kommande berättelse med stort intresse. Före DocSend hanterades detta via e-post antingen med en bilaga eller Google Docs-länk. Även om Google Docs fungerar jättebra för redigering och samarbete i realtid kan en länk eller PDF-bilaga i fel händer förstöra lanseringen av en efterlängtad berättelse.

”Med DocSend kan vi hålla skyddade presentationer säkra genom att kräva en mejladress för att visa dem. Också om länken vidarebefordras till någon annan meddelas vi om detta och mottagaren kan inte visa materialet utan att ange sin mejladress. Detta ger inte bara stor trygghet i att en berättelse inte kan läcka, utan ger oss också inblick i mediebolagens interaktioner och användning av vår presentation”, berättar Brian Mast, Managing Partner på 104 West.

En ny inblick i klient- och medierelationerna

Med DocSend kan 104 West nu mer proaktivt hantera medierelationer och ge sina kunder mer detaljerad och specifik inblick i presentationens process och strategi. Med säker delning, spårning och underhåll av kundtillgångar i realtid får 104 West möjlighet att lägga mer tid på att optimera berättelsens vinkel än på ofokuserad uppföljning.

”DocSend har förändrat vårt sätt att presentera och dela information med mediebolag. Det bästa sättet för oss att arbeta med mediebolag är att ge dem relevant och värdefull information. Nu får vi realtidinsikter om vilken del av vår berättelse som fungerar eller inte fungerar. Med dessa insikter kan vi bygga bättre relationer med pressen och får bättre transparens, mediestrategier och övergripande service till våra kunder”, avslutar Brian.