Agera på dokumentanalys för breda mediepresentationer
Innan de började använda DocSend organiserade och hanterade 104 West medierelationer över olika listor, Google Drive-mappar och dokument. Att upprätthålla en löpande lista över presentationer, pressutkast och mediepaket för varje klient var både tråkigt och tidskrävande. ”Som kontoansvarig strävar jag alltid efter att ge våra kunder insyn i presentationsprocessen och dess status. De framsteg i presentationsprocessen vi kan dela med klienterna är ganska svartvita. Vi har antingen presenterat och inte fått svar, eller så har vi presenterat och fått svar. Detta leder till ganska mycket gissningar och ältande från vår sida kring när och hur det är bäst att följa upp med de kontaktpersoner vi inte hört ifrån”, berättar Laura Kubitz, kontoansvarig på 104 West.
När du presenterar mot en riktad lista över medier som kan passa bra för en berättelse beror reporterintresset och användningstalen på ett antal saker, inklusive hur spännande din berättelser är, om det finns en befintlig arbetsrelation, och naturligtvis också turen. Timing, nuvarande projekt och den aktuella nyhetscykeln kan alla påverka medias intresse och användning av en berättelse. 104 West använder DocSend som plats för materialet de presenterar, till exempel ett pressmeddelande eller annat innehåll, och de använder en unik spårbar länk för varje story och får på så vis sammanställda analyser av intresset en viss presentation skapar. På så vis kan 104 West förutse det förväntade intresset eller i det omvända fallet fundera på nya vinklar eller en annan grupp medier om intresset är lågt.
”Med DocSend kan jag nu få mycket mer konkreta och korrekta statusrapporter om våra presentationer till kunder. Har mediebolaget till exempel tittat på presentationen, hur noga läste de, har de delat den med andra intressenter? Detta ger oss möjlighet att strategiskt närma oss vissa medier eftersom vi vet att de har interagerat med dokumentet, och proaktivt föreslå kommande steg,” säger Laura.
En enkel och säker länk för underhåll och distribution av klientmediapaket
104 West maintains their client’s media kits to ensure that the imagery and copy that’s published about each client is the most accurate and up-to-date. Previous to DocSend, Allison Heard, 104 West’s Creative Services Manager, would maintain a Google Drive folder per client and at times even per media outreach, in order to ensure that the relevant stakeholders saw all of - or only - what they should see. With Google’s limitations in user provisioning and secure sharing, this led to having to manage multiple media kits per client based on the pitch. At other times, media kits were shared as an email attachment but many times the files were too large causing delivery issues and lag time or confusion during a critical time.
”Ibland vill vi bara dela en viss video eller anpassad grafik med mediebolaget. Alternativt kanske vi vill dela olika detaljnivåer med olika mediekontakter. Så det slutade med att vi skapade flera olika mappar för en enda klientpresentation, vilket sedan skapade intern förvirring och ledde till problem med flera olika informationskällor”, berättar Allison.
“With DocSend, we’re able to easily maintain our client’s media kits in Spaces - a central, secure place. The link is always live and up-to-date, so I no longer have to worry about media having an outdated logo or incorrect boilerplate, and we can also provide different levels of access or custom views to different sets of media contacts. This is a game-changer for us when it comes to ensuring we have the right information in front of the right folks,” shares Allison.
104 West manages their client's media kits in DocSend
Hantera en skyddad berättelse genom säker delning
For 104 West, managing embargoed stories can be tricky when sharing a highly anticipated or highly classified bit of information or upcoming story. Prior to DocSend, this was managed over email either with an attachment or Google Doc link. Although Google Docs is great for real-time editing and collaboration, when it comes to securely pitching highly anticipated information, a link or PDF attachment in the wrong hands can ruin a story's debut.
”Med DocSend kan vi hålla skyddade presentationer säkra genom att kräva en mejladress för att visa dem. Också om länken vidarebefordras till någon annan meddelas vi om detta och mottagaren kan inte visa materialet utan att ange sin mejladress. Detta ger inte bara stor trygghet i att en berättelse inte kan läcka, utan ger oss också inblick i mediebolagens interaktioner och användning av vår presentation”, berättar Brian Mast, Managing Partner på 104 West.
With DocSend, we have real-time insights as to which part of our story resonates – or not. With these insights we are building better relationships with the press and providing better transparency, media strategy, and overall service to our clients.
En ny inblick i klient- och medierelationerna
Med DocSend kan 104 West nu mer proaktivt hantera medierelationer och ge sina kunder mer detaljerad och specifik inblick i presentationens process och strategi. Med säker delning, spårning och underhåll av kundtillgångar i realtid får 104 West möjlighet att lägga mer tid på att optimera berättelsens vinkel än på ofokuserad uppföljning.
”DocSend har förändrat vårt sätt att presentera och dela information med mediebolag. Det bästa sättet för oss att arbeta med mediebolag är att ge dem relevant och värdefull information. Nu får vi realtidinsikter om vilken del av vår berättelse som fungerar eller inte fungerar. Med dessa insikter kan vi bygga bättre relationer med pressen och får bättre transparens, mediestrategier och övergripande service till våra kunder”, avslutar Brian.
